منهجية تنفيذ أودو (odoo): مراحل واضحة من التحليل حتى التشغيل
غالبًا ما تعتمد منهجية تنفيذ أودو على نهج مرحلي منظم وثابت يبدأ من خلال تحليل الاحتياجات ورسم الخرائط الخاصة بالعمليات حتى نصل للتصميم والتهيئة، ومن ثم يتم ترحيل البيانات والتدريب عليها لنصل إلى التشغيل الفعلي والدعم، وتلك المراحل تهدف إلى ضمان تحويل المتطلبات لحلول عملية دقيقة بأقل التخصيصات الممكنة، وذلك ما يضمن لنا كفاءة التشغيل، كما يعتبر برنامج Odoo بمثابة نظام متكامل يوفر لنا مجموعة كبرى من التطبيقات التي يمكنها تغطية كافة جوانب الأعمال بدايةً من إدارة المبيعات والمخزون حتى نصل للمحاسبة والموارد البشرية، كما يمتاز البرنامج بالمرونة وقابلية التخصيص، وذلك ما يجعله من أنسب البرامج لكافة أنواع الشركات الصغيرة والكبيرة، وسوف نتعرف على خصائص البرنامج ومنهجية تخصيص Odoo بشكل تفصيلي عبر موضوعنا هذا.
المشكلة التي يحلها هذا الجزء في مشروع أودو
الكثير من الشركات المعتمدة على نظام Odoo بعملها ما تواجه العديد من المشكلات التي لا يمكننا القدرة على حلها ومعالجتها سوى بالاعتماد على برنامج أودو، وتلك المشكلات من بينها؛ بطء النظام، أخطاء البيانات وتعقيد العمليات، ولابد من التعرف الدقيق على تلك المشكلات حتى يمكننا معالجتها بفعالية، والتي تتمثل في:
- بعض الأخطاء المتمثلة في إدخال البيانات التي تؤقر على التقارير المالية بالشركة، حيث من الممكن أن تتسبب الأخطاء اليدوية في التقارير المالية الغير دقيقة، مما يتطلب منا ذلك لضرورة المراجعة الدورية الدقيقة، مع الاعتماد على نظام Odoo لتصيح البيانات بكل سهولة.
- تعرض النظام للبطء في حالة المعالجة للعمليات المتعددة أو الضخمة، حيث قد يواجه المستخدمون البطء في الأداء في حالة التعامل مع البيانات الكبيرة، ومن الأفضل العمل على تحسين إعدادات النظام، مع الاستفادة من نظام OdOO ERP السحابي في تسريع الأداء بالعمليات.
- مواجهة الصعوبة في التكامل بين النظام مع البرامج المحاسبية القديمة، حيث أن عدم توافق الأنظمة القديمة مع النظام قد يعيق عملية تدفق البيانات، ولذلك فمن الواجب الاعتماد على نظام Odoo لتوافره أدوات التكامل المرنةمع مختلف أنظمة ERP والمحاسبة حتى نضمن سير العمل بسلاسة.
- فقدان البيانات عند انقطاع الاتصال أو أعطال السيرفر، حيث قد تؤدي الانقطاعات لفقدان بعض البيانات الهامة، وقد يعتمد النظام السحابي في أودو على إجراء النسخ الاحتياطي التلقائي لحماية ما لدينا من معلومات.
- عدم التوافق بين إعدادات الفواتير الإلكترونية و ZATCA، والتي قد تتسبب الإعدادات الخاطئة في حدوث مشاكل بالامتثال، ويدعم نظام أودو عمليات التحديث التلقائي للفواتير حتى تتوافق مع متطلبات ZATCA.
- مواجهة مشكلات بصلاحيات المستخدمين قد تتسبب في القيود التشغيلية، ومنها الصلاحيات الغير مضوطة التي قد تحد من سير العمل بشكل جيد، مع إمكانية تعديلها داخل النظام بسهولة، حتى نضمن توزيع المهام بأمان وكفاءة.
الخطوات العملية + Checklist
كثيراً ما قد تواجه الصناعات مختلف التحديات الفريدة بعمليات الإنتاج، وذلك بدايةً من المتطلبات التنظيمية الدقيقة حتى الحاجة لقابلية التوسع، مع توافر وحدات التصنيع من أودو التي تعد بمثابة حل شامل لإدارة كل شئ من المخزون والتخطيط للإنتاج، مع قائمة المواد حتى إدارة دورة حياة المنتج، وكل ذلك يتم من خلال عدة خطوات تتمثل في:
تثبيت وحدة التصنيع
حتى يمكننا بدء العمل مع نظام أودو فعلينا الانتقال إلى لوحة المعلومات بأودو، ونضغط على؛ التطبيقات، ثم نبحث عن وحدة التصنيع، وذلك بمجرد تحديد موقعها، ثم نضغط على تثبيت.
تكوين إعدادات التصنيع
بعد النتهاء من التثبيت فعلينا الانتقال إلى قائمة الإعدادات من ضمن وحدة التصنيع، حيث قد يمكننا تمكين المزايا المتقدمة به مثلما في:
- مراكز العمل، وذلك من خلال إدارة مراكز الإنتاج المتعددة.
- قائمة المواد BOM فعلينا إعداد قائمة المواد الخاصة بالشركة حتى يمكننا إدراج المكونات اللازمة لكل المنتجات.
- المنتجات الثانوية، ومنها يتم؛ تكوين المنتجات الثانوية التي قد تم الانتهاء من إنشاؤها وقت التصنيع.
إعداد قائمة المواد
تسمى قائمة إعداد قائمة المواد BOM، وهي عبارة عن جزء هام في التصنيع حتى إعدادها، ثم ننتقل لعلامة التبويب وهي؛ قائمة المواد، ثم نضغط فوق ذر؛ إنشاء ونملأ الحقول المطلوبة للمنتجات، والمكونات والكمية، وذلك بجانب كافة التفاصيل الأخرى.
تكوين مراكز العمل
تمثل وحدات الإنتاج ومراكز العمل بالشركة أهمية كبرى لا بد من التعامل الدقيق معها، حيث لابد من القيام بتكوين كل مركز عمل ضمن علامة التبويب وهي؛ مراكز العمل، حيث لابد من تعيين معلمات مثلما في ساعات العمل والسعة.
جدولة أوامر الإنتاج
بمجرد الانتهاء من عملية إعداد قوائم المواد ومراكز فننتقل لعلامة التبويب وهي؛ أوامر التصنيع، ومن ثم نضغط على ذر؛ إنشاء، مع تحديد المنتج المراد تصنيعه، وسوف يقوم نظام أودو بجدولة الأمر تلقائياً وفقاً للموارد التي تم تكوينها.
أخطاء شائعة وكيف نتجنبها
أثناء تنفيذ نظام التخطيط لموارد المؤسسات بنظام أودو فلابد من تحديث النظام، مع تبسيط العمليات والتحسين من الكفاءة، ولذلك فإن التخطيط السئ لتطبيق النظام قد يتسبب في الأخطاء المكلفة، والإحباط والتأخيرات، حيث قد تواجه العديد من الشركات الصعوبات في تحقيق الأهداف المخطط لها، وسوف نتعرف على أهم الأخطاء المشهورة وكيفية تجنبها فيما يلي:
عدم تحديد أهداف العمل الواضحة
العديد من الشركات ما تلجأ إلى ضرورة تنفيذ النظام دون استراتيجيات واضحة، وذلك باعتقادهم بالعمل التلقائي للبرنامج على التحسين من الكفاءة، وذلك بدون وجود الأهداف المحددة جيداً، حيث قد ينتهي الأمر بالكثير من الشركات لنظام erp لا يمكنه تلبية الاحتياجات بالكامل.
الحل:
- تحديد نقاط الألم الأساسية والتحديات التجارية قبل اختيار كل الوحدات.
- تحديد الأهداف القابلة للقياس، مثلما في تقليل التكاليف التشغيلية، والتحسين من إدارة المخزون أو تحسين خدمة العملاء.
- العمل مع خبراء في حلول برنامج erp مثلما في؛ APPSTAGE لتناسب قدرات نظام Odo>o مع احتياجات العمل
اختيار الإصدارات أو وحدات أودو الخاطئة
يوفر لنا Odoo عدة أنواع منها Odoo Enterprise وهو الإصدار المدفوع و Odoo Community وهو؛ الإصدار المجاني، وذلك بجانب مجموعة كبرى من الوحدات النمطية، وقد تختار بعض الشركات الإصدارات الخاطئة، أو قيامها بتثبيت الوحدات النمطية الغير ضرورية، وقد يؤدي ذلك لإهدار الموارد الفوضى بالنظام.
الحل:
- التعرف على الاختلافات فيما بين Odoo Enterprise و Odoo Community قبل اتخاذ القرار في الاستخدام.
- اختيار الوحدات الأساسية لعمليات العمل الهامة.
- استشارة الخبراء في عملية تنفيذ برنامج التخطيط لموارد المؤسسات حتى يمكننا تحديد المزايا المتناسبة لاحتياجات ىالشركة بطريقة أفضل.
ضعف التخطيط لنقل وتكامل البيانات
القيام بعملية نقل البيانات من الأنظمة القديمة إلى نظام Odoo من أهم الجوانب في تنفيذ برنامج التخطيط لموارد المؤسسات، كما أن العديد من الشركات ما تقلل من التعقيدات أثناء نقل البيانات، وذلك ما يؤدي لفقدان المعلومات، أو تكرارها أو عدم دقتها.
الحل:
- لابد من تنظيف البيانات وتوحيدها قبل الترحيل.
- إجراء اختبارات الهجرة لنتأكد من الدقة قبل بدء البث المباشر.
- التأكد من دمج النظام بشكل صحيح مع برامج الطرف الثالث، وذلك مثلما في؛ إدارة علاقات العملاء، أو المخزون أو أدوات المحاسبة.
عدم التدريب الكافي للمستخدمين وإدارة التغيير
من الخطوات الأكثر فائدة في العمل بالأنظمة السحابية الحديثة هي التدريب الجيد للموظفين حتى يمكنهم القيام بكافة الإجراءات اللازمة، حيث أن أفضل البرامج تصبح بلا جدوى في حالة عدم قدرة الموظفين على التعامل معها، حيث قد تفشل الشركات في توافر التدريبات الكافية، مما يتسبب في المقاومة والأخطاء، مع عدم الاستفادة الكافية من البرنامج.
الحل:
- القيام بجلسات تدريبية وعملية للموظفين بجميع المستويات.
- القيام بتعيين أبطال Odoo الداخليين، والذين بإمكانهم المساعدة في الإجابة على كافة الأسئلة وتشجيع عمليات التبني.
- القيام بتنفيذ الاستراتيجيات في إدارة التغيير حتى يسهل علينا عملية الانتقال وضمان منحنيات التعليم السلس.
تجاهل الدعم لما بعد تنفيذ أودو
الكثير من أصحاب العمل ما يعتقدون أن مهام العمل قد انتهت بمجرد تشغيل نظام ERP السحابي، وبالرغم من ذلك فإن استمرارية الدعم والتحسين من النظام من الأمور الضرورية والهامة لتحقيق النجاح على المدى الطويل، وبدون الاستمرار بالصيانة قد تواجه الشركات المشكلات الكبرى بالأداء أو بالعمليات القديمة والمخاطر الأمنية.
الحل:
- لابد من الاشتراك مع مزودي نظام Odoo الأكثر خبرة مثلما في APPSGATE من أجل حصولنا على الدعم الوظيفي المستمر.
- التحديث الدوري للنظام حتى يمكننا الاستفادة من المزايا الجديدة والتصحيحات المتعلقة بالأمان.
- العمل على مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية وهي؛ KPI حتى نتأكد من أن النظام يلبي الأهداف المرجوة من النظام بالعمل.
يعتبر نظام Odoo من أفضل الخيارات المتاحة لنا من أنظمة التخطيط لموارد المؤسسات، ولكن يعتمد نجاحه على التخطيط الجيد والتنفيذ المناسب له.
عبر تجنب الأخطاء الموجودة بتنفيذ البرنامج فقد تتمكن الشركات من الاستفادة الكبرى من قدرات النظام في التحسين من الكفاءة والنمو.
ما أفضل ممارسة لتقليل المخاطر؟
التطبيق الناجح لنظام أودو بالشركات من المهام الصعبة التي تحتاج إلى دراسة متأنية لمختلف العوامل حتى نتأكد من قدرته في تلبية احتياجات العمل وتحقيق النتائج المرجوة، ويمكننا تحقيق ذلك من خلال مجموعة من العوامل المتمثلة في:
احتياجات العمل وأهدافه
العمل على فهم احتياجات العمل وأهدافه الواضحة من أساسيات التنفيذ الناجح للنظام، مع ضرورة توافر بعض الأسئلة منها؛ التحديات الأساسية ونقاط الضعف بالعمليات الحالية؟، و ما هي مجالات عمل النظام التي تحتاج لقدر كبير من التحسين؟
الميزانية والموارد
لابد من التقييم الواقعي للميزانية، مع الموارد المتاحة، والتي تشتمل على رسوم ترخيص البرامج، والأجهزة، مع تحديث البنية التحتية، كما يعد التخصيص والتطوير من أهم العوامل في التكلفة.
المشاركة بين أصحاب المصلحة
اشتراك أصحاب المصلحة الرئيسيين بوقت مبكر من العمليات يعتبر من الأمور الحيوية في تأمين التأييد، مع ضمان تلبية النظام لاحتياجات الشركة، مع تحديد ذلك بما يشتمل ذلك على المديرين التنفيذيين، مع رؤساء الأقسام والمستخدمين النهائيين للبرنامج، مع وضع الاستراتيجيات في إشراك أصحاب المصلحة بجلسات التخطيط، وردود الفعل وصنع القرار، وقد تساعدنا تلك التحديثات في إبقاء الجميع على توافق واطلاع.
توافق النظام وتكامله
يجب علينا تقييم طرق تناسب النظام مع النظام البيئي الموجود في تكنولوجيا المعلومات بالشركة، فلابد من مراجعة الأنظمة المستخدمة بالوقت الحالي، مع تحديد المهام المراد دمجها معه وما يمكننا استبداله بنظام أودو، مع التحقق من موافقة النظام مع الأنظمة الحالية، بالإضافة للتخطيط الجيد لترحيل البيانات من الأنظمة القديمة.
احتياجات التخصيص
قد يتسبب التخصيص المفرط في زيادة التعقيد وتحديات الصيانة، ولذلك فلابد من التركيز على التخصيصات الهامة للعمل، مع تجنب التعديلات الغير هامة، لابد أن نكون على دراية شاملة بجميع التكاليف المتعلقة بالتطوير النخصص، مع التأكد من توافقها مع الميزانية.
القابلية للمرونة والتوسع
من الممكن نمو وتطور العمل من خلال دعم نظام التخطيط لموارد المؤسسات هذا النوع من النمو، ولابد علينا التأكد من التوسع بالأعمال، حيث يشتمل هذا التعامل مع حجم البيانات المتزايدة من المستخدمين، مع الوحدات الإضافية وفقاً للحاجة إليها، كما يمكننا تقييم قدرة النظام على تكيفه مع الاحتياجات المتغيرة للعمل، والتي يسمح هيكلها المعياري بإمكانية إضافة الوظائف الجديدة دون تعطيلات للعمليات الحالية.
اختيار البائع
اختيار الشريك المناسب في تنفيذ نظام أودو وتطبيقه على الشركات من الأمور بالغة الأهمية من أجل تحقيق النجاح، وذلك ما يحتاج منا للخبرة الكبرى في اختيار شريك ذو خبرة واسعة في تطبيقات أودو، بالأخص بمجال العمل، ويفضل الاختيار ممن هم معتمدون ويلتزمون بتحقيق أفضل الممارسسات، بجانب تمتعهم بإمكانية الوصول لدعم وموارد Odoo، مع ضرورة التحقق من مراجع العملاء ومراجعاتهم من أجل قياس موثوقيتهم وجودة الخدمات.
ما الأدوات/الملفات المطلوبة؟
البدء في مشروع Odoo يحتاج لإعداد بيئة عمل برمجية تشتمل على لغة Python، وقواعد بيانات Postgre SQL، مع نظام التشغيل وهو؛ Linux، ويفضل أن تشتمل الملفات على الرئيسية لتطوير الموديولات للعديد من ملفات التعريف، وهذه ما سنتعرف عليها من خلال النقاط الآتية:
- لغة Python: من الأدوات المطلوبة في بيئة التطوير والخادم، وتعتبر الأساسية في البرمجة لنظام أودو.
- محرر الأكواد PyCharm أو VS Code
- ملفات manifest_.py: هو عبارة عن ملف تعريف الموديول ومنها؛ النسخة، والاسم والاعتمادات.
- _init_py: من ملفات تعريف حزم Python.
- ملفات النماذج، وهي عبارة عن تعريف هياكل البيانات في ملفات.
- ملفات الواجهات، ومن خلالها يتم تعريف طرق العرض في (form, tree, kanban ) بالاعتماد على XML.
- ملفات البيانات: وهي ملفات XML أو CSV في إدراج البيانات الأولية.
- ملفات الأمان: والهدف منها؛ تحديد صلاحيات الوصول.
- ملفات استيراد البيانات: ومنها وملفات CVS أو Excel لتكون جاهزة ببيانات العملاء، أو المنتجات أو الدليل المحاسبي.
كيف نقيس النجاح؟
مع التعامل مع برنامج أودو فيمكننا قياس النجاح بطريقة دقيقة من خلال لوحات المعلومات، والتقارير التفصيلية الفورية التي يمكنها تغطية جميع جوانب العمل، والتي تساعد الشركات على تقليل التكاليف، وتحسين الإنتاجية، مع العديد من العوامل التي يوفرها النظام بالوقت الفعلي في اتخاذ القرارات القائمة على البيانات، وهذا ما يضمن لنا كفاءة التشغيل، وتتمثل تلك العوامل في:
لوحات المعلومات والتقارير
يوفر لنا النظام نظرة عامة وفورية على الأداء العام للأقسام، وقد يسهل علينا ذلك من متابعة التقدم وتحليل البيانات في تحديد النجاح التي بحاجة للتحسين.
تقييم الأداء للموظفين
يساهم تطبيق تقييم للأداء في نظام odoo على عمليات تحديد المعايير، بجانب القياس الدقيق لأداء الموظفين، مع التسهيل من عمليات التقييم في تحسين الإنتاجية.
إدارة المبيعات والـ CRM
من خلالها يمكننا قياس معدلات النجاح للتحويلات، مع تحديد حجم المبيعات والأداء العام لفريق المبيعات عبر خطوط الأنابيب.
تحليل البيانات المالية والإنتاجية
من خلال النظام يمكننا الحساب الدقيق لتكاليف الإنتاج، مع متابعة الإيرادات والمصروفات تفصيلياً.
تتبع الإنتاج
يساهم عامل تتبع الإنتاج المتوافر لدينا بنظام أودو في إمكانية توافر تطبيقات التصنيع للأدوات اللازمة في تتبع مراحل الإنتاج، وهي بدايةً من المواد الخام للمنتجات النهائية، وقد يساعدنا ذلك في زيادة الكفاءة.
ومع ختام موضوعنا منهجية تنفيذ أودو (OIM): مراحل واضحة من التحليل حتى التشغيل نكون على دراية تامة بجميع العوامل والخصائص المتعلقة ببرنامج أودو، والتي تساعدنا في التحسين من الإنتاجية بالشركات، ولقد قمنا بتوفير كافة المعلومات بشكل تفصيلي يساعدكم على الاختيار من بين أفضل البرامج المحاسبية، ولمعرفة المزيد فعليكم متابعتنا.