أساسيات تنظيم المخازن وأهميتها في سلسلة التوريد

الكثير منا يعتقد أن عملية إدارة المستودعات والمخازن من العمليات السهلة التي يمكننا إدارتها بطريقة سهلة دون الاعتماد الكلي على فريق عمل متكامل ومتخصص في التعامل مع الأعمال الحسابية والإدارة الجيدة، ولكن مع التطورات التكنولوجية الحديثة أصبح الاعتماد الأكبر على البرامج السحابية والمتخصصة في إدارة مثل تلك الأعمال، ومن أكثر تلك الأنظمة انتشارًا هو erp والذي من خلاله يمكننا تخزين السلع ومواد التشغيل، ويلعب دور هام في سير عمليات التوريد بكفاءة وسلاسة، مع التخطيط للميزانية والتقليل من التكاليف، مع الفاعلية الكبرى في توزيع الموارد، وكل تلك العمليات تتم بالطريقة التي تضمن لنا تدفق المنتجات بالجودة المطلوبة بالوقت المحدد من جهة المستهلكين بالشكل الذي يضمن لنا رضا العميل عن الخدمة، وذلك ما سنتعرف عليه بشكل تفصيلي في موضوعنا هذا فقط عليكم متابعتنا للحصول على كافة المستجدات بنظام erp الحديث في إدارة المخازن والمستودعات.

جرد المخزون الدوري والفوري باستخدام باركود و rfid

يمكننا القيام بأعمال جرد المخزون الدوري والفوري عبر الاعتماد على عدة تقنيات منها؛ الباركود و rfid المعتمدة في التسريع من إجراء العمليات وزيادة دقتها، وهناك مجموعة كبيرة من الطرق الحديثة التي يعتمدها العملاء في إدارة مشروعاتهم بمختلف الشركات، والتي نعتمدها بعملية جرد المواد بمخازنها، ومن بين أهم تلك الطرق في الجرد الدوري والفوري للمخزون ما يلي:

الجرد الدوري بتقنيات الباركود و rfid

في تلك الطريقة يسمح النظام بالتسجيل التلقائي للمعلومات ببرنامج إدارة المخزون، مع التقليل من الأخطاء اليدوية وتوافر أدق التحديثات لمستويات المخزون، وهو من أسرع الطرق في الجرد بالمقارنة مع غيره.

الجرد الفوري ب rfid

نعتمد على استخدام علامات rfid في المنتجات التي يصدر عنها إشارات لا سلكيةة ويتم قراءتها بواسطة قارئ لاسلكي، وتسمح لنا بتتبع مستويات المخزون، والتحديث المستمر، مما قد يبطل حاجتنا إلي التوقف عن العمل للقيام بالجرد، كما أنها تقلل من الأخطاء الشائعة بنسبة أكثر من 95%.

طريقة جرد المخزون بالتكلفة المتغيرة

هذه الطريقة تتم من خلال تقييم وحساب المخزون بناءً على التكاليف المتغيرة الناتجة عن الإنتاج بوحدات المخزون، والتي قد تشتمل على التكاليف الخاصة بتكلفة المواد الخام وأجر العمال، وقد تتغير التكلفة من خلال تغيير حجم الإنتاج، وقد تساعدنا في تحديد هامش الأرباح قصيرة المدى.

الجرد وفقًا للتكلفة الفردية

تتم عبر تتبع وحساب التكاليف لكل وحدة من وحدات المخزون بطريقة فردية، مع مساعدتها في تحديد الأرباح بدقة وكفاءة بناءً على الأسعار الفعلية لكل وحدة.

طريقة just in time للحد من هدر المخزون

تعتبر واحدة من طرق حساب المخزون التي تعتمد على الطلب فقط وقت الحاجة الفعلية له، وبذلك فقد تعزز من تجنب المخزون الزائد وتقليل التكاليف، ولكن ينتج عنها عدة عواقب منها؛ نقص المخزون عندما تتأخر سلاسل التوريد، وذلك بجانب عدم تناسله مع كافة الصناعات.

تقييم المخزون وفقًا للتكلفة cost based classification

تعرف هذه الطريقة بأنها عبارة عن تحليل abc ومن خلالها يتم تصنيف جميع عناصر المخزون إلي فئات وفقًا لتكلفتها في مقابل نسب المبيعات التي يتم تحقيقها من تلك الفئات، ويكون الهدف الرئيسي منها هو؛ تحديد المنتجات الأكثر والأقل تكلفة، وقد تساعدنا طريقة جرد المخزون في اتخاذ القرارات الصحيحة بناءً على تكاليف المنتجات ووصولًا للأرباح المناسبة، وتوفير أدق المعلومات حول طرق تأثير التكاليف بالمخزون على الأداء المالي.

الجرد بالتكلفة المتوسطة

من خلال تلك الطريقة يمكننا حساب تكلفة المواد الموجودة بالمخزون بطريقة جامعة، والكثير من الشركات ما تعتمد على الجرد بهذه الطريقة في حالة عدم القدرة على فصل المنتجات عن بعضها البعض، مع صعوبة تطبيق إحدى الأنظمة الفردية في حسابها، كما قد يتم حسابها من خلال متابعة المعادلة الآتية: متوسط تكلفة الوحدة = تكلفة السلع الإجمالية للسلع بالمخزن ÷ إجمالي عدد الوحدات بالمخزن

طريقة الداخل أولًا خارج أولًا fifo

تعتبر تلك الطريقة من الطرق الفرضية التي تقوم بتبني أن المشتريات التي تدخل بالمخزن أولًا هي أول شئ لابد أن يتم بيعه، وهي من أشهر الأساليب المستخدمة بحساب المخزون الذي قد تملكه بعض الشركات، ويرجع ذلك لبساطة تطبيقها وسهولة ما لها من قواعد، وتنتشر كثيرًا مع الشركات التي تتعامل مع منتجات أكثر عرضة للتلف، وفي حالةتضخم الأسعار تقل تكاليف البضائع بالمخازن برغم شرائها بسعر رخيص ويتم بيعها بأسعار مرتفعة، مما يساعد الشركات في تحقيق أرباح كبيرة، ولكن بالوقت ذاته تزداد المسؤولية الضريبية على الشركة.

طريقة الداخل أخيرًا خارج أولًا lifo

بفضل تلك الطريقة يمكننا بيع كمية كبيرة من المنتجات التي تم دخولها للمستودعمؤخرًا، في حين ذلك يظل المخزون القديم لفترات طويلة، ونعتمد على هذا الأسلوب عند التعامل مع المنتجات الغير قابلة للتلف، ونادرًا ما تستخدم الشركات هذه الطريقة، بسبب إمكانية فقدان قيمة المنتجات القديمة وتظل دومًا دون بيع، مما قد يتسبب في خسائر كبيرة على الشركة.

تحديد مواقع التخزين الأمثل ( bin location)

حتى يمكننا تحديد مواقع التخزين المثالية فعلينا القيام بتقسيم المخزن لعدة أقسام واضحة، مع تخصيص رموز فريدة لكل المنتجات والعمل على تطبيق نظام تسمية واضح ومتسق، كما قد يفضل من الاعتماد على النظام الأبجدي الرقمي واستخدام الأصفار البادئة لتسهيل الفرز، مع تحري الوضوح في وضع العلامات لتسهيل القراء، وذلك لأنه من الأنظمة التي تتيح لنا سهولة إدارة المخازن والمستودعات، ويكون الهدف منه تسهيل إدارة المخزون عبر تخصيص أماكن محددة للمنتجات، وذلك ما قد يساعدنا في التنظيم وتجنب الفوضى والازدحام بالمخزن، ويتم من خلال الخطوات الآتية:

تقسيم المخازن وتصنيف المنتجات

علينا بتقسيم المخزن لمناطق أو رفوف أو أدراج، ومن ثم نقوم بتقسيم المنتجات لفئات التي يتكرر عليها الطلب باسم (فئة 1 ) والأقل في الطلب باسم ( فئة 2) لسهولة تحديد موقعها وفقًا لمعدلات الاستهلاك.

إنشاء نظام ترقيم وتسمية متسق

في تلك الخطوة يمكننا الاعتماد على الأرقام الأبجدية بالنظام الموحد مثل A, 01,0 وتستخدم في تمثيل الرف بالمخزن، ويمكننا وضع صفر بدائي لكل الأرقام الأقل من 10 لضمان قراءة النظام للأبجدية في المواقع صحيحة، كما يمكننا المحافظة على طول ثابت في تنسيق الرموز للتسهيل من الفرز.

تحديد المواقع ووضع العلامات

يتم استخدام الألوان المتباينة والملصقات المتينة المقاومة للعوامل الجوية في أثناء تسمية المواقع، كما قد نقوم بترقيم الرفوف من الأسفل لأعلى، ويمكن تخصيص وحدة تخزين لكل منتج، ولابد أن يكون موقع واحد فقط للتقليل من الارتباك، وقد يمكننا استبدال الملصقات الباهتة والتالفة بشكل منتظم عند وقوع التلف عليها.

تحسين الدقة والكفاءة

من خلال تقنيات الباركود فيمكننا استخدامها في تعقب البضائع بالسرعة والدقة العالية، مع الاعتماد على الأضواء في توجيه العمال للموقع الدقيق الذي يتم الحاجة إليه من أجل زيادة السرعة والدقة بعملية الاختيار، كما لابد من التأكد أن النظام يتمكن من قراءة الملصقات بسهولة تحسُباً لتلف الباركود.

آلية إعادة الطلب التلقائي بناءً على الحد الأدنى والحد الأقصي

تعتمد آلية إعادة الطلب التلقائي وفقًا للحد الأدني والحد الأقصى على عملية مراقبة المخزون بالوقت الفعلي، حيث عندما يصل المخزون لمستوى الحد الأدنى الذي سبق تحديده فإنه قد يصدر أمر تلقائي بطلب شراء منتجات جديدة لتجديد المخزون لنصل إلي مستويات الحد الأقصى، وقد يضمن لنا ذلك من استمرارية المخزون ضمن النطاق المحدد له، وقد يتناسب بشكل خاص مع المنتجات الموسمية، وقد يتشابه في عملية أدائه لآليات التوسيع التلقائي بالمجموعات في الحوسبة السحابية، وهذا ما سنتعرف عليه بشكل تفصيلي عبر النقاط الآتية:

تحديد المستويات

تحديد المستويات في البداية حتى لا يكون هناك أخطاء قد تتوجب علينا بعدم تحري الدقة في التعامل مع المخزون، وهما مستوى الحد الأقصي والحد الأدنى.

الحد الأدنى

هو عبارة عن المستوى الذي من خلاله يبدأ المخزون، ومن خلاله يقوم النظام باتخاذ الإجراءات الرسمية والتعامل التلقائي مع المخزون بالمستودع.

الحد الأقصى

يعتبر الحد الأقصى بالمستودعات هو المستوى المستهدف من المخزون، والذي يجب وصولنا إليه بعد إجراء كل عملية طلب جديدة.

الطلب التلقائي

يعمل نظام erp على تقنية التنبيه الآلية، وفي حالة تطبيقه على إدارة المخازن والمستودعات فقد يساعد في إصدار التنبيهات الدورية في صورة إشعارات عندما تنخفض كمية المخزون للحد الأدنى أو كميات أقل منه، كما أنه يقوم بإنشاء طلبات جديدة للشراء بشكل تلقائي دون حاجة لإدارته أو التعامل البشري معه.

تجديد المخزون

عند انتهاء كمية المخزون من المستودعات يصدر النظام لنا إشعارات تنبيهية بضرورة تجديده حتى نصل بالمخزون الإجمالي إلي الحد الأقصى منه، وذلك لعدم بقاء المستودعات والمخازن فارغة، وتتم تلك الخطوة على كافة الأنواع من المنتجات التي تم تمييزها بالأرقام والملصقات من قبل.

دمج عمليات الاستلام والصرف وربطهما بالمشتريات والمبيعات

من الممكن أن نقوم بدمج عمليات الاستلام والصرف، مع ربطهما بالمشتريات والمبيعات عبر نظام erp الذي يتمكن من الربط بين كافة أقسام المشتريات والمبيعات، والمخازن بطرق آلية، وقد تساعد على تمكين الشركة من إمكانية تتبع حركة البضائع، مع التحديث اللحظي للمخزون والتقليل من الأخطاء اليدوية المنتشرة، وتعزز عملية الدمج من تقليل الأعمال اليدوية، مع تقليل الأخطاء وزيادة الإنتاجية للموظفين، بجانب توفير البينات الدقيقة والحديثة التي توفر لنا إمكانية الرؤى الدقيقة للإدارة، والتي قد تساعدهم في اتخاذ القرارات المستنيرة، وذلك ما سوف نعرضه عليكم باتساع في الآتي:

أتمتة عمليات الاستلام

عندما تصل إلينا الشحنة من المورد، فيقوم النظام بإصدار أمر شراء تلقائي بنظام المشتريات، مع إمكانية ربط هذا الأمر بعمليات الاستلام بالمخازن، حيث أنها قد تقوم بالتسجيل الدوري لكافة الكميات، مع التحقق من مطابقتها لجميع أمور الشراء، ويمكن الاعتماد على التقنيات الحديثة المتخصصة في تسريع العمليات مثل؛ الباركود، ومن خلاله يمكننا تفادي حدوث الأخطاء الحسابية.

أتمتة أعمال الصرف

عندما نقوم بتأكيد طلبات البيع من خلال قسم المبيعات، وبذلك يتم الإنشاء التلقائي طلب التسليم بالنظام، كما قد يتم سحب كافة الكميات المطلوبة من المخزون في حالة تأكيد عمليات الصرف، وذلك ما قد يؤدي التحديث التلقائي للرصيد بالمخزون.

ربط المشتريات بالمخزون

يمكننا ربط المشتريات بالمخزون، من خلال ربط أمر الشراء بإذن الاستلام، وفي حالة وصول الشحنة يتم تسجيلها بالمخازن، مع إمكانية تحديث حساب الموردين والإقفال التلقائي لدورة الشراء، ومن خلال تقارير المخزون قد نستطيع تحديد كافة الاحتياجات من المشتريات الحديثة، مع تجنب عمليات الشراء بكميات زائدة أو ناقصة.

ربط المبيعات بالمخزون

نعتمد على تقارير المبيعات التفصيلية في التعرف على عملية تحديد أكثر المنتجات طلبًا، مع التوجيه لقرارات الشراء المستقبلية، كما يمكننا إذن الصرف لجميع طلبات البيع، مع القدرة على إجراء التحديثات للمخزون في حالة شحن المنتجات، والتي قد تضمن لنا تحري الدقة في المبيعات والفواتير.

المراقبة الشاملة

عندما نتبع كافة الإجراءات الحديثة في الربط بين المشتريات والمبيعات مع دمجهما بعمليات الصرف والاستلام بنظام erp فقد يسمح لنا ذلك من مراقبة حركة المخزون بالوقت الفعلي من المصدر للعميل بشكل مباشر.

خفض التكاليف

عندما نعتمد على تطبيق النظام السحابي في جميع الأعمال الإدارية بالشركة، فبتلك الحالة يمكننا تجنب المخزون الزائد أو الناقص، مع العمل على تقليل الهدر من المنتجات التالفة، وذلك ما يساعد في التحسين من التدفقات النقدية.

إعداد تقارير المخزون: نسبة دوران المخزون وكفاءة المساحة

مع القيام بأعمال إدارة المخازن والمستودعات فعلينا إعداد تقارير المخزون من خلال حساب نسبة دوران المخزون وكفاءة مساحته، فقط يتوجب علينا القيام بحساب نسبته عبر قسمة تكلفة البضاعة المباعة على متوسط المخزون، وهذا ما يشير إلي الكفاءة بالمبيعات، ويتم حساب كفاءة المساحة عبر تحليل طرق استخدام المساحة المتاحة، وكل ذلك سوف نوضحه تفصيليًا عبر الآتي:

الكفاءة التشغيلية

مع ارتفاع نسبة دوران المخزون على الرقم ذاته، فذلك غالبًا ما يشير إلي سرعة الحركة للبضاعة، ويدل ذلك على قوة الطلب وفاعليته بعمليات البيع، كما أن هذا قد يعني عدم ربط الشركة لرأس المال لديها في المخزون الراكد.

الرقابة بالمخزون

انخفاض النسبة بالمخزون قد تشير إلي تكدس البضائع وضعف أداء المبيعات، أو غيرها من قرارات الشراء الغير مدروسة، وذلك ما يؤدي لارتفاع التكاليف التخزينية وانخفاض السيولة بالشركة.

استراتيجيات المبيعات واسعير

قد تعمل النسب المرتفعة على عكس اعتمادية الشركة على سياسات التسعير التنافسية، وذلك في حين أن نتعرض لانخفاض النسبة التي تعكس التسعير لقيمة أعلى من قيمته بالأسواق.

صحة التدفق النقدي

كلما نسرع من حركة المخزون بالمستودع كلما يشير ذلك إلي دورة نقدية فعالة بشكل كبير، ولكن فقط في حالة إذا لم يٌحبس رأس في بضاعة غير مباعة.

مقارنة المعايير القطاعية

هذه الخاصية قد تساعدنا على تحليل النسبة بالمقارنة مع الشركات المماثلة لها في العمل على تحديد ما إذا كانت استراتيجية العميل فعالة في إدارة المخزون أو أنها في حاجة إلي التحسين. وقد يمكننا حساب نسبة دوران المخزون من خلال استخدام الصيغة التالية: معدل دوران المخزون = تكلفة البضائع المباعة ÷ متوسط المخزون إدارة المهام فيل المستودع: توزيع الأعمال على الموظفين تشتمل مهمة إدارة المستودعات بتوزيع الأعمال على الموظفين عبر تحديد المهام الأساسية للمستودع مثل؛ التخزين، والتعبئة، والشحن والاستلام، مع القدرة على تقييم المهارات والقدرات الخاصة بكل موظف في توزيع المهام بمت هو متناسب عليها لتحقيق الأهداف المطلوبة بكل كفاءة، كما قد يٌنصح المختصون من توضيح الأدوار والمسؤوليات في استخدام برامج إدارة المهام في تحديد الأولويات، والتتبع

تحديد الأولويات

مع الاعتماد على استخدام الحديث لتحديد الأولويات بالمهام، مثل أهمية الاستراتيجية أو الوقت النهائي للتسليم، فنحن بذلك نضمن إمكانية إنجاز الأعمال الأكثر أهمية أولًا.

إنشاء جدول زمني

لابد من قيامنا بإنشاء جدول زمني واقعي من أجل إنجاز المهام، مع الحرص على تحديد أوقات الذروة وفترات النشاط المرتفعة والمنخفضة، لنضمن التوازن في أعباء العمل بين مختلف الورديات.

المتابعة والتقييم

الاعتماد على الأنظمة السحابية الحديثة من إدارة المهام في مراقبة التقدم بالأوقات الفعلية، مع التأكيد على اكتمال المهام بالوقت المحدد، والقدرة على تقديم التنبيهات وقت الحاجة.

تعزيز التعاون

من خلال التواصل الفعال بين مختل الشركات فقد يتم التشجيع للتواصل المفتوح بين مختلف أعضاء الفريق بهدف التعاون وتمكينهم من أداء الأعمال الجماعية بطريقة أكثر فاعلية.

توزيع المهام

يتم توزيع المهام من خلال التعرف على المهارات للموظفين، بجانب توفير أنسب الفرص للقدرة على تطوير المهارات الحديثة والقيام بمعالجة نقاط الضعف لدى كل موظف بالشركة.

توضيح كافة الأدوار والمسؤوليات

لابد من التوضيح الشامل لجميع الأدوار المتاحة لكل موظف، مع تحديد كافة المسؤوليات التي تضمن لنا تجنب تكرار المهام أو التعرض للارتباك.

التقييم الشامل للموظفين

يعتمد النظام على توفير مجموعة من التقييمات الشاملة للموظفين من خلال الاطلاع على كافة الأعمال التي سبق لهم القيام بها، حيث يكون لدى كل موظف بعض القوى والمهارات التي تٌحدد من هو أنسب الموظفين لمختلف المهام.

تأمين المخزون وتسجيل صلاحيات الوصول

العمل على تسجيل صلاحيات الوصول وتأمين المخزون من أهم العوامل التي تضمن لنا القيام بتطبيق الإجراءات اللازمة لضمان السلامة والأمان على المخزون، مع إمكانية تحديد من يمكنه الوصول إلي هذا المخزون، وهذا ما قد يشتمل على اعتماد الشركة على أنظمة تتبع المخزون، والتطبيق للضوابط الأمنية مثل التحكم في وصول المستند إلي الأدوار العليا، مع المصادقة المتنوعة في العوامل، بجانب الحصول على التأمين ضد الأضرار الاحتمالية مثل السرقة أو التلف، وذلك عبر الآتي:

تأمين المخزون

من أكثر الأعمال الضرورة في القيام بها بنظام إدارة المخازن والمستودعات هي تأمين المخازن ضد المخاطر المختلفة مثل؛ السرقة أو التلف عبر وثائق التأمين.

التأمين ضد فساد المخزون

يساعد التأمين ضد الفساد على التغطية لكافة الأضراراللاحقة بالمنتجات المخزنة في الأماكن المبردة بسبب التعرض للأعطال بمعدات التبريد، أو انقطاع الكهرباء.

التأمين لإنتاجية المخزون

يوفر لنا النظام تغطية شاملة لحركات البضائع بجميع مراحلها، بدايةً من المواد الخام وحتى المنتجات النهائية، ويتم ذلك عبر مرافق التخزين والنقل المختلفة.

الإجراءات الداخلية

القيام بوضع الإجراءات الأمنية بالمستوعات من أجل الحد من الإساءة أو السرقة الممكن وقوعها من جهة الموظفين.

تطبيق أنظمة صارمة

قد يحتاج الأمر منا إلي تطبيقنا لنظام صارم لكافة الصلاحيات بأنظمة إدارة المخزون، وذلك يضمن الموظفين المصرح لهم فقط بإمكانية وصولهم لبعض البيانات، مع إمكانية إجراء التعديلات عليها.

التجكم في وصول المستند لأدواره

يتوافر لدينا إمكانية تحديد الصلاحيات الهامة التي يمكن وصولها للمستخدمين بناءً على دورها المثالي بالمؤسسة، وذلك مثل المورد أو مدير قطاع المخزون، ويتم تخصيص الوصول لذلك.

المصادقة المتعددة في العوامل

الاعتماد على المصادقة متعددة العوامل في زيادة الأمان، تعتبر من المزايا المختصة للحسابات عالية الصلاحية.

منح الصلاحيات المؤقتة

يمنحنا نظام erp القدرة على منح الوصول المؤقت للحسابات المميزة وقت الحاجة فقط، ويمتاز بالعديد من الامتيازات التي يوفرها لنا بالوقت المناسب.

المراقبة وتسجيل الجلسات

يعتمد النظام على المراقبة الشاملة لحركة نشاط الحساب المميزة، مع القدرة على تسجيل الجلسات في أغراض المراجعة وكشف النشاطات المشبوهة.

المراجعة الدورية

القيام بإجراء المراجعات الدورية لمختلف حسابات المستخدمين وصلاحيتهم، من أهم العوامل التي قد تضمن لنا الامتثال وتحديد المشكلات الأمنية المحتملة في الحدوث.

استخدام برامج إدارة المخزون

من خلال الاعتماد على أنظمة حديثة توفر لنا مزايا تحديد الاستلام والصرف والتحويل قد تسهل علينا كثيرًا من القدرة على تسجيل الصلاحيات بكل خطوة. وفي ختام موضوعنا إدارة المخازن والمستودعات erp من برايت سيستم يكون لدينا محتوى علمي شامل على كافة الأدوات والأنظمة الحديثة التي قد توفر لينا المزيد من الوقت والجهد في القيام بمختلف الأعمال المحاسبية على كافة الأمور التي توجد بكل شركة، وذلك ما يساعد في التسهيل من أمور إدارة المخازن والمستودعات، مع الحد من الوقوع بإحدى الأخطاء البشرية الممكنة، ولمعرفة المزيد حول موضوعنا هذا فعليكم متابعتنا عبر الرابط الإلكتروني الخاص بنا بالأسفل.

إدارة المخازن والمستودعات