ما العوامل التي تؤثر في تكلفة صيانة نظام ERP في مصر؟

تتأثر تكلفة صيانة نظام ERP في مصر بعدة عوامل، أهمها: حجم المؤسسة وعدد المستخدمين، نوع النظام المستخدم (سحابي أم محلي)، مستوى التخصيص المطلوب على النظام، درجة التكامل مع الأنظمة الأخرى مثل CRM والمخزون، حجم التدريب المطلوب للموظفين، بالإضافة إلى عدد ونوع التحديثات الدورية التي يحتاجها النظام.

ما الفرق بين صيانة نظام ERP السحابي والنظام المحلي؟

في الأنظمة السحابية تكون مسؤولية الصيانة والتحديثات والأمان على مزود الخدمة، وتكون التكاليف غالبًا في صورة اشتراك شهري أو سنوي، مع سهولة التوسع والوصول من أي مكان. أما في الأنظمة المحلية On-Premise فتتحمل الشركة تكلفة البنية التحتية والأجهزة والترخيص والصيانة الداخلية، مع مسؤولية كاملة عن الأمان والتحديثات، وغالبًا ما تكون التكلفة المبدئية أعلى.

كيف أختار عقد صيانة نظام ERP مناسب في مصر؟

لاختيار عقد صيانة مناسب يجب أولًا تقييم احتياجات الشركة والأهداف من الصيانة، وتحديد هل تحتاج لصيانة شهرية أو ربع سنوية أو سنوية. ثم اختيار مزود خدمة لديه خبرة بالسوق المصري ويدعم الضرائب والفوترة الإلكترونية، مع دعم فني بالعربية. كذلك يجب مقارنة التكلفة مقابل الخدمات المقدمة، ومراجعة البنود القانونية مثل مدة العقد، شروط التجديد، شروط الإنهاء، ومستوى الخدمة (SLA) وأوقات الاستجابة للأعطال.

كيف أقلل تكلفة صيانة نظام ERP بدون التأثير على الأداء؟

يمكن تقليل تكلفة صيانة نظام ERP بدون التأثير على الأداء عن طريق تدريب الموظفين على الاستخدام الصحيح للنظام، والالتزام بالتحديثات الدورية، والاعتماد على الأتمتة قدر الإمكان، وتقليل التخصيصات المعقدة غير الضرورية، والتركيز على تحسين العمليات الروتينية، واختيار حلول سحابية مناسبة، إضافة إلى مراقبة أداء النظام باستمرار واكتشاف المشكلات مبكرًا قبل أن تتحول لأعطال مكلفة.

ما هي أنظمة ERP الشائعة المستخدمة في مصر؟

من أنظمة ERP الشائعة في مصر: الأنظمة العالمية مثل Oracle NetSuite، SAP Business One، Microsoft Dynamics 365، بالإضافة إلى حلول محلية وعربية موجهة للسوق المصري تدعم الفواتير الإلكترونية والضرائب المحلية وتلائم بيئة الأعمال في مصر.

ما هي مزايا وعيوب نظام ERP؟

من أهم مزايا نظام ERP: زيادة الكفاءة الإنتاجية من خلال أتمتة العمليات الروتينية وتقليل الأخطاء البشرية، وتكامل العمليات بين أقسام الشركة المختلفة عبر نظام موحد، وتحسين جودة ودقة التقارير. أما العيوب فتشمل ارتفاع تكلفة التنفيذ والتراخيص والصيانة، وتعقيد التطبيق والحاجة لوقت لتدريب الموظفين، والحاجة الدائمة لصيانة ودعم فني لضمان استمرار أداء النظام بشكل سليم.

ما المقصود بصيانة نظام erp؟

Q: ما المقصود بصيانة نظام ERP؟

صيانة نظام ERP هي مجموعة من الأنشطة الدورية التي تهدف للحفاظ على كفاءة النظام وضمان استمرارية عمله، وتشمل إصلاح الأخطاء، تثبيت التحديثات والإصدارات الجديدة، تحسين الأداء، إدارة البيانات، وتأمين النظام ضد الثغرات. الهدف هو أن يظل النظام محدثًا ومتوافقًا مع احتياجات العمل المتغيرة وأن يحافظ على استثمار الشركة في النظام.

Q: ما هي مكونات تكلفة صيانة نظام ERP؟

تتكون تكلفة صيانة نظام ERP من عدة عناصر منها: تكاليف العمالة (رواتب وأجور وتدريب فرق الصيانة)، تكلفة قطع الغيار والمواد، نفقات الأدوات والمعدات المستخدمة في الصيانة، التكاليف العامة مثل الكهرباء وصيانة الورش والمخازن، بالإضافة إلى رسوم صيانة البرمجيات التي تشمل التحديثات والترقيات والترخيص والتخصيص ودعم المورد.

مع الاعتماد على الأنظمة السحابية في الشركات فلابد من البحث عن أفضل المراكز المقدمة لأفضل الخدمات مع معرفة تكاليف صيانة نظام erp من مختلف مكوناته، وهي عبارة عن مجموعة من الأنشطة الدورية التي تضمن لنا دقة وكفاءة الأداء بالنظام، بما يشتمل ذلك على إصلاح الأخطاء، والتحديثات، وإدارة البيانات، وتحسين الأداء وضمان الأمان، كما أنها تهدف للمحافظة على بقاء النظام محدثًا ومتناسب مع احتياجات العمل المتغيرة حتى نضمن الاستمرارية في للعمليات وتحقيق الاستفادة القصوى من استثمارات الشركة بالنظام، ومن أهم الجوانب اللازمة للصيانة بنظام erp إدارة الإصدارات والتحديثات، والتي تشتمل على الترقية لأحدث إصدار مع تطبيق التحديثات بهدف تصحيح الثغرات الأمنية، مع إضافة المزايا الأخرى عليه، وسوف نتعرف على تكاليف صيانة erp بشكل تفصيلي في موضوعنا هذا.

العوامل التي تؤثر في تكلفة الصيانة في مصر

تكاليف صيانة erp تتأثر بالعديد من العوامل التي من خلال التعرف عليها نٌحدد إذا كان النظام يحتاج لتكاليف كبيرة أم لا، وذلك لأن الأنظمة السحابية في مصر عادةً ما ترتبط بمجموعة من العوامل الرئيسية التي توفر لنا الدقة والكفاءة في تحديد أجزاء الصيانة اللازمة، حيث أنها ترتبط بحجم المؤسسة المعتمدة على نظام erp بداخلها، كما أن تكاليف صيانة erp من الأجزاء الهامة التي لابد أن تشتمل الخدمة المقدمة بالشركة عليها، مع توافر الدعم الفني المخصص، وإصلاحات الأخطاء وتحديثات البرنامج، وغيرها من العوامل التي سوف نتعرف عليها في الآتي:

حجم المؤسسة وعدد المستخدمين للنظام

تزداد التكاليف وتقل من خلال تحديد حجم المؤسسة وعدد مستخدمي نظام erp بالشركة، وكلما زاد عدد المستخدمين زادت التكلفة.

نوع النظام

تختلف تكاليف الصيانة باختلاف أنواع الأنظمة السحابية، والتي في العادة ما تكون ذات اشتراك شهري، والأنظمة الأخرى المحلية وهي؛ On-Premise، وتلك الأنظمة تحتاج استثمارات كبرى بالبنية التحتية والصيانة.

التخصيص والمرونة

تحتاج الوظائف المتخصصة والمتطلبات المخصصة لعمليات أخرى أكثر من الاستخدام القياسي للنظام، وهذا ما يزيد من تكاليف التطوير والصيانة.

التكامل مع الأنظمة الحالية

عندما نستخدم إحدى أنظمة erp فنعلم جيدًا أنها بحاجة للتكامل مع الأنظمة الأخرى مثل إدارة المخزون أو CRM، وهذا بداخله ما يزيد من تعقيد الصيانة مع وضع تكاليف إضافية عليها.

التدريب والدعم الفني

تتعدد وتختلف أساليب وأسباب الصيانة التي يتطلبها النظام، مع اختلاف التكلفة وفقًا لنوع ومستوى التدريب والدعم الفني المطلوب للموظفين، حتى نضمن فعالية استخدام النظام.

التحديث الدوري للنظام

تشتمل تكاليف صيانة erp على التحديثات الدورية للنظام، والتي من الضروري إجرائها حتى يتماشى النظام مع التطورات التكنولوجية بالشركة، سواء كانت تلك التحديثات بهدف التطوير من مزايا النظام أو استخدامها في سد الثغرات الأمنية، وتلك العوامل من التحديثات تحتاج لتكاليف إضافية على تكلفة الصيانة الدورية له.

الفرق بين صيانة النظام السحابي والمحلي

تختلف الفرق الرئيسية فيما بين النظام السحابي والمحلي في أن الأنظمة المحلية تحتاج إلى الإدارة والصيانة الفعالة في كل شئ في أجزائها الداخلية، بينما الأنظمة السحابية تقوم بإدارة مزودي الخدمة الخارجية لصيانته وتحديثاته، وذلك قد يقلل من الأعباء على الفريق الخاص بتكنولوجيا المعلومات في كل شركة، أما عندما يتعلق الأمر بتكاليف الصيانة فنجد أن التكاليف عالية في الأنظمة المحلية من خلال الحاجة لشراء بعض الأجهزة، وفي الكثير من الأحيان ما تكون تكاليف البدء قليلة بالأنظمة السحابية لاعتمادها على نماذج الدفع وفقًا للاشتراك أو الاستخدام، كما قد توفر الأنظمة السحابية قابلية كبرى للتوسع الفوري، وفيما يلي نعرض عليكم مقارنة شاملة وتفصيلية عن الفرق بين صيانة النظام السحابي والمحلي بالجدول الآتي:

الأنواع	النظام السحابي	النظام المحلي
التكاليف	الأنظمة السحابية دائمًا ما تكون من الأنواع الأرخص في تكاليف صيانة erp بكل الشركات، كما تعتمد الشركات على استخدام أكثر أنواع الأنظمة المفيدة والأرخص بالأسواق، كما أنها يمتاز بقلة التكاليف التشغيلية له، حيث أن كافة التكاليف التي تحدد على النظام أقل كثيرًا من المتوقع، كما أنه يعتمد على نموذج الاشتراك أو طرق استخدام النظام، وبذلك فإن التكلفة متغير حسب الاستخدام.	مع النظام المحلي فتكون التكاليف في البداية مرتفعة من خلال شراء البنية التحتية وهي؛ البرامج والأجهزة، مع إضافة تكاليف أخرى في التشغيل والصيانة المستمرة.
مسؤولية النظام	مع استخدام الأنظمة السحابية بالشركات فإن تكاليف الصيانة تقع على مسؤولية المزود الخارجي للخدمة، وليس على عاتق الشركة المستخدمة له، وذلك ما يساعدها في خفض التكاليف المحددة.
التحكم	مع نظام erp السحابي يكون لدينا نسبة قليلة في التحكم بالبنية التحتية الأساسية للشركة، ولكن يوفر لنا نسبة تحكم كاملة في البيانات والتطبيقات.
الأمان	يعتمد نظام erp السحابي على كافة إجراءات الأمان التي تخص مزودي الخدمة، وذلك مع الحاجة لعملية اتباع أفضل الممارسات الأمنية.	تقع المسؤولية الكاملة لإحدى الأعطال والمشكلات التي تحدث للنظام المحلي على عاتق الشركة، وذلك قد يزودنا بالأمان بنسبة أكبر من الأنظمة الأخرى في حالة التطبيق الصحيح له، ولكنه يعتمد بشكل كبير على موارد الشركة.
المرونة	من مزايا الأنظمة السحابية أنها سهلة الوصول والتوسع من أي مكان حالة وجود الإنترنت به، كما أنها تمنحنا عملية التحديثات التلقائية للنظام وكافة أقسام الشركة المرتبطة به.	يمتاز النظام المحلي بقابلية التوسع المحدودة بحجم الأجهزة، كما قد تحتاج التحديثات التي قد تتم على النظام جهد وتنسيق يدوي جيد قبل البدء بتطبيقها على أجهزة وبرامج الشركة.

كيف تختار عقد صيانة مناسب في مصر؟ عقود الصيانة في مصر من العوامل الرئيسية التي تحافظ على النظام، حيث أن الاعتماد على شركة صيانة صيانة للفحص الدوري للأنظمة السحابية قد تساعدنا في المحافظة عليها من تعرضها للضرر أو المشكلات، ومع وجود عقد صيانة مكتوب فبذلك نحافظ على النظام، ولا يكون هناك داعي بدفع مبالغ كبرى في تكاليف صيانة erp، كما أن عقود الصيانة تحد من النزاعات القائم على سوء فهم بإحدى شروط الشركة، وحتى يمكننا اختيار العروض المناسبة فعلينا إتباع الآتي:

تقييم الأهداف والاحتياجات

من أولى الطرق في اختيار عقود الصيانة المتناسبة مع الشركات والعملاء المستخدمين لنظام ERP السحابي هي القيام بالتقييم الشامل لاحتياجات الشركة من شركات الصيانة، كإمكانية تحديد عقود صيانة شهرية، أو سنوية أو ربع سنوية، وذلك كما يلي:

يتم القيام بتحليل العمليات، مع تحديد العمليات والمشكلات الحالية التي هي في حاجة للتحسين أو الأتمتة، وذلك مثل؛ إدارة المخزون، المحاسبة، الموارد البشرية.
تحديد الهدف من عملية الصيانة ككل، مثل الصيانة بهدف التقليل من وقت العطل،أو تحسين الكفاءة أو الامتثال للوائح، ولابد أن تضع الشركة أهداف قابلة للقياس مثلما في الصيانة والتحديث بهدف حدوث زيادة في الإنتاجية للموظفين بنسبة 30% خلال 5 أشهر.
التوقعات المستقبلية مثل توقعات النمو المستقبلية للشركة، مع التأكيد على قابلية البرنامج للتوسع.

اختيار مزودي الخدمة المناسبة

اختيار مزودي الخدمة المناسبة من أهم الخطوات التي تساعدنا في الحفاظ على جودة النظام واختيار عقود الصيانة المناسبة، ويتحدد ذلك من خلال:

لابد من البحث عن مزود خدمة لديه خبرة كبيرة في السوق المصري، مع قدرته على فهم الاحتياجات اللازمة لنمو الشركة، مثل؛ دعم الضرائب المحلية والفواتير الإلكترونية.
ضرورة التأكيد على أن عقود الصيانة توفر لنا الدعم الفني الموثوق به، مع ضرورة توافرها للدعم باللغة العربية.
لابد من اختيار أفضل الأنظمة سهلة الاستخدام على الموظفين، وذلك حتى نضمن سرعة تبنيه وتقبله من إدارة الشركة وموظفيها.
التحقق من قدرة النظام على التكامل مع مختلف البرامج الأخرى التي تعتمدها الشركة في الاستخدام الحالي مثل؛ إدارة علاقات العملاء وبرامج المحاسبة.
قبل التعاقد مع شركات الصيانة يلزم علينا التحقق من مدى توافر التحديثات الدورية للنظام، مع تفاصيل الخاصة بدورات التدريب على النظام من جهة الموظفين، بجانب خطط الدعم المستمر، وكل ذلك بالإضافة إلى إمكانية التخصيص وفقًا لاحتياجات الشركة.

الموازنة بين المزايا والتكلفة

لابد من الموازنة بين مزايا شركة الصيانة والتكلفة التي تضعها على العقود الشاملة بمختلف المدة المحددة لذلك، وتتم كالتالي:

لابد من المقارنة بين التكلفة التي يشتملها العقد في مقابل المزايا التي سوف نحصل عليها من خلال عقود الصيانة للنظام، ولذلك فلابد من التفكير بتكاليف الاشتراك الشهرية في مقابل التكاليف المبدئية العالية.
تقييم عوائد الاستثمار من خلال تحديد كيفية تأثير عقد الصيانة على عوائد الاستثمار بالشركة عبر تحقيق الأهداف التي تحددها الشركة.

دراسة الجوانب القانونية

قبل توثيق عقد الصيانة والاتفاق فيما بين الشركات فلابد من الدراسة الشاملة للجوانب القانونية والشروط التي تضعها كل شركة، وذلك لابد له من إتباع عدد من الخطوات الآتية:

عليك بالقراءة الجيدة للعقد من أجل فهمه بعناية والتأكيد على توضيحه للخدمات المقدمة بدقة مثل؛ ساعات الدعم، وأوقات الاستجابة ومدى المسؤولية القانونية.
التحقق من الامتثال في حالة العمل بالقطاعات الحساسة فلابد من التأكد بأن تلك العقود متوافقة مع الخصوصية والأمان بمصر.
لابد من مراجعة شروط الإنهاء جيدًا مثل تكاليف الانتقال إالى مزود خدمة أخرى وفترة الإشعار اللازمة.

ما هي مكونات تكلفة صيانة نظام erp؟

تكاليف صيانة erp تتكون من مجموعة عوامل رئيسية، والتي بدونها لا يمكننا القيام بالعمليات الناجحة في الصيانة، حيث أنها تحتاج لعملية دراسة شاملة لكافة مكوناتها قبل بدء التعاقد مع الشركات المخصصة لذلك واختيار العقود اللازمة، ويتحدد ذلك عبر الآتي:

تكاليف العمالة

تشتمل تكاليف العمالة على الرواتب، والأجور، والتدريب والعمل الإضافي، وذلك بجانب تكلفة مشرفي الصيانة التي تستعين بالمصادر الخارجية للمهندسين، والفنيين ومديري الصيانة، وتلك التكاليف تمثل الجزء الأكبر من ميزانية الصيانة، كما قد تشتمل الجهود البشرية قي أداء الصيانة لضمان تجنب الاصلاحات المكلفة، وإنجاز المهام على الوقت، وذلك قد يقلل من تكرار الأعطال.

قطع الغيار

تشتمل مصاريف قطع الغيار والمواد على تكلفة استبدال قطع الغيار مثل؛ المواد الخام، وزيوت التشحيم، والمحامل والأحزمة، والمرشحات، وأدوات التثبيت، والمواد الاستهلاكية والمواد اللاصقة، كما أن الأدوات الضرورية في المحافظة على فعالية الأصول وكفاءة الآلات، والاستثمار هو ما يساعدنا في سهولة توفير مخزون قطع الغيار، وقد يعزز ذلك في الحد من فترات التوقف الطويلة أثناء عطل النظام، وإنجاز أعمال الصيانة بدون تأخير قد تقلل من تكاليف انخفاض الكفاءة والتشغيل.

نفقات الأدوات والمعدات

هناك تكاليف إضافية محددة في نفقات الأدوات والمعدات المشتملة على صيانة أدوات التشخيص، مثل أجهزة تحليل الاهتزاز وكاميرات التصوير الحراري، مع غيرها من الأدوات الأخرى مثل؛ الأدوات الكهربائية واليدوية الدقيقة، بجانب تكاليف استئجار المعدات خلال فترة الصيانة.

تكاليف عامة

تتحدد التكاليف العامة بأنها نفقات غير مباشرة تتم في فواتير الخدمة العامة مثل الماء والتدفئة، والكهرباء، وقطع الغيار، ومخازن الأدوات، ونفقات صيانة مرافق الورش، وتلك النفقات ما تشتمل علىصيانة البنية التحتية والمرافقة الداعمة للأنشطة الخاصة بتكاليف صيانة erp، كما أن الإدارة السليمة للتكلفة العامة ما تضمن لنا الإشراف، والتنسيق والجدولة المناسبين للشركة والموظفين، مع تفادي الضغوطات المالية الغير متوقعة.

بائع صيانة البرامج

تشتمل رسوم صيانة البرمجيات على تكلفة التحديثات والترقيات، تكاليف الترخيص، خدمات التدريب، تكاليف دعم الموردين للدعم المستمر وتخصيص البرمجيات، كما قد تدير الشركة أفضل الحلول البرمجية مثل؛ أدوات تخطيط موارد المؤسسات، أنظمة إدارة الصيانة المحوسبة في تبسيط وتتبع الصيانة، مع إعداد التقارير اللازمة عنها، وذلك ما قد يقلل من التحديث، والتجديد والترخيص للبرمجيات بطريقة صحيحة دون أخطاء بشرية، مع التحسين من عمليات اتخاذ القرار والتنبؤ بالاحتياجات المستقبلية لصيانة النظام السحابي، مع ضمان توفير النظام على الأمد البعيد.

ماذا يجب أن يشمل عقد الصيانة الجيد؟

عقود الصيانة الجيدة قد تساعدنا في توفير المال كجزء كبير الاستراتيجية طويلة الأمد، وذلك عندما يتم إدارتها وهيكلتها بشكل صحيح عبر اتفاقيات الصيانة الواضحة التي يتم الاتفاق عليها من خلال توقيع عقود الصيانة، ولابد أن يشتمل العقد الجيد للصيانة على:

تحديد نطاق الخدمات

يجب أن ينص عقد الصيانة على تجديد نطاق الخدمات إذا كان سوف يتم فحص الأجهزة بالشركة ذاتها أم بالفروع الأخرى، وغيرها من العوامل الآتية:

لابد من إجراء عملية تفتيش أسبوعية للصيانة الوقائية.
فحوصات السلامة الفصلية على مكونات النظام ككل.
خدمات إصلاح الطوارئ حالة تعرضها للأعطال.

تغطية المعدات والأجزاء

في العادة ما تكون تكاليف صيانة erp في الشركات المتخصصة أقل من صيانة الفنيين له، ولكن فرض رسوم إضافية في استبدال قطع الغيار، ولذلك فينص عقد الصيانة على الآتي:

لابد من تغطية الأجزاء التي قد تفشل بسبب التلف الطبيعي والتآكل.
عدم تغطية الأجزاء التالفة بسبب سوء الاستخدام.
يتم استبعاد قطع الغيار باهظة الثمن من علب التروس والمحركات.

اتفاقية مستوى الخدمة

تضمن اتفاقية مستوى الخدمة على تحديد التزامات الاستجابة ومعايير الأداء وما هو أقصى وقت للاستجابة، وتضمن الاتفاقية ما يلي:

تحديد ضمانات التشغيل أو أداء الشركة مثل تشغيل الأجهزة بنسبة 95% من الوقت المحدد.
توافر بروتوكولات التصعيد والتي نتوجه إليها إذا لم يتم تلبية مستوى الخدمة المطلوب.
متطلبات إعداد التقارير لاستخدامها في تتبع الامتثال باتفاقيات مستوى الخدمة.

مدة وشروط عقد التجديد

لابد من التحديد الواضح للمدة التي سوف تستمر بها الشركة في العمل، ولابد أن يحدد العقد بعض الأمور كالتالي:

هل تعمل الشركة على التجديد التلقائي للعقود أم لا.
طرق التعامل مع أعمال التجديد إذا تمت دون إشعارات سابقة قبل مرور 30 يوم.
معرفة تعديلات الأسعار حالة التجديد.
معرفة شروط الإنهاء المبكرة والعقوبات المرتبطة بها.

هيكلة الدفع والتكلفة

لابد من تحديد مبلغ الصيانة وطرق دفعه في العقد، مع فهم تكاليف الملكية الإجمالية، حتى نتجنب التكاليف الباهظة للإصلاح، كما أنه يوفر عقود صيانة باهظة الثمن، حيث أن جودة الصيانة قد تعزز من إطالة العمر الافتراضي للنظام، ولابدمن توافر العوامل الآتية:

تحديد موعد سداد الدفعات على أعمال الصيانة الدورية من خلال الشركات المتخصصة.
توضيح الطرق للدفع سواء كان الدفع كاش أو بنظام التقسيط.
دراسة طرق عمل الفواتير في لترتيبات الدفع مقابل الخدمات.
كتابة كافة الخصومات الممكن الحصول عليها عند الدفع المبكر، وإذا كانت هناك غرامات في حالة الدفع المتأخر.

الامتثال والصحة والسلامة

في الغالب ما قد تشتمل الصيانة علبى ظروف خطرة، وذلك ما يعزز من ضرورة الاهتمام ببروتوكولات السلامة في الصيانة العامة، وذلك يتحدد في:

لابد من الاعتماد على موظفين معتمدين بالمجال ومدربين بطريقة صحيحة.
الحرص على إتباع كافة معايير السلامة، مع دراسة قواعد الأمان على النظام.
التعرف على الاجراءات الخاصة بالموقع في الشركة مثل؛ التعليق وإغلاق النظام بشكل نهائي، مع تدريب الموظفين على النقاط المعقدة به.
إجراء التحديثات الدورية والتنظيف للتخلص من المواد الخطرة والفيروسات.

التأمين والمسؤولية

قد تنطوي جميع عوامل الصيانة على بعض المخاطر التي قد توقع بالخطر على النظام، ولذلك فلابد أن يكون عقد الصيانة قوي ويحتوي على أحكام تحمي الطرفين مثل التأمين على القطاع التكنولوجي بالشركة، وذلك مع إتباع تلك الشروط:

لابد من موافقة شركة الصيانة على تعويض الشركة عن أي مخاطر أو أضرار ناتجة عن الإهمال.
الوضع في الاعتبار لجميع بنود التعويض والعقوبة في حالة تعرض معايير الخدمة للفشل.
مراجعة حدود المسؤولية حتى نتأكد بأنها من العوامل العادلة للشركة.

كيف أقلل تكلفة الصيانة بدون التأثير على الأداء؟ حتى يمكننا المحافظة على نظام erp في الأداء مع التقليل من تكاليف الصيانة فلابد من التعرف على أسباب المشكلات والأعطال التي قد تنتج على باقي أجهزة الشركة المرتبطة بالنظام، ومن أهم العناصر في تطبيق نهج استباقي مع الاعتماد على أساليب الصيانة المنظمة، مع التعاون مع أفضل شركات الصيانة التي توفر لنا الفحص الجيد والتنظيف الشامل لكل الأجهزة من الداخل والخارج، ولابد من وضع جدول منتظم لتذكيرهم بأوقات الفحص بالوقت المحدد، وذلك ما قد يقلل من خطورة الأعطال الغير متوقعة، وتتم كالتالي:

تدريب الموظفين على الاستخدام الأمثل للنظام

التدريب الدوري للموظفين على استخدام الأنظمة السحابية في الشركة سواء مع نظام erp أو غيره يحتاج إلى جهد ووقت لقدرتهم على استخدام كل ما يخص النظام، ولكن ذلك يعود على الشركة بالنفع، حيث أن الفريق المدرب لا يحتاج لوقت كبير في انتظار المساعدة أو التعليمات للتحسين من كفاءة عمل النظام، وذلك ليتم التدريب على النحو التالي:

لابد من الاهتمام بالتدريب الفني من خلال تزويد فريق العمل بالمهارات اللازمة لإصلاح مشكلات وقوع النظام في أثناء فترة العمل، مع أداء المهام المختصة بالنهج الوقائي.
التعزيز من ثقافة الصيانة لتعزيز البيئة التي تقدر الممارسات السليمة، والتي تشجع على التعاون فيما بين أعضاء الفريق.
توافر الوقت والموارد التي تحتاجها الفرق التي تم تدريبها من قبل، مما قد يساعد في التقليل من وقت توقف النظام مع زيادة الإنتاجية.
مراجعة مؤشرات الأداء الرئيسية للنظام مع متابعة فريق العمل المسؤول عنه.

التحديث الدوري للنظام

من أبسط الطرق الممكن الاعتماد عليها في التقليل من تكاليف صيانة erp هي إجراء التحديثات الدورية على النظام دون تأخير، وذلك ما يعزز من سرعة العمل للنظام مع المحافظة على جودته وعدم تعرضه للمشكلات، مع إمكانية إضافة التغييرات الصغيرة التي يطلبها كل برنامج حتى يقدم لنا أفضل مستوى من الخدمات السحابية، وهنا نتعرف على أهمية الأدوات الفعالة لخفض التكاليف عبر تطبيق تدابير مراقبة جودة وكفاءة النظام مع تتبع استهلاك الطاقة.

الأتمتة

الاعتماد على أدوات الأتمتة قد يقلل من الأخطاء اليدوية، مع التسريع من وقت الاسترداد، بجانب التقليل من التكلفة التشغيلية والإدارية.

التقليل من التخصيص

التخصيص المفرط قد يزيد من التعقيد بالنظام، مما يتطلب تكاليف صيانة مرتفعة، ولذلك فعلينا باستخدام واجهة مستخدم قابلة للتخصيص بدلاً من تلك الخطوة، وذلك لضبط الاعدادات دون حاجة لتعديلات برمجية كبرى.

التركيز على العمليات الروتينية

التركيز على العمليات الروتينية بالشركة قد يضمن لنا دقة كفاءة عمل النظام لفترات طويلة دون مشكلات، حيث أنها تضفي قيمة كبرى للشركة، مما قد يساعدها على التحسين من الكفاءة وخفض التكاليف بصورة مستمرة.

الحلول السحابية

مع اختيار حلول erp السحابية فقد يمكننا ضمان الأداء الفعال مع حصولنا على نسخة عمل توفر لنا إمكانية الوصول عن بعد والأمان التام، مع التقليل من الحاجة لصيانة البنية التحتية الداخلية.

المراقبة المستمرة

لابد من المراقبة الدورية لأداء النظام عبر لوحات المعلومات من أجل تحديد مصادر ارتفاع النفقات، مع اتخاذ الاجراءات التصحيحية الفورية.

الاستفادة من المزايا المدمجة

يمكننا تحقيق الاستفادة عبر استغلال التنبيهات، لوحات المعلومات والذكاء الاصطناعي المدمج بالنظام، لتحقيق الزيادة بالكفاءة دون حاجة إلى تخصيصات مكلفة.

إدارة المخزون

أغلب الشركات ما تعتمد على استخدام نظام erp من أجل التحسين من تخطيط المخزون، مع التنبؤ بالطلب للتقليل من المخزون الزائد الأكثر تكلفة، مع الحرص التام بعدم التأثير على توافر المخزون.

التطبيق التدريجي

لابد من تجربة تطبيق النظام على مجموعة من المراحل في بعض الأقسام المحدودة أولاً، وذلك ما يسمح لنا باكتشاف المشكلات المحتملة ومعالجتها مبكرًا قبل التوسع بتطبيق النظام، مع تجنب التأثير السلبي في سير العمل.

التخطيط للمستقبل

لابد من التخطيط المسبق والجيد لدورة حياة نظام erp، مع محاولة الملائمة لعمليات الشركة مع النظام القياسي قدر الإمكان دون إجبار النظام على تكيفه مع العمليات الحالية بشكل مفرط.

أسئلة شائعة

ما هي أنظمة Erp المستخدمة في مصر؟

تتوافر في مصر مجموعة كبيرة من برامج erp بما يشتمل ذلك على البرامج العالمية مثل Oracle NetSuite, SAP Business One, Microsoft 365، وذلك بجانب البرامج المحلية الأخرى.

ما هي أنظمة تخطيط الموارد؟

نظام تخطيط موارد المؤسسات erp هو عبارة عن برنامج متكامل يساعد الشركات في الإدارة الآلية الفعالة وتوحيد العمليات الأساسية مثل المبيعات، والمشتريات، والمحاسبة، وسلسلة التوريد والموارد البشرية بنظام واحد بهدف التبسيط من العمليات، مع توفير رؤية دقيقة وشاملة للبيانات عبر مصدر واحد موثوق، مما يسهل من عملية اتخاذ القرار.

ما هي مزايا وعيوب نظام Erp؟

نظام erp يمثل باقي الأنظمة في مكوناته من المزايا والعيوب التي تتناسب مع بعض الشركات ولا تتناسب مع الأخري، وسوف نتعرف على المزايا في الآتي:

زيادة الكفاءة الإنتاجية من خلال أتمتة العمليات الروتينية والتقليل من الأخطاء البشرية.
تكامل العمليات عبر الربط فيما بين مختلف أقسام الشركة بنظام واحد مما يقلل من تكرار البيانات.

وتتمثل العيوب في النقاط الآتية:

يحتاج لتكلفة عالية في التراخيص، والصيانة المستمرة، والتنفيذ والتخصيص.
يحتاج للصيانة والدعم الفني باستمرار لضمان الأداء السليم.
التعقيد في التنفيذ، مع الحاجة لوقت كبير في تدريب الموظفين على التعامل معه.

وفي ختام موضوعنا ما المقصود بصيانة نظام erp؟ نتعرف على أهم الأنظمة والعوامل الحديثة المختصة بمختلف أجزاء نظام erp التي تساعد الشركات غلى تفادي الأخطاء والمشكلات التي قد تتعرض لها الأنظمة السحابية المختلفة التي قد تعمل بصورة آلية، والتي تعتمد عليه الكثير من الشركات، وذلك ما يدفعهم إلي البحث عن أفضل شركات الصيانة، مع معرفة التكاليف اللازمة لصيانة النظام، ولمعرفة المزيد حول موضوعنا فعليكم بمتابعتنا على الرابط بالأسفل.