ERP للشركات الصغيرة: متى تحتاج شركتك لنظام تخطيط موارد المؤسسات؟
الشركات الصغيرة من المؤسسات التي تحتاج إلى اعتمادها على نظام erp حتى يساعدها على توافر كافة المزايا والفوائد التي تعزز من تحسين إنتاجيتها وتعزيز الكفاءة التشغيلية لها، وهذا ما يساعدنا في تحقيق العوائد المالية القوية من خلال الأنظمة السحابية التي هي بمثابة حلول رائعة في الاستخدام على الموارد حتى يمكننا انطلاقها بالأسواق، كما أن الشركات الصغيرة تحتاج إلى نظام متخصص في حالة مواجهتها لبعض الصعوبات التي تقلل من فعاليتها، وتلك الصعوبات ما قد تتمثل في؛ الصعوبة بإدارة البيانات المنفصلة فيما بين الموارد البشرية، والمحاسبة والمخزون، وتلك الصعوبات قد تزيد من الأخطاء البشرية التي قد تحدث من خلال التعامل البشري مع أنظمة الإدارة، ونحتاج للنظام الحديث في العمل بأتمتة المهام، والتحسين من الكفاءة، وذلك بجانب خفض التكلفة التشغيلية من أجل تحقيق الزيادة في الأرباح العامة بالشركة، وذلك ما سنتعرف عليه بشكل تفصيلي من خلال موضوعنا هذا.
علامات تخبرك أن وقت تطبيق ERP في شركتك الصغيرة قد حان
قد يتأمل الكثير من أصحاب الشركات بضرورة الحصول على النظام الحديث حتى يساعدهم في التطوير والنمو بأعمالهم التجارية، وفي العديد من الأوقات ما قد نعتمد على نظام مناسب لكافة الاحتياجات العصرية، مع تحديد الأنشطة الحديثة اللازمة لكل شركة، وهناك عدة علامات قد تخبرنا بمواجهتنا للوقت الصحيح في تطبيق النظام السحابي بالشركة لتعزيز نجاحها بالأسواق، وتلك العلامات سوف نوضحها لكم عبر النقاط الآتية:- بطء النظام
- الاعتماد على جداول البيانات
- إعداد التقارير اليدوية
- عدم اندماج النظام مع الأنظمة الجديدة بالشركة
- قدرة النظام على استيعاب النمو بالشركة
أهم مميزات أنظمة ERP المصممة للشركات الصغيرة والمتوسطة
تمتلك الأنظمة السحابية مجموعة كبيرة من المزايا التي تساعد الشركات في تعزيز الإنتاجية وتقليل التكاليف المطلوبة وجميع تلك المزايا ما تؤثر بالايجاب على الشركات، ولا تتوافر في كل البرامج التي تتوافر، ولابد من التأكد من توافرها قبل الشراء، وتتمثل تلك المزايا في مجموعة من النقاط من بينها:- التكامل بين مختلف أقسام الشركة
- وحدة ومركزية البيانات السريعة والمتوافقة مع التغيرات الحديثة على البيانات، مع الإيصال اللحظي للتحديثات إلى جميع المعنيين.
- التحقق من جودة ودقة البيانات المتاحة والتقليل من الشك بصحتها.
- سرعة اتخاذ القرارات التي تترتب عبى إتاحة البيانات، مع عدم التعطيلات في بدء المشاريع نتيجة تأخر أو نقص الوصول للبيانات.
- السرعة في إنجاز
- أتمتة المهام المكررة والروتينية.
- الآلية في إتمام العمليات في حالة وقوع الخطوات المسبقة والتي تتسبب لها.
- السرعة في رفع كافة البيانات، مع سرعة التعامل معها وإجراء مختلف المعاملات.
- توافر كافة التحديثات للعملاء، مع جميع المعلومات التابعة للعروض والمنتجات، مع التفاعل الجيد مع الأحداث الجارية والأخبار الهامة.
- توافر أدق التقارير المتعلقة بمراحل الإنتاج وعملية التصنيع الفوري، وذلك ما يزيد من دقة وسرعة اتخاذ القرارات المتعلقة بعملية بمتابعة العملية الإنتاجية بالشركة.
- زيادة الإنتاجية
- إمكانية الاتصال بين مختلف أقسام الشركة مما يزيد من كفاءة أداء الموظفين، مع جعل المنتج النهائي أكثر توافق للمواصفات.
- أتمتة المعلومات، مع عدم الاعتماد على التدخلات البشرية بالعديد من العمليات، مما يزيد من الإنتاجية بأنظمة erp.
- القدرة على التكامل مع العمليات البينية، وهي من أكبر العوامل التي تؤدي للزيادة في الإنتاجية.
- تقليل التكلفة
- العمل على اختصار العمليات والخطوات التي لا تتسبب في تعقيد السير الواضح للمهام، وذلك يعزز من تقليل التكاليف المنفقة على المهام الزائدة.
- الاستغناء عن عملية شراء مجموعة كبيرة من الأنظمة، مع الاكتفاء بنظام مجمع وحيد.
- القدرة على ضبط الأمور الخاصة بالضرائب بطريقة أعلى كفاءة، مما يساعد على التقليل من المصروفات المهدرة.
- التخزين الموحد للبيانات
- العمل على التخزين الآمن للبيانات الموحدة، كما تتوافر هناك قاعدة بيانات مشتركة يتم الارتكاز عليها بالعملية التخزينية وتسمى Master DATA
- التحديد الدقيق للصلاحيات الخاصة بكل موظف، مع وصول كل موظف للمعلومات الخاصة بعمله.
- جمع البيانات بمكان، مع توفير أعلى التقنيات من الحماية.
- الثقة وشرعية البيانات المتبادلة والمخزنة بالنظام، مع إمكانية معاملتها بكونها وثائق رسمية.
- إصدار التقارير الدقيقة
- الوصول للأخطاء بطريقة تلقائية، مما يعزز من موثوقية وجودة التقارير المقدمة من الشركة.
- إمكانية التنبؤ بالمعلومات المستقبلية قبل الصدور، مع صياغنها في هيءة تقارير تساعدنا في اتخاذ القرارات.
- إصدار التقارير الفورية لحظة حدوث التعاملات.
- الاعتماد على أساليب جمع المعلومات وتحليلها على درجة عالية من التطور التقني.
الفوضى في المخزون والمبيعات والحسابات
تواجه الشركات مستويات كبرى من الفوضى بالمخزون، والمبيعات والحسابات مما يضر بمستوى الشركة المادي، وكل ذلك ينتشر على كافة المؤسسات قبل اعتمادها على نظام erp، حيث أن تكلفة نظام erp للشركات الصغيرة تعتبر عالية نوعاً ما وفقاً لما يوفره لنا من مزايا تحافظ على المستوى المنتظم بالشركة، وكل ذلك ما يتم من خلال تطبيق نظام erp بالشركة، وسوف نتعرف على تلك المشكلات المنتشرة من خلال:- المخزون الفائض
- المخزون الناقص
- فقد المخزون
- الأعمال الروتينية
- إدارة البيانات
- عدم التكامل فيما بين المخزون والإدارات الأخرى
- عدم الامتثال للأنظمة
ما الفرق بين ERP للشركات الصغيرة وبرامج المحاسبة التقليدية؟
عندما نتعامل مع الأمور المتعلقة بإدارة العمليات والموارد المالية بالمؤسسات، فقد نتساءل عن الفرق بين نظام erp وبرامج المحاسبة التقليدية، حيث أن جميعهما يهدف لتحقيق أعلى مستوى في التحسين من الإدارة المالية، ومع البحث عن تكلفة erp للشركات الصغيرة يتبين لنا الفرق، والذي يتمثل في الجدول التالي:| الاختلاف | نظام erp | برامج المحاسبة التقليدية |
| التكامل بين الأقسام | يتم توافر منصة موحدة لكافة الأقسام، وهذه البيانات ما يتم إدخالها بقسم المبيعات لإمكانية ظهورها بشكل تلقائياً بقسم المخزون أو المحاسبة، وقد يحسن هذا التكامل من التواصل وتقليل الأخطاء. | تعمل البرامج بشكل منفصل عن الأنظمة الأخرى، حيث قد تحتاج لبرنامج منفصل في إدارة المخزون، مما ينتج عنه صوبة التنسيق بين الأقسام. |
| إدارة البيانات | النظام يوفر لنا قاعدة بيانات مركزية تجمع بين المعلومات المختلفة من كافة الأقسام، وهذا ما يسمح لنا بالتحليل العميق للبيانات، مع توافر التقارير الشاملة التي تساعدنا في اتخاذ القرارات الاستراتيجية. | في هذه الخاصية نعتمد على القواعد المحدودة للبيانات، والتي غالباً ما تكون غير قادرة في التعامل مع الكميات الكبيرة من البيانات، أو عبر توفير رؤى شاملة لعمليات المؤسسة. |
| قابلية التوسع | النظام مصمم فقط حتى يكون قابل للتطوير، حيث يمكننا إضافة المزيد من الوحدات الجديدة بكل سهولة مع نمو الشركة، وذلك ما يجعله من الحلول طويلة الأمد. | تكون هذه البرامج محدودة دوماً في قدرتها على التكيف مع نمو الشركة، وذلك في حالة إذا قررت الشركة التوسع أو إضافة أقسام أخرى، فقد يتوجب علينا استبدال البرنامج أو إضافة أنظمة أخرى. |
| التكلفة | يمثل النظام استثمار مبدئي كبير على المدى البعيد، حيث يوفر المزيد من التكاليف عبر التقليل من الحاجة للبرامج المتعددة والتحسين من الكفاءة التشغيلية. | في هذه البرامج تكون التكلفة قليلة بالبداية، ولكن مع نمو الشركة فقد يحتاج العميل لشراء البرامج الإضافية، وذلك ما يزيد من التكاليف على المدى البعيد. |
| دعم العمليات الغير مالية | يدعم النظام مجموعة كبيرة من العمليات الغير مالية، وذلك ما يجعله من الحلول الشاملة لإدارة كافة جوانب المؤسسة. | لا توفر دعم العمليات الغير مالية مثل سلسلة التوريد أو إدارة الموارد البشرية. |
| التحليلات والتنبؤات | يتوافر بالنظام الأدوات التحليلية المتقدمة، والتي تساعد في التنبؤات بالطلب، واتخاذ القرارات الاستراتيجية وتحليل الاتجاهات وفقًا للبيانات. | توفر لنا هذه البرامج التقارير الماالية الأساسية، ولكنها في الغالب ما تكون محدودة بقدرتها على تقديم الانبؤات أو تحليل البيانات. |
| التخصيص | يوفر النظام أن يكون أكثر مرونة بالتخصيص، وذلك ما قد يسمح للشركة القيام بتعديل النظام بعملياتها الخاصة. | التخصيص في تلك البرامج في الغالب ما تكون محدودة بإمكانيات التخصيص، وذلك ما يجعلها أقل مرونة بتلبية الاحتياجات الفريدة للمؤسسات. |
هل تحتاج كل شركة صغيرة إلى نظام ERP؟
تعتبر الشركات الصغير من أكثر المؤسسات التي تحتاج للدقة والكفاءة، والتي تكون أكثر عرضة للتفكك، كما أن هناك ضرائب مفروضة عليها، ولذلك فلابد من وجود نظام erp قوي يساعدنا في التعامل السلس مع أنظمة الشركة الداخلية، وسوف نتعرف على إجابة هذا السؤال عبر:- الاعتماد على الأدوات المتعددة التي لا تتكامل مع بعضها البعض قد يتسبب في الأخطاء وعدم الكفاءة، حيث قد لا ينعكس تحديث العمليات بنظام المالية أو الجرد، مما يتسبب في الأخطاء المالية أو نفاد المخزون.
- العمليات اليدوية في إدارة البيانات اليدوية قد تحتاج لوقت كبير مثل؛ تسوية الحسابات البنكية شهرياً أو إدخال البيانات في جداول البيانات، وهذا الوقت يوفره الاعتماد على أتمتة العمليات.
- بدون وجود نظام erp السحابي فقد يصعب علينا الحصول على تقارير مالية دقيقة بالوقت المناسب، لذلك فتساعدنا الأنظمة السحابية في إنشاء التقارير الفورية التي تمنحنا رؤية دقيقة لاتجاهات العملاء والتدفقات النقدية، مما يساعد الشركة على بقائها في المقدمة.
- يصعب على الشركات الصغيرة مواكبة النمو والتطورات دون وجود نظام erp لديها، حيث قد يكون النمو غير قابل للإدارة، ولذلك فقد يساعدنا النظام على التوسع عبر الحلول القابلة للتطوير للمحافظة على سهولة سير العمليات.
- تواجه الشركات مشكلات في خدمة العملاء عند التأخير في الطلبات أو وجود أخطاء بالمعاملات، ليكون السبب بذلك هو عدم التكامل بين الأنظمة.
كيف تختار نظام ERP مرن ينمو مع شركتك؟
عندما نود الاختيار من بين الأنظمة السحابية التي تساعدنا في تقليل التكاليف التشغيلية اللازمة لنا بالشركة، فعلينا معرفة تكلفة نظام erp للشركات الصغيرة للمقارنة بين التكاليف التي يحتاجها النظام، مع التكاليف الأخرى المدفوعة عند الاعتماد على الطرق التقليدية، ولذلك فعلينا مراعاة الآتي:- لابد من تقييم احتياجات الشركة وتكوين رؤية واضحة للمتطلبات اللازمة عبر تحليل كافة العمليات الداخلية بالشركة وفهم طرق التعامل معها.
- نبحث عن أفضل الحلول المتاحة بالأسواق، من خلال مقارنة الوظائف والمزايا المتنوعة لكل نظام، مع الاعتماد على أدوات التقييم التي تساعدنا في تحديد الأنظمة التي تلبي الاحتياجات بشكل مثالي.
- لابد من المقارنة بين تكلفة نظام erp وعوائد الاستثمار التي تعود على الشركة من خلال إتباعه.
- يمتاز النظام بقابليته للتوسع وتنميته مع نمو الشركات.
- يوفر علينا الدعم الفني وخدمة ما بعد البيع التي نحتاجها من أجل نمو وتطوير الشركات.
