برنامج حساب ساعات العمل للموظفين
يعتبر برنامج حساب ساعات العمل للموظفين من أفضل البرامج التي تمثل أداة رئيسية لجميع الشركات، وذلك عبر متابعة أداء الموظفين عن بعد من خلال تسجيل ساعات العمل اليومية لديهم، وذلك بجانب قدرته على إدارة الخصومات، والاجازات وساعات العمل الإضافية، وذلك يجعل البرنامج بمثابة تقرير شهري متكامل لأداء الموظفين، ويتم الاعتماد عليه أيضًا في حساب الرواتب الجماعية، كما أن هناك مجموعة من المزايا التي تدفعنا لاختيار برنامج حساب ساعات العمل للموظفين، ومن خلالها أنه من أكثر الأعمال التي توفر كثيرًا من الوقت والجهد المبذول أثناء متابعة أداء الموظفين في حساب ساعات العمل والرواتب الشهرية لهم، وسوف نتعرف على كافة التفاصيل التابعة لبرنامج حساب ساعات العمل للموظفين في موضوعنا هذا.
برنامج حساب ساعات العمل للموظفين أفضل الحلول لتتتبع حضور وانصراف فريقك
من أفضل برامج حساب ساعات العمل للموظفين هو برنامج دفترة لحضور وانصراف العملاء، وهو أداة متميزة لإدارة الأعمال الرئيسة من برنامج الهيكل التنظيمي لمسؤوليات وأدوار المديرين والموظفين، مع توفير برنامج إدارة المكافآت والمرتبات، مع تطبيق إدارة الأذونات والإجازات، مع توفير تقارير الأداء، وأكثر من ذلك بما هو متعلق ببرنامج إدارة الموارد البشرية، ويمتاز بالعديد من النقاط التي تعزز من اختياره من قبل العملاء، والتي من بينها ما يلي:-- إمكانية إدارة ورديات العمل، وذلك من خلال تعيين ورديات عمل متنوعة لكل موظف في اليوم الواحد، مع تحديد عدد ساعات العمل ومدة الغياب والتأخير لكل وردية بالشركة.
- الاعتماد على نظام العمل الآلي في حساب عدد أيام الموظفين من خلال إرفاق السجلات المسحوبة من جهاز البصمة اليدوية بالشركة.
- يوفر إمكانية وضع سياسات محددة للأذونات والإجازات، مع توضيح شروط الموافقة عليهم من جهة الموظفين، وذلك بجانب قدرته على تسجيل جميع العطلات الرسمية طوال العام.
- يمكنه تفعيل القيود المتمثلة في تحديد الموقع الجغرافي، أو القدرة على التقاط صورة لكل موظف حتى يتيح لنا تسجيل الحضور.
- إمكانية ربط نتائج البرنامج مع برنامج حساب الأجور والرواتب، ومن ثم يتم إضافة الحوافز والخصومات للرواتب بشكل تلقائي.
كيف تختار برنامج حساب ساعات العمل المثالي لشركتك؟
هناك مجموعة كبيرة من برامج حساب ساعات العمل للموظفين، ولكن كل شركة تعتمد على نظام بعينه تقوم باختياره وفقًا لعدة عوامل، والتي سوف نقدمها لكم عبر الآتي:-
- تحديد خطة شاملة بجميع احتياجات الشركة، مع تحديد حجم الشركة، وعدد الموظفين، والميزانية، والمزايا التي نريدها بالشركة وطبيعة العمل بها.
- البحث عبر الانترنت عن أفضل برامج حساب ساعات العمل للموظفين مع اختيار أفضل برنامج منها بعد قراءة المراجعات الخاصة به
- نقوم بتقييم الخيارات التي حصلنا عليها، مع التحقق من سهولة استخدام البرنامج، ودقته في تتبع الوقت، وتقديم التحليلات والتقارير بشكل دوري، وتكامل البرنامج مع الأنظمة الأخرى ودعم العملاء.
- نقوم بإجراء تجربة مجانية للبرنامج قبل الشراء، وطلب ملاحظات الموظفين حول سهولة استخدام البرنامج، ومن ثم نعتمد على البرنامج الذي يلبي كافة الاحتياجات اللازمة لشركتنا.
أهمية حساب ساعات العمل بدقة للشركات والموظفين
يمثل برنامج حساب ساعات العمل للموظفين أداة هامة ورئيسية في الشركة، وذلك من أجل إدارة العمل بشكل صحيح، مع تعزيز العلاقة بالموظفين، وقد يساهم البرنامج من توفير المزيد من الفوائد في عدة جوانب تتضمن ما يلي:-- يوفر لنا البرنامج بيانات ومعلومات دقيقة للغاية حول أداء الموظف الوظيفي بما يشتمل ذلك على مدى التزام الموظفين بعدد الساعات الرسمية، مع تحليل الإنتاجية في خلال تلك الساعات.
- يعزز من المحافظة على سير العمل على تتبع كافة الإجازات، وذلك يساهم في إدارة وتنظيم جداول العمل، مع الحد من حدوث أي نقص وفجوات بالموظفين في خلال بعض الأيام.
- يتم الاعتماد عليه في تحليل سير العمل والإنتاجية للموظفين، حيث تجد أنك في حاجة للزيادة والتقليل من العمالة أو التغيير من بعض الموظفين بسبب ضعف الإنتاجية.
- يساهم في تجنب المشكلات المادية عبر ضمان دقة الحساب الإجمالي بساعات العمل للموظفين.
- يعزز البرنامج من خلق الثقة بين الشركات المختلفة عبر توثيق جميع البيانات العملية للموظفين، وذلك ما يحقق الشفافية لهم ويعزز من الحد من مشكلات سوء الفهم بين الموظفين بالشركة.
- إمكانية توزيع الأعباء بشكل متساوي بين الموظفين، مع تجنب إرهاق البعض وتجاهل الآخرين.
- تؤدي مهمة تتبع الوقت إلي ضمان حساب ساعات العمل الفعلية، بما يشتمل ذلك على الدقة حساب الأعمال الإضافية مما يحد من حدوث الظلم في الأجور.
- يعزز من تحديد المهام التي تحتاج إلي وقت أكبر كما يسمح لنا بالتحسين من العمليات الإنتاجية وتقليل الهدر.
- توافر الشفافية والدقة في تحديد ساعات العمل، وذلك ما يجعل الموظفين على دراية تامة بطرق حساب أجورهم بالساعة.
- يساعد على التحسين من التواصل بين الإدارة والموظفين، حيث يمكننا الاعتماد على البيانات في التحسين والتطوير من بيئة العمل.
الامتثال للوائح العمل وتقليل المخاطر القانونية
يعرف الامتثال للوائح العمل وتقليل المخاطر القانونية بأنه القدرة على الالتزام بكافة القوانين المطبقة والتي تعمل بها كل الشركات، حيث كلما كبرت الشركة واتسعت كلما زادت اللوائح التي يلزم علينا الالتزام بها، وذلك في خلال حدوث مواجهة لذلك التحدي، حيث أن الكثير من أصحاب العمل ما يعتمدن على البرمجيات، وإدارة المواهب، والعمليات التي تدعم سير العمل والتدريب على السياسات، وذلك بهدف حماية جميع أعمال الشركة، كما أنه هناك مجموعة كبيرة من القوانين التي لابد من التعرف عليها بشكل تفصيلي حين بدء العمل مع برنامج حساب ساعات العمل للموظفين، وهي كالتالي:-- قانون الرعاية الصحية الميسرة.
- قانون الأمريكيين ذوي الإعاقة.
- قانون معايير العمل العادلة.
- قانون السلامة والصحة المهنية.
- قانون الإجازة الطبية والعائلية.
- قانون المساواة في الأجور.
- الباب السابع من قانون الحقوق المدنية.
- إدارة الرواتب بدقة:-
- تحسين الكفاءة والإنتاجية:-
- الالتزام والامتثال القانوني:-
- المهام الإدارية المبسطة:-
- التوازن بين العمل والحياة الإنتاجية الشخصية:-
- يمكننا الحصول على تجربة مجانية لبرنامج حساب ساعات العمل للموظفين لمدة تصل إلي ١٤ يوم.
- القدرة على الحساب التلقائي لأيام حضور الموظفين فور الحصول على السجلات المسحوبة من أجهزة البصمة الموجودة بكل شركة.
- إمكانية تحديد ورديات عمل متنوعة، مع تعيين ورديتي عمل باليوم الواحد لكل موظف.
- القدرة على استخراج بيان تفصيلي لعرض جميع النتائج عن برنامج حساب ساعات العمل للموظفين، بما يشتمل ذلك على التأخيرات والغيابات، مع القدرة على حساب ساعات العمل الإجمالية لكل موظف.
- القدرة على ضبط قواعد تسجيل الحضور بجانب التأخير وسياسة الإجازات بالشركة حسب الحاجة.
إدارة الإجازات والتأخيرات والانصراف المبكر
يعد برنامج حساب ساعات العمل للموظفين من أهم البرامج التي توفر تقنية إعداد سياسات الحضور والانصراف بالمنظمات، كما أنها تعتبر من الأعمال الهامة والشاملة لكل شركة، ولابد من التركيز على عدد من النقاط أثناء إدارة الإجازات والتأخيرات والانصراف المبكر، وذلك عبر النقاط الآتية:-- تحديد مواعيد الحضور والانصراف:-
- سياسات الغياب والإجازات:-
- توفير أنظمة تسجيل الحضور والانصراف:-
- نظام المتابعة والرقابة:-
- سياسة الحوافز والمكافآت:-
- نشر السياسات المختلفة بالشركة والتوعية لها:-
حساب الأجور الإضافية والعمل الإضافي بدقة
يمكننا حساب الأجور الإضافية والعمل الاضافي بدقة من خلال الالتزام بالقواعد والمعايير التي يوفرها برنامج حساب ساعات العمل للموظفين، والتي تتمثل في مجموعة من الخطوات التي من بينها ما يلي:-- تحديد أجر الساعة العادية من العمل مع تحديد حد العمل الإضافي
- حساب عدد ساعات العمل الإضافية التي قام بها الموظف
- تحديد الأجر الدقيق في ساعة العمل الإضافية
- حساب أجر ساعة العمل الإضافية
- إضافة حساب أجر العمل الإضافي على الأجر الأساسي
تقارير مفصلة لتحليل إنتاجية الفرق والأقسام
يمكننا الاستعانة ببرنامج حساب ساعات العمل للموظفين في تحليل إنتاجية الأقسام والفرق فلابد من إنشاء تقارير مفصلة تحتوى على مقاييس قابلة للقياس ومؤشرات أداء رئيسية، وتتمثل العناصر الأساسية في تقارير تحليل الإنتاجية في مجموعة عناصر من بينها ما يلي:-- ضرورة تحديد عدد الوحدات المنتجة لكل ساعة عمل يقوم بها الموظف، مع تحديد الإيرادات التي يحصل عليها كل موظف بالشركة.
- العمل على تقييم جودة المنتجات والمخرجات التي تتم في خلال أنظمة الشركة.
- تحليل الكفاءة، وذلك من خلال مدى الاعتماد الفعال على الموارد في تحقيق أهداف الشركة.
- العمل على تجميع كافة البيانات المتعلقة بمؤشرات الأداء من خلال البحث عن المصادر الموثوقة في هذا المجال، وذلك مثل نظام تخطيط موارد المؤسسات ونظام إدارة المشاريع.
- العمل على تقديم تقارير النتائج بطرق موجزة وواضحة من خلال الجداول والرسوم البيانية لتسهيل الفهم على الموظفين وإدارة الشركة.
- يساعدنا البرنامج في تسهيل الاستخدام وسهولة الحصول على جميع الأعمال المختصة بالشركة وأنظمة العمل بها، والتي تتم جميعها بطريقة آلية دون الاعتماد على العمل البشري.
- يوفر لنا الدقة المتناهية في الوصول إلي جميع أهداف الشركة والتعرف على جميع القواعد والضوابط، مع القدرة على حساب الأجور وتحديد مرتبات الموظفين لأكبر عدد من الموظفين بكل الفروع في وقت مثالي دون خطأ.
- يعتبر برنامج حساب ساعات العمل للموظفين من البرامج المتكاملة مع نظام إدارة الموارد البشرية للتسهيل من أعمال معالجة الرواتب.
- يتمكن البرنامج من إعداد عدد هائل من التقارير التفصيلية عن الشركة وهم الموظفين بمختلف القطاعات مع القدرة على استخدامها في تحديد مجالات التحسين.
خطوات تطبيق البرنامج في شركتك
لابد من توفير بعض العوامل لدى الشركة، ومن أهمها هي عملية تحويل الوقت إلي رواتب حتى يتناسب مع برنامج حساب ساعات العمل للموظفين، ويتم ذلك عبر إتباع عدة خطوات من بينها ما يلي:-- حساب الوقت الإجمالي الذي تم العمل به
- الاعتماد على ساعات العمل الفعلية:- عندما نختار ساعات العمل الفعلية للموظفين بحساب رواتبهم فنحتاج بذلك إلي تحديد إجمالي الساعات والدقائق التي تم العمل بها خلال فترة الدفع، ويمكننا جمع تلك الخدمات في سجل زمني أو بنظام تتبع ساعات عمل الموظفين، وسوف نتعرف عليها من خلال الجدول التفصيلي الآتي:-
| Friday | Thursday | Wendy's day | Tuesday | Monday | |
| ٩:٠٠ صباحًا | ٩:٠٥ صباحًا | ٨:٥٥ صباحًا | ٩,١٠ صباحًا | am 9 | Clock in |
| ٥:١٠ مساءًا | ٥:١٩ مساءًا | ٥:٠٠ مساءًا | ٥,٣٧ مساءًا | Pm 5,,30 | Clock out |
| ٨ ساعات و١٠ دقائق | ٨ ساعات و١٤ دقيقة. | ٨ ساعات و٥ دقائق. | ٨ ساعات و٢٧ دقيقة. | ٨ ساعات و١٧ دقيقة. | Total time |
تحديد نطاق الاستخدام والأجهزة المطلوبة
حتى يمكننا تحديد نطاق الاستخدام والأجهزة المطلوبة ببرنامج حساب ساعات العمل للموظفين فلابد من متابعة عدة خطوات من بينها ما يلي:-- تحديد الهدف من المشروع، حيث أن كل مشروع وله عدة أهداف، وهذا ما يعزز من أولوية القيام به، لنفترض أن هدف المشروع هو إنشاء استبيان لعميل جديد، وذلك بشأن التبسيط من عملية قبول العملاء الجدد، مع التأكد من الحصول على كافة المعلومات الضرورية منذ البداية.
- تحديد المخرجات الموجودة للمشروع، وهي عبارة عن ماهية المنتجات التي يهدف إلي تحقيقها البرنامج، مع تحديد العناصر التي لابد من تسليمها لمساعدتنا على اكتشاف الوقت المناسب للتوسع في ظهورها بالأسواق.
- نقوم بتحديد الأنشطة والمهام المتعلقة بالمشروع، مع توفير بيان شامل بجميع الأنشطة التي نريد توافرها.
- لابد من توافر عدد من أجهزة الكمبيوتر واللاب توب لتشغيل برنامج حساب ساعات العمل للموظفين به، مع ضرورة تدريب الموظفين على التعامل مع برامج الاكسيل والجداول لمعرفة كيفية تطبيق شيت العمل ومتابعة الأعمال بطريقة آلية من خلال البرنامج.
كيف حسّن حساب الوقت إدارة الشركات الصغيرة والمتوسطة
يعتبر حساب الوقت إحدى الأدوات الأساسية التي يمكن توافرها في إحدى البرامج المختلفة بعدد كبير من الشركات، حيث أنه يمثل الأداة الرئيسية في تحسين الموارد وإدارة الوقت، وسوف نقدم لكم قصص نجاح التي تظهر لنا كيفية حساب الوقت في التحسين من إدارة الشركة الصغيرة والمتوسطة، وذلك كالتالي:- كانت تعاني شركة الاستشارات الهندسية من صعوبة في تتبع وحساب ساعات العمل للموظفين، وذلك ما أدى إلي التعرض للأخطاء في التأخير بتسليم المشاريع والخطأ بحساب الأجور، وبعد استمرار تلك المعاناة للشركة لفترة طويلة توصلت إلي العمل على تطبيق برنامج حساب ساعات العمل للموظفين الذي يوفر الطرق الآلية في الحسابات وجميع المهام الممكنة بداخل الشركة دون تدخل بشري. وبالفعل تم تطبيق البرنامج على الشركة منا ساهم في التحسين من دقة حساب الأجور بنسبة أكثر من ٩٠٪، مع تقليل الوقت المحدد في تسليم المشاريع بنسبة وصلت إلي حوالي ٣٠٪. مثال لشركة زادت إنتاجيتها بفضل الدقة في تتبع الوقت سوف نقدم لكم الآن مثال لشركة زادت انتاجيتها بفضل الدقة في تتبع الوقت مع تطبيق برنامج حساب ساعات العمل للموظفين، وسوف نعرض تلك لكم تلك الشركة مع كافة الخطوات التي تمت بها في الآتي:- شركة DEF للتصميم، تضم أكثر من ٢٠ موظف وكانت تواجه صعوبة كبيرة في تتبع ساعات العمل للموظفين مما أدى إلي الوقوع في الأخطاء الكبرى بحساب مرتبات الموظفين وتأخير استلام المشروع، كما أنها كانت تعاني من عدم الدقة في حساب ساعات العمل للموظفين وتواجه صعوبة بتسليم المشاريع في الوقت المحدد لها. وقامت الشركة بتطبيق برنامج حساب ساعات العمل للموظفين بها حتى يساعدها ذلك في تتبع الوقت وتقديم التقارير الدقيقة بشكل دوري حول أداء الموظفين بها، وتم تدريب الموظفين بشكل متكامل للقدرة على استخدام البرنامج. وبعد فترة من استخدام البرنامج بها تم التحسين من دقة حساب الأجور حتى وصل لنسبة ٩٠٪ فور تنفيذ البرنامج بها.الخلاصة والدعوة للإجراء
يهدف برنامج حساب ساعات العمل للموظفين إلي عدة أهداف من أهمها الخلاصة والدعوة للإجراء، مع القدرة على حساب إجمالي ساعات العمل بالشركة سواء كانت ساعات عادية أو إضافية، وذلك من أجل ضمان الشفافية بالعمل، كما أن البرنامج يحتوى على تسجيل وقت البدء والانتهاء، وسوف نقدم لكم الأهداف الرئيسية للبرنامج في النقاط الآتية:-- تحديد آلية العمل به من خلال البعد عن الطرق البشرية والاعتماد على برنامج حساب ساعات العمل للموظفين وإدارة العملاء وإدارة الموارد البشرية التي تتوافر بالبرنامج.
- القدرة على تنظيم جميع محتويات وأدوات الشركة، ولابد أن يكون البرنامج بهدف تتبع ساعات العمل والبعد عن الأخطاء البشرية الشائعة.
- التأكيد على الدقة والكفاءة في البيانات المسجلة به، ويعمل البرنامج على مراجعتها بشكل دوري لتفادي أي اخطاء او مشكلات.
- العمل على توعية الموظفين لأهمية البرنامج والطرق الحديثة في استخدامه.
خطوات البدء وطلب العرض أو النسخة التجريبية المجانية
حينما نبدأ في استخدام برنامج حساب ساعات العمل للموظفين فيمكننا الحصول على نسخة تجريبية مجانية، والتي يوفرها البرنامج لسهولة التعامل معه والقدرة على استكشافه، وللحصول على تلك الميزة التجريبية فيمكنكم متابعة الخطوات الآتية:-- نقوم بتسجيل الدخول إلي برنامج حساب ساعات العمل للموظفين الذي تم اختياره.
- نقوم بالنقر على خيار التجربة الذي يشير إلي "ابدأ مجانًا" للحصول على النسخة التجريبية وتجربة العرض قبل شراء البرنامج.
- نقوم بملء النموذج بجميع المعلومات المطلوبة وتحديد كلمة مرور للدخول بها في كل مرة إلي هذا البرنامج.
- نقوم بخطوة تأكيد الحساب من خلال البريد الإلكتروني.
- العمل على استكشاف البرنامج، حيث حينما نقوم بتلك الميزة فور تفعيل الحساب، وتلك المزايا تتمثل في إمكانية تتبع الوقت، تحديد جداول العمل، إنشاء التقارير واضافة الموظفين.
- نبدأ في تجربة تلك المزايا مع فريق العمل الموجود معنا لتقييم مدى تناسب البرنامج مع الاحتياجات الخاصة بالشركة.
