عيوب برنامج ERP: متى يكون النظام عبئًا على شركتك؟

كما نعلم أن نظام erp من أفضل الأنظمة التي لابد نت التعامل الدقيق معها حتى لا يقع علينا الضرر من خلال الاستخدام الخاطئ للنظام، كما أنه لابد من التعرف على عيوب نظام erp حتى يمكننا تفاديها في حالة التعرض للمشكلات، حيث قد يصبح النظام عبئاً على الشركات في حالة حاجته للتكاليف الباهظة التي قد تفوق الفوائد المتوقعة في الحصول عليها من خلال استخدامه، أو في حالة مواجهة الصعوبة بتعقيد النظام مع عدم تحقيق كفاية النظام من خلال تدريب الموظفين على الاستخدام الأمثل لبعض الاقسام مثل ادارة المخازن وانظمة نقاط البيع، وقد يتسبب ذلك في في بطء العمل به مما يؤدي لفشل تطبيق النظام، وذلك بجانب مواجهة المشكلات الأخرى في تكامل البيانات وإدارة التغييرات في حالة التعامل مع الأنظمة القديمة، أو عند اختيار الحلول الغير ملائمة للشركة والاحتياجات الفعلية لها، فقد يتحول نظام erp في تلك الحالة من أداة تمكين إلى مصدر إحباط للشركة وتضخم بالموارد.

أهم عيوب أنظمة ERP التقليدية

جميع الأنظمة لها ما يميزها من عوامل في حالة القيام بتطبيقها على مختلف الشركات، وأيضًا لها المزيد من العيوب التي قد تعيق استخدامها في مختلف الشركات، وتلك العيوب قد تكون من العوامل الغير محتملة في تحمله للشركات، ولذلك فلابد من معرفة المزايا والعيوب، مع دراستها جيداً في حالة الاستعانة بالنظام، حيث أنه في حالة تطبيقه قبل دراسة العيوب فقد يكون هناك مشكلات محتملة في الوقوع على الشركة، وسوف نعرض عليكم تلك العيوب في مجموعة من النقط تتمثل في:
  • التكاليف المرتفعة
مع الارتفاع النسبي للتكاليف التي يطلبها نظام erp سواء التكاليف المنفقة في شراء البرنامج واشتراكاته الشهرية، أو في التكاليف اللازمة للاطلاق والتهيئة، حيث قد تصل نسبة الفشل بأنظمة erp لنسبة كبيرة قد تصل أحياناً لـ 70%، وذلك ما يصعب علينا في نقطة إيجاد السعر المناسب، والتأكد من درجة النجاح للنظام، وتلك الصعوبة لا يمكن التغاضي عنها، وتعتبر من أكثر العيوب القوية بتطبيق النظام.
  • تغيير طرق إدارة الشركة
عندما يتم إدخال نظام erp للشركة فسوف يحتاج إلى عملية ضبط لطرق سير المنظمة بالخطوات التي تتوافق مع النظام، وذلك ما قد يؤدي لحدوث تغييرات كبيرة بمستويات الشركة، والتي قد تصل أحياناً لإعادة الهيكلة بطرق الإدارة، مع طبيعة التواصل فيما بين الأقسام المتنوعة.
  • الصعوبة في تعود الشركة على النظام
تحتاج الشركات لفترات طويلة حتى تعتاد على النظام بطرق عمله المختلفة، كما أن عملية تثبيت نظام erp قد تحتاج لسنوات طويلة في خلال العديد من الشركات المعقدة بالهيكل واحتياجات الشركة، وذلك بجانب ارتفاع التكاليف اللازمة للمتخصصين بنظام erp وهم المسؤولين عن تثبيته بالشركات، وقد يؤثر ذلك في الفترات اللازمة لتجانس العمليات بالشركة والنظام، وتحتاج لفترات طويلة.
  • تعقيدات النظام وصعوبة التعامل معه
بالرغم من حدوث التدريبات السابقة للموظفين في الشركة على النظام، وإمكانية تطبيق برنامج erp على أنظمة الشركة إلا أن الموظفين يظلوا في حاجة لكفاءات مهنية وتكنولوجية عالية، وذلك حتى توافي كافة متطلبات نظام التخطيط لموارد المؤسسة، كما يمكنها التعمق به مع التحسين من طرق التعامل معه.
  • عوائد الاستثمار بعيدة المدى
من أكثر عيوب نظام erp هي أنه لا تظهر نتائج العمل على الفور من إنشاء النظام، وذلك قد يحتاج للوقت الهائل من أجل تأهيله للتهيئة، مع إحلال البدائل عن الأنظمة القديمة، وبذلك فلا يكون هناك مردود للأموال التي تم إنفاقها على النظام لا تظهر إلا بعد مدة من تطبيقه.
  • التسبب بمشكلات عدم رضا العميل
تحدث المشكلات الخاصة بعدم رضا العميل عن الخدمة بنظام erp في شركاتنا عندما يحدث تأخير في الرد عليهم وإمدادهم بالمعلومات اللازمة لهم منه، حيث أنه في حالة تجاول العملاء مع الموظفين بنفس النظام فقد يزيد ذلك من عملية التعقيدات، مع رفعه من أهمية الدقة بالنظام، حيث قد يخرج نظام erp عن كونه نظام داخلي فقط، وفي الكثير من الأحيان التي قد يحدث تأثيراً بالنظام فيها فقد تنعكس تلك المشكلة على العملاء بالتبعية.
  • الصعوبة في نقل البيانات بالنظم السابقة
عندما نحتاج لنقل كم هائل من المعلومات والبيانات القديمة للنظام قبل البدء في الاستخدام، أو يتم نقلها على الفور من تفعيله فقد يتسبب ذلك في حدوث أزمة من جهة الوقت والجهود اللازمة، مع الحاجة لإعادة الصياغة والترتيب حتى تتناسب مع نظام erp الحالي بالشركة، وذلك هو ما يدعونا لضرورة الاستقرار بنظام واحد لفترة طويلة.

كيف تتجنب عيوب ERP عند اختيار النظام المناسب؟

 كيف تتجنب عيوب ERP عند اختيار النظام المناسب؟ هناك مجموعة من العيوب لابد من تجنبها في القيام بتنفيذ وتطبيق نظام erp، حيث لابد من البدء بالتقييم الشامل والدقيق لكافة الاحتياجات بالشركة، مع الحرص على تحديد الأهداف الواضحة للشركة للشركة، وذلك من خلال ضرورة اختيار نظام مزود بقابلية التوسع، والتكامل مع الأنظمة الأخرى وسهولة الاستخدام، وذلك بجانب الأخذ في الاعتبار بتحديد التكاليف الاجمالية، مع توفير الدعم الفني والتدريب الشامل للموظفين، مما يسهل علينا في الكثير من العوامل، وتلك العيوب متمثلة في:
  • شراء برامج منخفضة التكاليف
تتلخص حاجة الشركة للأنظمة في غيجاد برنامج يستوعب كافة التفاصيل التابعة للعمل، مع تحقيق أقصى درجات الكفاءة، وذلك لا يعني اتفاق مواد المؤسسة على شراء نظام erp مناسب لاحتياجات الشركة، وبذات الوقت يكون ذات تكلفة مناسبة للميزيانية.
  • تشغيل البرامج على الخوادم الداخلية للشركة
الاعاماد على الأنظمة السحابية بدلاً من الاستضافة على الخوادم لن يكلفنا الكثير من الأموال، حيث تكتفي الشركة بدفع الاشتراك الشهري أو السنوي في مقابل الخدمة، كما يمتاز بجميع الصلاحيات دون تفكير أو إهدار الوقت.
  • عدم الاهتمام بالتأمينات المالية للبيانات 
البيانات المالية تعتبر أساس العمل، وذلك حينما يتعلق الأمر بالمستقبل الكلي للعمل، ولذلك فلابد أن نبذل الكثير من الجهود لحمايته.
  • تجاهل تكامله مع نقاط البيع
يعتبر التكامل فيما بين نظام erp مع نقاط البيع فقد يقلل من عملية الادخال اليدوي للبيانات، وذلك ما يمنحنا الرقابة الكبرى بمواقع البيع، وذلك يعزز من سرعة حركة ونمو العمل.
  • عدم تلبية الاحتياجات للعمل
لابد أن نبحث عن أفضل الحلول والمزايا المختلفة قبل البدء في شراء النظام، حيث لابد من مراعاة كافة عوامل المرونة والتوسع، مع التأكد من قابليته للتوسع ومواكبة الأعمال، وذلك حتى لا تتأثر الشركة بشكل سلبي بسبب الضعف والمحدودية للبرنامج.
  • صعوبة الوصول للبيانات
تعتبر البيانات بمثابة العمود الفقري للمؤسسات بالعصور الحديثة، وفي حالة استخدام نظام erp بمقر الشركة فيجعل الوصول إاليه مرتبط بتواجده بالمؤسسة، وذلك يؤثر على سرعة القرارات، ولذلك فأنت تحتاج إلى جهاز لوحي مع مختلف التقارير المتنوعة التي يمدنا بها النظام.
  • الاهمال في تدريب الموظفين على استخدام النظام
عندما يتم الاهمال بتدريب الموظفين على استخدام البرنامج فقد يصبح عبئاً على الشركة، ولابد من تدريبهم بشكل فعال حتى يكن غنياً بالمميزات للقدرة على التعامل اليومي معه.

تكاليف مرتفعة بدون عائد واضح

التكاليف المرتفعة بنظام erp لابد أن يتم دراستها جيداً مع تحليل العائد على الاستثمار، وتعتبر خطوة رئيسية في لتنفيذ التطبيق، والتي يكون الهدف الرئيسي منها هو؛ تقديم نظرة شاملة للفوائد والتكاليف المتوقعة عبر الاعتماد على النظام، وذلك ما يساعد الإدارة العليا في اتخاذ القرارات السريعة والصحيحة، ويتم تحليل التكاليف والعائد على الاستثمار عبر الآتي:

تحديد التكاليف المباشرة والغير مباشرة

 تحليل التكاليف قد يكون الهدف منه هو تقييم الفوائد الممكن للمؤسسة تحقيقها عبر الاعتماد على نظام erp، بما يشتمل ذلك على تكاليف التطوير، والتراخيص، والصيانة والتدريب، بجانب التكاليف الغير مباشرة التابعة لتعطيل العمل عبر فترة التنفيذ أو تحديث العمليات. تقييم الفوائد المحتملة  التحليل الشامل للتكاليف يهدف لتقييم الفوائد السابق تحقيقها من المؤسسة عبر استخدام النظام، وتلك ما تشتمل على زيادة الإنتاجية، وتحسين الكفاءة التشغيلية، وتعزيز القدرة على اتخاذ القرارات، مع التقليل من التكاليف التشغيلية على المدى البعيد. قياس العوائد المالية عبر القيام بمقارنة الفوائد المالية المتوقعة للنظام فقد تتمكن الشركة من قياس العائد المالي، وذلك ما قد يساعدنا في تحقيق العائد المطلوب من من الاستثمار على المدى البعيد. دعم اتخاذ القرارات عندما يتم التحليل الدقيق للتكاليف وعائد الاستثمار، فسوف تساعدنا كثيراً في اتخاذ القرارات المدروسة المبنية على الأرقام والحقائق بدلاً من اعتماد الشركة على الافتراضات أو التخمين، مما يساهم في التقليل من المخاطر التشغيلية والمالية التابعة لعوامل تنفيذ النظام. تحديد المخاطر المحتملة عبر تحليل التكاليف وعوائد الاستثمار فلابد من تحديد المخاطر المحتمل حدوثها، وذلك مثل تعطل العمليات، التكاليف الزائدة، أو عدم التحقق من الفوائد المتوقعة، وذلك ما يساعد في وضع الاستراتيجيات اللازمة لإدارة وتخفيف المخاطر. مقاومة الموظفين والتغيير داخل الشركة تعتبر مقاومة الموظفين للتغييرات بالشركة أثناء تطبيق نظام erp من الظةاهر الشائعة التي يكون السبب ورائها هو خوف الموظفين من المجهول، أو الخوف من كشف الممارسات الغير نظامية، أو فقدان السيطرة أو التغييرات الجذرية بطرق العمل، وذلك ما يحتاج إلى الادارة الفعالة للتغيير من خلال التواصل الواضح، مع إشراك الموظفين، وسوف نتعرف عليكه بشكل تفصيلي من خلال الآتي: تهيئة الموظفين لاستقبال التغيير من أكثر العقبات التي تعيق الخطوات المحددة في تطبيق نظام erp بالشركات هي المحاولات السابق تنفيذها في مقاومة التغيير، وذلك سواء كان من الخوف بإيقاف طريقة الاختلاس التي يتم اكتشافها من خلال فلسفات البرنامج، أو من الرغبات الطبيعية في الاحتفاظ بالطرق المعتاد عليها من قبل ومقاومة أي تغييرات جديدة. إدارة التوقعات تضمن لنا إدارة التوقعات القابلية للتكيف والمرونة طوال عملية التنفيذ، ولذلك فلابد من الاستعداد الكبير للعمل على التعديل من خطة المشروع في حالة لزوم الأمر لذلك، مع مواجهة التحديات الغير متوقعة. تحديد الميزانية التحديد المسبق للميزانية المتوافرة مع العميل من العوامل التي تضمن لنا بقاء عملية تنفيذ النظام على مساره الصحيح، مع الحساب والوعي الحقيقي بالاحتياجات، ومنها الاحتياجات المادية مثل؛ التدريب، وحساب عدد المستخدمين، واعتبارات التوسع وتكاليف الصيانة، وذلك ما يسهل على أداء تلك المهمة. نقل البيانات من أولى الخطوات الفعالة في تنفيذ البرنامج هي مرحلة نقل البيانات التي يسعى العميل بها للانتقال السلس، وفي تلك المرحلة لابد من مراعاة النهج وطرق الاستخدام بنقل البيانات، مع دراسة العوامل التي تلعب دور رئيسي في تحديد طرق النقل المناسبة. تدريب الموظفين في حالة الحديث عن أفضل الخدوات المتبعة لتطبيق نظام erp فلابد من الاهتمام بعملية التدريب الجيد للموظفين على استخدامه، حيث يعتبر من الجوانب الأكثر أهمية في التشغيل، كما أنه يضمن لنا تحقيق النجاح الفعال والكبير بالمجال، سواء كان يتم تنفيذه بالشركة للمرة الأولى أو في خلال التحول من برنامج لآخر، ولابد على الشركة أن تضمن الاستخدام الفعال للتكنولوجيا الحديثة، مع نقل المعرفة بشكل متكامل. الاختبارات الاختبار يعتبر من الخطوات الحاسمة لتحديد مدى ملائمة ونجاح النظام، وقد يساعدنا في تحديد المشكلات الموجودة، مع تصحيحها قبل البدء في تشغيله، وضمان أن نظام erp يعمل على الطرق والخطوات المحددة له من قبل. التنفيذ الفعلي بعد الانتهاء من اختبار قدرة البرنامج في التطبيق بالشركة، فيقوم العميل بالاحتفال مع الموظفين بتنفيذ النظام، والذي يحتاج للتخطيط والتنفيذ الدقيق، ولذلك فلابد من تحديد الأولويات بتحديد التاريخ المناسب للتشغيل، مع الوصول لتفاصيل التشغيل المباشر بشكل واضح لجميع الموظفين.

ما هي أبرز عيوب برنامج ERP للشركات الصغيرة؟

الشركات الصغيرة من أكثر الشركات التي تقوم بالمخاطرة في تنفيذ برنامج erp لديها، وذلك لأنها تقوم بدفع مبالغ طائلة دون التأكيد على نجاحه لديها، وهناك مجموعة من العيوب التي لابد من دراستها بشكل فعال، مع القيام بتفاديها عبر الخطوات الصحيحة لها دون وقوع الضرر على أنظمة الادارة بالشركة، وسوف نتعرف على أبرز العيوب المنتشرة في تطبيق البرنامج للشركات الصغيرة، وتتمثل عيوب نظام erp في مجموعة من العوامل الآتية: التكلفة العالية عندما تتعامل الشركات الصغيرة مع نظام erp في أنظمتها فلابد أن تتأكد من دراسة التكاليف الواضحة للاعتماد عليه، وذلك لأن الشركات الصغيرة لا يكون لديها ميزانية مناسبة لذلك، كما أن السعر النهائي لتنفيذ نظام erp قد يكون أعلى من الميزانية الكاملة للشركة، بجانب الحاجة للتكاليف الإضافية في حالة القيام بطلب التخصيص لبعض الواحدات الإضافية له. محدودية الدعم في الكثير من الدول لا يكون هناك دعم كافي بشكل مادي أو معنوي للنظام، وهذا ما قد يمثل أكثر العيوب التي تعيق استخدامه بشكل فعال في الشركات المختلفة سواء كانت مختصة بالدعم المادي أو المعنوي، وذلك من أكثر عيوب النظام التي لابد من تفاديها، وبذلك فيجب على الشركات اختيار الأنظمة المعتمدة للحصول على الدعم الفعال. التكامل مع القوانين المحلية من خلال استخدام برنامج erp دون دراسته، فقد يكون التكامل مع القوانين المحلية بالدولة عبارة عن تحدي كبير، ولذلك فلابد من تكييف النظام ضمن خصائصه حتى يمكنه الامتثال للمتطلبات والاحتياجات المحلية للشركة والمنطقة الموجودة بها. قلة الوعي والتدريب للموظفين لابد من التدريب السابق للموظفين وتعرفهم على كافة البيانات والطرق العلمية المختصة بنظام بشكل سابق دون إهمال تلك الخطوة، وذلك لأن تدريب الموظفين ودرجة وعيهم بالنظام يعتبر من أهم العوامل المؤثرة في نجاح النظام، ولذلك فإن قلة الوعي والتدريب يعتبر من التحديات الأساسية في حالة تطبيق النظام بالشركات الصغيرة، ولذلك فلابد من توافر الكثير من الدورات التدريبية الشاملة للموظفين من أجل تعلم طرق استخدام البرنامج بدقة وكفاءة.

هل يمكن تقليل مخاطر فشل مشروع ERP؟

الكثير من الشركات ما تعتمد على تطبيق النظام بها والعمل به من خلال كافة الخطوات والأعمال المختصة به، ولكن بعد الاتمام الصحيح والدقيق لجميع ما يتعلق بالنظام قد تتعرض الشركات للفشل، وذلك ما يؤدي لضرورة التعرف على كافة العوامل التي تتسبب في الفشل حتى نعمل على تفاديها والاعتماد على العوامل الصحيحة التي تقلل من مخاطر الفشل، ولذلك فلابد من الاعتماد على مجموعة من العوامل الآتية في الشركة:
  • تحديد الهدف من البرنامج
لابد من تحديد الأهداف والاحتياجات التي سوف نقوم بتطبيق النظام من أجل الحصول عليها بالشركة، ولذلك فلابد على الإدارة العليا من وضع الأهداف الحقيقية التي تلبي كافة الاحتياجات.
  • تحديد الاحتياجات
من الضروري كتابة وثيقة تشتمل على كافة الاحتياجات اللازمة للشركة بشكل تفصيلي لكافة الأقسام، مع محاولة فهم طرق العمل لكل منه والتعرف المشكلات المواجهة له، وتوفير الحلول الصحيحة.
  • إعطاء الأولوية للعمليات
لابد من تحديد ورسم العمليات من البداية بصورة واضحة حتى يساعدنا ذلك على اختيار النظام الصحيح المناسب مع احتياجات الشركة، وتلك العمليات لا يمكن تعريفها حتى تتمكن الشركة من رسم التوجهات لمفهوم الاستراتيجيات المستقبلية.
  • الحصول على دعم الإدارة العليا
العديد من المشكلات التي قد تواجهنا بالنظام هي من خلال الإدارة التي لا تدعم مشاريعها، والتي يكون مصيرها الفشل، ولذلك فلابد أن نكون على دراية تامة بتطورات المشروع التي تدعمه في المحافظة على التزام الموظفين بالشركة حتى يكون الادارة جاهزة لحل مختلف المشكلات التي قد تواجهنا.
  • معالجة التغييرات
تطبيق نظام erp يعتبر تحول كبير بأنظمة الشركة، ولذلك فلابد من تدريب الموظفين على استخدامه، مع الحد من مقاومتهم للتغييرات في خلال توافر الدورات التدريبية الفعالة التي تجعلهم على دراية شاملة بجميع مكوناته وأساليب التعامل معه.
  • تقسيم المشروع لمراحل
لابد من الانتهاج بعملية تقسيم البرنامج على أكثر من مرحلة، وذلك بداية من المرحلة المالية، ومن ثم القطاع التجاري، ثم بعد فترة شهر أو أكثر يمكننا العمل على مخرجات النظام، مع ضرورة التأكد من مهارات الموظفين، وبذلك فيمكننا تطبيق النظام بقسم الصيانة والتصنيع.
  • تجربة النظام قبل التفعيل الرسمي له
لابد من الحرص على إنشاء البيئة التجريبية لمواكبة بينالت الشركة الحقيقية، مع ضرورة اكتشاف الأخطاء قبل الانتقال لمراحل التشغيل الفعلية له.

متى يكون الاستثمار في ERP غير مناسب؟

الاستثمار في أنظمة erp الحديثة من أهم الأمور التي لابد أن تلتزم بها جميع الشركات، وقد يكون الاستثمار غير مناسب في الكثير من الحالات التي من خلالها يمكننا إعادة التفكير في تطبيقه، ومنها؛ عندما يتم التعامل مع الشركات الصغيرة التي تحتاج للتكامل المعقد، أو غيرها من العوامل التي قد تعيق عملية تطبيق النظام، وتجعل عملية استثماره من العوامل الغير مناسبة للشركة، وتتمثل تلك العوامل في:
  • عدم وضوح الاحتياجات
في حالة عدم قيام الشركة بتحديد احتياجاتها ومتطلباتها اللازمة من خلال استخدام نظام erp فلا يكون النظام مناسب لنا.
  • التنفيذ والتعقيد
تعتبر الأنظمة السحابية من أكثر الأنظمة المعقدة التي قد يمكننا التعامل معها، والتي تحتاج للوقت الكبير في تنفيذها ودمجها مع أنظمة الشركة الأخرى.
  • ضعف البنية التحتية
الاعتماد على الخوادم القديمة أو الغير كافية يؤدي لبطء النظام وتأثيره على الأداء العام له.
  • مقاومة الموظفين
عندما لا يمكن اشتراك الموظفين وتدريبهم الفعال على استخدام النظام قد يعيق نجاحه واعتماده.
  • الاعتماد على النظام الخطأ
عندما نقع في اختيار النظام الخطأ، أو النظام الذي لا يمكنه موافاة كافة المتطلبات اللازمة لنا فقد يؤدي ذلك لضعف أداء النظام.   عيوب برنامج ERP: متى يكون النظام عبئًا على شركتك؟ من أكثر العوامل التي لابد من دراستها جيدا في العديد من الشركات الحديثة التي تعتمد على النظام في مختلف مجالات وقطاعات الشركة لديها، وذلك لأنه قد يؤثر على تحديد إمكانية نجاح أو فشل المنظمة، ولمعرفة المزيد حول موضوعنا فعليكم متابعتنا على الرابط الخاص بنا بالأسفل.  

بعض من عملائنا

our client logo one
our client logo two
our client logo three
our client logo four
our client logo five
our client logo six
our client logo seven
our client logo eight
our client logo nine
our client logo ten
our client logo eleven
our client logo twelve
our client logo thirteen
our client logo fourteen
our client logo fifteen
our client logo sixteen
our client logo seventeen
our client logo eighteen
our client logo nineteen
our client logo twenty
our client logo twenty one
our client logo twenty two
our client logo twenty three
باستخدام موقعنا، فإنك تقبل الشروط والأحكام و سياسات الخصوصية  X