اختيار نظام ERP المناسب: 5 معايير تحسم قرارك

  اختيار نظام ERP المناسب أصبحت الشركات في حاجة تامة للاعتماد على الأنظمة السحابية، ولكن ذلك يحتاج منا ضرورة اختيار نظام erp المناسب حتى يساعدنا في زيادة الكفاءة التشغيلية والمحافظة على المستوى العام للشركة، حتى تبقي في الصدارة، كما أن اختيار نظام erp المناسب من أصعب القرارات التي تواجهها الشركات، حيث أنه يوثق بشكل فعال على طرق إدارة الأعمال والتنظيم العام لجميع العمليات التجارية التي تتم بالشركة، كما يعتبر نظام التخطيط لموارد المؤسسة من أهم الاستثمارات الممكن أن تتم بالشركة، والتي قد تساعدنا كثيراً في اتخاذ القرارات الحاسمة وزيادة الإنتاجية، وبجانب ذلك فهناك العديد من الأنظمة السحابية، والتي تختلف مع الاختلافات الموجودة بكل شركة، وكل ذلك سوف نتعرف عليه بشكل تفصيلي في موضوعنا هذا.

معايير فنية لاختيار نظام ERP يناسب طبيعة عملك

هناك مجموعة من المعايير الفنية الهامة التي لابد من وضعها بالاعتبار أثناء التعامل مع نظام erp في الشركات، وتلك المعايير الفنية هي ما تساعدنا في الاختيار الأمثل بين أفضل الأنظمة السحابية الموجودة، والتي يمكننا الاستعانة بها في مختلف الشركات، ولذلك فلابد من إجراء دراسة شاملة حول تلك الأنظمة قبل الاختيار، وسوف نساعدكم في ذلك من خلال مجموعة من العوامل الفنية الهامة التي لابد من أخذها بعين الاعتبار، وتلك المعايير تتمثل في:
  • تحديد احتياجات الشركة
قبل اتخاذنا القرار والاعتماد على نظام erp مناسب فلابد من تحديد احتياجات الشركة الأساسية من النظام، والتي تتحدد في:
  • إدارة المحاسبة العامة والحسابات، حيث لابد من معرفة هل تحتاج الشركات لنظام داعم للقوانين المالية، ومتابعة الذمم والتقارير الضريبية أم لا.
  • إدارة سلاسل الإمداد والمخزون، والتساؤل بهل يحتاج النشاط القائم بالشركة على التتبع الدقيق لعمليات الشراء والمخزون أم لا يكون هناك حاجة لذلك.
  • يمتاز النظام بإمكانية إدارة علاقات العملاء من خلال الاعتماد على الحملات التسويقية التي تحتاج منا توفير الأدوات اللازمة لمتابعة المبيعات والعملاء، كما أن كل نشاط تجاري قد يختلف عن غيره بالأولويات، ولابد أن يكون هناك جلسة للتحليل الداخلي لنستطيع من خلالها تحديد نقاط الفرص والألم بالشركة.
  • دعم اللغة
من أكثر الاهتمامات اللازم التعامل بها هي أن يكون النظام داعم لللغة العربية بشكل متكامل، بما يشتمل على التقارير وواجهة المستخدم، مع ضرورة امتثاله للأنظمة المحلية مثل؛ أنظمة الفوترة الإلكترونية، وضريبة القيمة المضافة والتوافق مع الهيئة العامة للدخل، والزكاة والمتطلبات الرقابية، كما أنه لابد من التحديث الدوري للنظام حتى يواكب كافة التعديلات التي قد تطرأ على اللوائح.
  • تكاليف الصيانة والتنفيذ
تعتبر تكاليف اختيار نظام erp من العوامل الرئيسية التي لابد من وضعها بالاعتبار ودراستها، والتي لابد أن ننظر لها من خلال مجموعة زوايا كالتالي:
  • معرفة تكاليف الترخيص إذا كانت شهرية، أم سنوية أم على مدى الحياة.
  • تكلفة تنفيذ النظام، والتي تشتمل على التدريب، والإعداد ونقل البيانات.
  • تكاليف الصيانة والدعم اللازمة منذ بدء الاعتماد على النظام بالشركة، مع التساؤل بهل السعر يشتمل على الدعم الفني أم هناك تحديثات مجانية أخرى، ومن أهم الخطوات هي طلب عروض الأسعار التفصيلية، مع مقارنتها بغيرها من المزودين الآخرين بهدف تجنب المفاجآت اللاحقة.
  • التوسع والمرونة
لابد من اختيار نظام erp يوفر لنا إمكانية إضافة الوحدات الجديدة التي كلما وسعت الشركة، وذلك مثلما يتوافر في؛ إدارة المشاريع، وإدارة الموارد البشرية والتصنيع، مع العمل على عدة فروع أو مخازن دون وجود حاجة للنظام المنفصل، مع إمكانية دمج النظام الحديث مع مختلف الأدوات مثل؛ برامج التسويق وبوابات الدفع، وهذا يعني بضرورة اتباع نظام مرن يسمع للتوسيع، وهذا يعني أنه استثمار طويل المدى يتناسب مع نمو الشركة.
  • اختيار شركاء موثوق بهم
الاختيار من بين أفضل الشركاء التقنيين في الشركات، ولذلك فلابد من البحث عن شريك محلي معتمد يمتلك الخبرة اللازمة بالسوق، ولذلك فلابد من توافر الدعم الفني الفعال والمتاح وقت الحاجة، مع أفضل خدمات ما بعد البيع بجانب التدريب الفعال للموظفين وتوافر الخطة الواضحة للتنفيذ والتحسين الدوري.
  • حماية البيانات والأمان
يساعدنا النظام على توافر التشفير القوي للمعلومات، مع إصدار نسخ احتياطية تنظيمية، بجانب صلاحيات الوصول المحددة للمستخدمين والمراقبة المستمرة لكل محاولات الدخول الغير مصرح بها.
  • التحليلات واتخاذ القرارات
مع الاعتماد على النظام المناسب في التخطيط لموارد المؤسسة فقد يساعدنا في مجموعة من العوامل، وهي؛ إمكانية التحليل الشامل لأداء الأقسام والفروع المختلفة بالشركة، وذلك عبر لوحات البيانات الذكية، بجانب المتابعة الدورية لمؤشرات الأداء الرئيسية خطوة بخطوة، ويتمكن النظام من مساعدتنا على إعداد التقارير الدورية والقابلة للتخصيص، وذلك حتى تساعدنا في اتخاذ القرارات الحاسمة والاستراتيجية.

معايير مالية وتشغيلية لتقليل مخاطر اختيار نظام خاطئ

تعتمد الأنظمة السحابية على توافر مجموعة كبيرة من أهم المزايا التي تعزز بشكل كبير من تحسين العمليات المالية بالشركة، وتلك المعايير هي ما قد تساعدنا على تطبيق النظام بأقل التكاليف وتوافر الميزانية الجيدة للشركة من خلالها، حيث يوفر علينا النظام إمكانية التعامل أونلاين عن بعد بالشركة للتقليل من التكاليف اللازمة، وتلك المعايير المالية والتشغيلية تتمثل:
  • توفير التكاليف
البرامج السحابية تتيح لنا التقليل من التكاليف التابعة لتقنيات البرمجيات التقليدية، وذلك بدلاً من شراء التراخيص المكلفة وإجراء تحديثات على الأجهزة، حيث تدفع الشركة اشتراكات شهرية أو سنوية في مقابل الاعتماد على الأنظمة السحابية، ويعزز ذلك من تقليل التكاليف التشغيلية بطريقة ملحوظة.
  • المرونة بالوصول للبيانات المالية
يتوافر لنا القدرة الفعالة في الوصول للبيانات من أي وقت ومكان حالة وجود اتصال بالانترنت، وذلك ما يجعل تلك المهام مثالية في الإتمام بها بالشركة واتباع النظام، بالأخص مع الشركات التي تحتاج للمرونة الكبيرة بإدارة الحسابات أو تلك الأمور التي تتعامل مع فرق العمل الأخرى بالشركة والموزعة على مختلف المناطق.
  • التحديث التلقائي
يمنحنا النظام العديد من المزايا، والتي من بينها إمكانية التحديث التلقائي للبرمجيات، وذلك ما يعني عدم الحاجة لإجراء التحديثات اليدوية أو دفع التكاليف الإضافية.
  • سهولة التعاون بين المستخدمين
من أفضل المزايا الهامة المتوافرة لدينا بالنظام هي إمكانية الوصول للبيانات من مختلف الأقسام والفروع بالشركة، مع إمكانية تعديلها بالوقت الفعلي، وذلك ما يعزز من التعاون الفوري ومساعدة فريق العمل في اتخاذ القرارات المدروسة بطريقة أسرع.
  • إمكانية التوسيع
يتوافر لدينا جميع إمكانيات التوسع السهل الذي يتماشي مع نمو الشركة سواء من خلال المساحة التخزينية أو عدد المستخدمين، كما تتمكن الشركات من استخدام النظام المحاسبي عن بعد لزيادة السعة التخزينية والعمل على إضافة المستخدمين الجدد بالنقرات القليلة، وذلك ما يسهل على الشركة من التكيف مع النمو السريع للأعمال بها.
  • تحليل البيانات بالوقت الفعلي
أنظمة المحاسبة السحابية توفر لنا أفضل التحليلات والتقارير المالية التي تتم على فور من إصدارها، وذلك ما قد يساعد الشركات في اتخاذ القرارات المالية المروسة بشكل سريع، وذلك بالاعتماد على نظام erp الذي يسمح لأصحاب الأعمال بالمراجعة الدقيقة والدورية على الأداء المالي بالوقت الفعلي دون حاجة لانتظار التقارير الشهرية اليدوية.
  • التوافق مع اللوائح المحلية والدولية
تتناسب الأنظمة السحابية مع التغييرات الحديثة في اللوائح المحلية والدولية التابعة للضرائب والمحاسبة، وذلك ما يساعد الشركات في قدرتها على الامتثال للقوانين دون حاجة للتعديلات اليدوية بالنظام، كما يمكن للشركات اختيار البرنامج الأمين للمحاسبة، مع اشتماله على المرحلة الثانية لربطه مع الهيئات الرسمية بالدولة.

هل يدعم النظام اللغة العربية والقوانين المحلية؟

يعتبر نظام erp من أفضل السحابية التي تمتاز بأنها أنظمة متكاملة توفر عليناالإدارة والتنظيم لكافة جوانب أعمالها بفعالية وكفاءة كبرى، والذي يشتمل على مجموعة كبيرة من متكاملة من الأدوات والتطبيقات التي تساعد في إدارة العمليات التجارية المتنوعة، ويمتاز النظام بأنه يدعم اللغة العربية والقوانين المحلية، مع مجموعة أخرى من المزاييا سوف نعرضها عليكم في:
  • امتثال النظام للقوانين المحلية من أهم المزايا التي قد تتناسب مع اللوائح والقوانين المحلية التابعة لعمليات المحاسبة، والتقارير المالية والضرائب.
  • من أهم المزايا هي دعم النظام للعملة المحلية واللغة العربية السائدة بالدولة الموجود بها الشركة، حيث يتوافر علينا إمكانية اتباع اللغة والعملة المحلية، وذلك ما قد يسهل علينا من خلاله التعامل مع العملاء والموردين والسلطات المحلية.
  • دعم القطاعات المحلية التي توفر إمكانية تخصيص النظام للقطاعات الاقتصادية المحلية مثل الصناعة، والتجارة والخدمات الأخرى.
  • توافر التقارير الدورية المخصصة التي تساعد البرنامج على توليد التقارير المحاسبية المحلية، والتي تكون مخصصة فقط لتلبية احتياجات الجهات والسلطات المحلية.
  • ميزة دعم الضرائب المحلية، والتي من خلالها يمكن للبرنامج تقديم الدعم اللازم لإعداد التقارير الضريبية وحسابات الضرائب المحلية.
  • يتكامل النظام مع الأنظمة المحاسبية الأخرى المختلفة، والتي تمكن الشركة من الربط بين مختلف الأقسام والأنظمة الأخرى بها.
  • يوفر لنا إصدار التوجيهات والدعم المحلي الذي يمكننا من الحصول على الدعم والتوجيهات من خلال الفرق المحلية المعترف بها.
  • يمتاز النظام بالأمان والسرية التامة التي من خلالها تساعدنا في المحافظة على سرية المعلومات المحاسبية التي يعتمدها النظام بالشركة.
قابلية التوسع والتكامل مع الأنظمة الحالية  

ما الأخطاء الشائعة عند اختيار نظام ERP لأول مرة؟

يعد نظام erp من الأنظمة المتكاملة والتي تتضمن عدة وظائف وتطبيقات مختلفة تتناسب مع كافة الأقسام بالشركة، ولكن بالرغم من ذلك فإنه في حالة التعرض لعدم التخطيط الجيد لموارد الشركة منذ البداية فيكون النظام غير مفيد، وتلك الأخطاء ما قد يقع بها الكثير من الموظفين بالشركة والعاملين بالشركة، بجانب العديد من الأخطاء الأخرى التي قد تتسبب في فشل تطبيق النظام، وهناك مجموعة من الأخطاء التي لابد من تفاديها بالشركة، وهي:
  • عدم التخطيط الجيد
عدم التخطيط الجيد لاعتماد النظام في الشركات من أولى الخطوات التي يقع بها الكثير، حيث لابد من ضرورة وضع خطة محكمة متناسبة مع عملية تطبيق النظام في الشركة، وتلك الخطة لابد أن تشتمل على التدريب، والحضور، والتشغيل والتحويل، وفي حالة عدم وضع الخطة الجيدة فقد يتسببب ذلك في عدم اتباع الاجراءات الصحيحة في تطبيق النظام، ويتسبب ذلك في إهدار الوقت، والمال والمجهود.
  • عدم تقييم الاحتياجات بشكل كافي
من أولى الخطوات اللازمة بتطبيق الأنظمة السحابية هي ضرورة تحديد كافة الاحتياجات اللازمة للشركة قبل البدء في تطبيقه، ولذلك فلابد من ضرورة تقييم الاحتياجات بشكل كافي، وذلك حتى يتم تحديد إذا كان النظام متناسب مع أنظمة الشركة أم لا، وعندما لم يتم تقييم الاحتياجات بالشكل المطلوب فقد تتعرض الشركة لانفاق المبالغ الطائلة على النظام، بجانب الحاجة للوقت الكبير حتى يتم التأقلم مع التغييرات الجديدة، وفي تلك الحالة يكون النظام غير ملبي لاحتياجات الشركة.
  • عدم توافر موارد الموارد الكافية
يحتاج النظام السحابي الحديث للعديد من الموارد، بما يشتمل ذلك على المال، والوقت والموارد البشرية، وعندما لا نستطيع توفير ذلك بشكل كافي فقد لا يعمل النظام بطريقة صحيحة وجيدة، مما يتسبب في تأخير إنجاز العمليات بالشركة.
  • عدم تدريب الموظفين جيداً
من أشهر الأخطاء التي تقع بها الشركات عند تطبيق النظام هي عدم التدريب الكافي للموظفين قبل التطبيق الفعلي له، ولذلك فلابد من تدريب الموظفين بشكل فعال على طرق التعامل معه، حيث أنه في حالة عدم التدريب الكافي لهم فيكون الموظفين غير قادرين على اتباع النظام بالطريقة الجيدة، وبالتالي قد يتسبب ذلك في تأخير العمليات الحيوية بالشركة.
  • عدم المتابعة 
لابد من المراقبة الفعالة والمستمرة من جهة الشركة وفريق العمل على النظام بشكل دائم، وذلك حتى يتم تحديد حالة النظام إذا كان يعمل بطريقة صحيحة أم هناك أعطال، وفي حالة التقصير بالمتابعة  فقد تتعرض الشركة لفقد سيطرتها على النظام.
  • عدم خضوع العمليات للتحليلات الدقيقة
لابد من التأكيد على تحليل العمليات الحالية بالشركات، والتي تساعدنا في تحليل الاحتياجات المطلوبة للنظام، كما أنه لابد أن تشتمل على التقييم الشامل لتدفق العمليات الحالية، وتحديد المشكلات والفجوات التي لابد من تحسينها.
  • عدم الاستفادة من مزايا النظام
لابد على الشركات من تحقيق الاستفادة المتكاملة من مزايا نظام erp، مع التأكيد على الاستخدام الصحيح للتطبيق، ولابد من العمل على التحسين من العمليات التجارية بالاعتماد على مزايا النظام والتحسين من الأداء، وذلك بجانب توفير الوقت والتكاليف المطلوبة.
  • الاعتماد على النظام بشكل مفرط
من أشهر الأخطاء التي تقع بها الشركات عند تطبيق النظام السحابي بها هي الاعتماد المفرط على نظام erp الخاص بها، وذلك ما قد يتسبب في شلل التخطيط لموارد المؤسسسات بحالة فقدان الاتصالات أو تعطيل الأنظمة.
  • عدم تحديد سير العمليات بكل قسم
من أهم العوامل هي ضرورة التأكد من أن كافة الأنظمة بالشركة تعمل علة نظام erp ولابد أن يكون جزء رئيسي من قرارات سير العمل الخاص بالشركة، وذلك في حالة عدم تحديد العمليات بكل قسم، مع إضافته لسير العمل، ولذلك فلا ينجح النظام في الشركة.

هل أبدأ بنظام عالمي أم حل محلي؟

عند التعامل مع العالم الحديث بالتطورات الكبرى التي يشهدها فيلزم علينا معرفة الفروق العينية والوظيفية المتكاملة فيما بين النظام العالني والمحلي، وذلك لأنه قد يساعدنا كثيراً في الاختيار من بين تلك الأنظمة، ولذلك فلابد من فهم احتياجات الشركة واحتياجاتها للنظام، وكل ذلك سوف نتعرف عليه تفصيلياً عبر الجدول الآتي:
الفرق بين الأنظمة النظام العالمي النظام المحلي
المزايا يعتبر من أفضل أنواع الأنظمة الممكن الاعتماد عليها في الشركات، وذلك لأنه يمكن استضافته على سحابة مزودي الخدمة بمختلف قطاعاتها، ويمتاز النظام بالآتي:
  • يمتاز بالتكلفة القليلة في الاشتراك الشهري أو السنوي.
  • إمكانية الحصول على التحديثات التلقائية والدعم الفني المستمر.
  • يمتاز بقابلية التوسع وفقًا لاحتياجات الشركة.
يعتمد النظام المحلي مختلف الخوادم بالشركة نفسها، وذلك ما يتطلب منا ضرورة وجود بنية تحتية قوية حتى ينجح النظام في تطبيقه، ومن أهم مزايا النظام المحلي الآتي:
  • إمكانية التحكم الكامل في الأمان والبيانات.
  • لا يجتاج للاتصال الدائم بالانترنت.
العيوب من المعروف أن كل نظام يكون به المزايا والعيوب التي لابد من دراستها جيداً حتى لا نتعرض للأعطال عند تطبيقه بالشركة لدينا، وتتمثل تلك العيوب في:
  • ضرورة الاعتماد على الاتصال بالانترنت المستقر.
  • وجود مخاوف أمنية كبرى لدى الكثير من الشركات في تطبيقه على الرغم من توافر التقنيات الحديثة لحمايته.
بعدما تعرفنا على مزايا النظام المحلي فلابد من التعرف على العيوب أيضًا، وذلك حتى يمكننا أخذ القرار الصائب واختيار النظام الذي يفيد الشركة في تطبيقه بها، وتتمثل تلك العيوب في عدة نقاط منها:
  • يحتاج تطبيق النظام للتكاليف العالية سواء في شراء التراخيص، أو الصيانة أو العتاد، وذلك بجانب التكاليف الأخرى الخفية.
  • ضرورة الحاجة لفريق تقني متخصص في التعامل معه بجميع ما يشتمل عليه من نقاط معقدة لا يمكننا القدرة على التعامل معها وتحتاج للخبرة الكبيرة.
التكلفة يحتاج النظام السحابي العالمي للاشتراك الدوري، والذي في الغالب ما يكون أقل من التكاليف المبدئية. تعرف الأنظمة المحية بتكلفتها المرتفعة، والتي تختلف لأكثر من قسم منذ بداية الاعتماد على نظام تخطيط موارد المؤسسة بالشركة.
قابلية التوسع النظام السحابي يمتاز بسهولة التوسع وفقًا للحاجة إلي ذلك. يحتاج النظام المحلي إلى مختلف الاستثمارات الإضافية حتى يكون لديه قابلية التوسع.
الأمان يمتلك الأمان المتكامل على أعلى المستويات، مع إمكانية اختيار مزود موثوق به. يمكن لأصحاب الشركة التحكم الكامل في أنظمة الأمان، ولكن بشرط أن يكون ذلك على مسؤولية الشركة.
التحديثات من خلال النظام السحابي بالشركة فيمكنه إجراء التحديثات الدورية بشكل ذاتي دون حاجة للقيام بها يدوياً، وتلك التحديثات تكون مضمنة بالاشتراك. النظام المحلي يحتاج للتنفيذ اليدوي لتلك التحديثات المطلوبة، مع توافر الوقت والتكلفة لذلك.
 

أيها أهم: السعر أم الدعم الفني وشريك التنفيذ؟

من أهم الأمور التي من الواجب توافرها بالشركات هي ضرورة التوازن بين السعر، والدعم الفني وشركاء التنفيذ، وكل نوع من تلك التخصصات يكون لازم توافره والتعرف الشامل والمتكامل عنه، وذلك يفيدنا كثيراً في أثناء تطبيق النظام، وسوف نتعرف على تلك العوامل بشمل تفصيلي عبر النقاط التالية:
  • السعر
الكثير من الشركات ما تحتاج لضرورة شراء نظام متوسط السعر، وذلك حتى لا تتعرض للتكاليف الباهظة قبل معرفة التعامل معه بشكل دقيق، وسوف نتعرف على أهمية السعر للشركات والمستثمرين من خلال:
  • يعتبر السعر مؤشر هام للغاية، ولكنه لا يعتبر العامل الوحيد، حيث أن التكاليف العالية دوماً ما تشير لنا إلى الدعم الأفضل والجودة العالية، ولكن لابد أن نتحقق من كافة تفاصيل النظام قبل شراؤه.
  • هناك تكاليف خفية لابد من البحث عنها ومعرفة جميع المبالغ التي علينا دفعها منذ حصولنا على النظام، حيث أن الأنظمة الرخيصة كثيراً ما تفتقد إلى التخصيص أو الدعم، وذلك ما قد يتسبب في وجود تكاليف إضافية غير متوقعة فيما بعد.
  • الدعم الفني والشريك التنفيذي
تعتبر عملية اختيار شريك تقني موثوق به من أهم المراحل في شراء النظام السحابي، وتتمثل أهمية الدعم الفني والشريك التنفيذي في:
  • يضمن لنا شريك التنفيذ عملية تخصيص النظام حتى يتناسب مع الاحتياجات المختلفة بالشركة، وإمكانية دمجه مع الأنظمة الأخرى بها.
  • توافر التدريب التقني الكافي لكل الموظفين والمتدربين، وذلك حتى نضمن فعالية استخدامهم للنظام.
  • من خلال الدعم المستمر يمكننا ضمان الحصول على التحديثات وحل المشكلات، مع المساعدة الفنية الدورية حتى نضمن سلاسة العمليات.
  • التقليل من مخاطر الفشل في التنفيذ الممكن أن نتعرض لها، والتي قد تحدثنتيجة نقص الخبرة أو الدعم.
  وفي ختام موضوعنا اختيار نظام ERP المناسب: 5 معايير تحسم قرارك نتعرف على جميع العوامل التي قد تساعدنا على تطبيق الأنظمة السحابية والاعتماد عليها في مختلف الشركات التي تكون في حاجة لتلك الأنظمة حتى تتماشي مع التطورات الحديثة، وكل ذلك تم ذكره بشكل تفصيلي في موضوعنا هذا، ولمعرفة المزيد فعليكم متابعة الموقع الإلكتروني الخاص بنا على الرابط بالأسفل.

بعض من عملائنا

our client logo one
our client logo two
our client logo three
our client logo four
our client logo five
our client logo six
our client logo seven
our client logo eight
our client logo nine
our client logo ten
our client logo eleven
our client logo twelve
our client logo thirteen
our client logo fourteen
our client logo fifteen
our client logo sixteen
our client logo seventeen
our client logo eighteen
our client logo nineteen
our client logo twenty
our client logo twenty one
our client logo twenty two
our client logo twenty three
باستخدام موقعنا، فإنك تقبل الشروط والأحكام و سياسات الخصوصية  X