خطة تشغيل ERP خلال 90 يومًا: نموذج عملي للشركات المصرية

من 3:1 أيام إطلاق المشروع وتشكيل الفريق

في خلال الأيام الأولى من إطلاق النظام فقد يتم تعيين فريق العمل الداخلي لتحديد أبطال النظام من مختلف الأقسام سواء؛ (الموارد البشرية، الحسابات، المخازن، المشتريات، الإنتاج)، وعقد اجتماع يضم الفريق الاستشاري والإدارة العليا لنظام ERP من أجل شرح أهداف المشروع، والجدول الزمني المطلوب وأيضاُ الأثر المتوقع على سير العمل في الشركة، بجانب العمل على تحديد قنوات الاتفاق على طرق المتابعة الأسبوعية والأدوات الخاصة بإدارة المشروع أو جلسات المتابعة المستمرة.

من 8:4 أيام ورش العمل لتحليل العمليات الحالية

يتم تجهيز ورش عمل مكثفة مع جميع الأقسام للجلوس مع مديري الأقسام ورؤسائها من أجل فهم طرق وخطوات إدارة الدورة المستندية والعمليات اليومية بالشركة، مع ضرورة التركيز على الخصوصية المصرية بالعمليات المالية والمحاسبية لفهم طرق معالجة ضريبة القيمة المضافة، وأيضاً ضريبة كسب العمل والخصم والإضافة من المنبع، مع إدارة دورة الجرد الدوري وخطوات التقييم المتبعة بالمخزون، مع تحري التوافق التام مع قوانين العمل المصرية ونظام التأمينات الاجتماعية، وكل ذلك بالإضافة لرسم مسار العمليات الحالية من أجل تحديد التكرار والبطء باتخاذ القرارات.

من 12:9 أيام تصميم العمليات المستقبلية وملاءمتها للقوانين

في هذه الفترة من الأيام يتم إجراء مقارنة للأوضاع الحالية مع معايير النظام من أجل تحديد الفجوات فيما بين ما يقدمه النظام بصورة جاهزة، وما هو ما تحتاج إليه الشركة فعلياً، مع القيام بتبسيط العمليات وتعديلها حتى تتوافق مع النظام الجديد من أجل تقليل الحاجة للتعديلات البرمجية باهظة الثمن، والتي تستهلك المزيد من الوقت، بالإضافة لتحديد متطلبات التكامل الحكومي في ربط النظام مع منظومة الفاتورة الإلكترونية والإيصال الإلكتروني المختصة بمصلحة الضرائب المصرية، مع التأكد من جاهزية البيانات الهيكلية لها.

من 15:13 صياغة وثيقة النطاق واعتمادها

في خلال هذه الأيام يتم البدء بعملية إعداد وثيقة النطاق النهائي التي لا بد أن تشتمل على الوظائف والمزايا المراد تفعيلها في خلال 90 يوم، مع تفعيل المزايا المؤجلة للمراحل الأخرى القادمة، مع حصر البيانات المراد تجهيزها، والتي تكون موجودة في؛ تكويد الأصناف، ودليل الحسابات، وبيانات العملاء والموردين وملفات الموظفين، مع العمل على مراجعة وتوقيع الإدارة في الحصول على الموافقة الرسمية والمكتوبة من رؤساء الأقسام والإدارة العليا بوثيقة النطاق حتى تبدأ فورياً من مرحلة التهيئة والتطبيق باليوم السادس عشر.

الأسبوع 3 و4؛ إعداد النظام وهيكلة البيانات

عندما نبدأ بهذين الأسبوعين نقوم بمهمة ضبط النظام حتى يتوافق مع الدورة المستندية والقوانين المصرية للشركة، وكل ذلك ما يتم من خلال عدة نقاط من بينها:

• تخصيص النظام: لا بد من ضبط التوجيهات المحاسبية بما يتناسب مع المعايير المحاسبية المصرية، مع تهيئة التكامل مع منظومتي الفاتورة الإلكترونية والإيصال الإلكتروني عند انطباق متطلبات مصلحة الضرائب المصرية، وضبط ضريبة القيمة المضافة وضرائب الخصم والتحصيل وغيرها وفق نوع المعاملة والنسب والقرارات السارية، بدل تثبيت نسبة واحدة على جميع العمليات.
• إعداد مراكز التكلفة وشجرة الحسابات: يتم بناء شجرة الحسابات بصورة مرنة ومتناسبة مع حجم نشاط الشركة الحالي والمستقبلي.
• تحديد الصلاحيات والأدوار: نقوم بتوزيع الصلاحيات على مستخدمي النظام وفقاً للهيكل التنظيمي مثلما في؛ المراجع، موظف الإدخال، والمدير المالي، وذلك من أجل ضمان تأمين المعلومات وفصل الاختصاصات.

الأسبوع الخامس؛ تنقية البيانات وترحيلها

هذه المرحلة من أخطر المراحل في خطة تشغيل ERP خلال 90 يوم مصر، وذلك لأن صحة مخرجات النظام تعتمد كلياً على دقة البيانات التي تم إدخالها، وذلك كما يلي:

• تنقية البيانات: وهذا ما يتم عبر حذف كافة الحسابات المكررة، مع تحديث بيانات الاتصال بالعملاء والموردين، بالإضافة إلى ضرورة مراجعة الأرصدة الفعلية بالمخازن.
• الرفع التجريبي للبيانات: يتم رفع البيانات الأساسية على النسخة التجريبية بالنظام حتى نتأكد من عدم وجود أخطاء بالتوافق.
• مطابقة الأرصدة الافتتاحية: لا بد من تجهيز الأرصدة الخاصة بالمخازن والحسابات إلى تاريخها، وذلك ما قد يتم تمهيداً لعملية رفعها فيما بعد كأرصدة افتتاحية.

الأسبوع السادس؛ التدريب الأساسي مع فحص الجاهزية

في هذا الأسبوع تبدأ مهمة نقل المعرفة إلى الموظفين من أجل كسر حاجز الخوف والرهبة من النظام الجديد، ولذلك فيتم العمل على تدريب الموظفين، مع التركيز على تدريب المشرفين ورؤساء الأقسام بصورة مكثفة حتى يكونون الداعم الأول للموظفين، مع إعداد الأدلة الخاصة بالمستخدم في صياغة الأدلة المبسطة باللغة العربية وشرح مختلف خطوات العمل اليومية على نظام ERP بالشركة، بالإضافة لقياس مدى استيعاب الموظفين للنظام والبدء في تقديم التغذية الراجعة إلى المطورين من أجل إجراء التعديلات الطفيفة بالصلاحيات أو الشاشات للتسهيل من العمل.

إجراء اختبارات شاملة على النظام بالفترة من 55:46 يوم

يكمن الهدف من إجراء الاختبارات الشاملة على النظام هو؛ التحقق من سلامة الترابط بين كافة الإدارات ومنها:

• سيناريوهات المحاكاة: من خلالها يتم تشغيل دورة عمل متكاملة ومحاكاة الواقع مثلما في؛ تحويل أمر البيع لفاتورة، ومن ثم صرف المخزن ومن ثم التأثير القيادي بالحسابات العامة.
• اختبار واجهات الربط: علينا التأكد من استقرار الربط مع الأنظمة الخارجية مثل؛ أنظمة البيع POS وماكينات الحضور والانصراف.
• اختبار كفاءة البيانات المهاجرة: لا بد من مراجعة عينة من البيانات التي تم نقلها سواء كانت؛ (الأرصدة الافتتاحية، بيانات الموردين والعملاء) حتى نتأكد من عدم وجود تشوهات بالبيانات.

الربط مع مصلحة الضرائب المصرية من أيام 60:56 يوم

تمثل هذه المرحلة من المراحل الحاسمة التي من خلالها نضمن الالتزام القانوني في مصر، والتي تتم بها عدة عوامل منها:

• الفاتورة والإيصال الإلكتروني: يتم اختبار الربط البرمجي وهو؛ API مع بيئة الاختبار التابعة لمصلحة الضرائب المصرية.
• الاحتساب الضريبي: لا بد أن نتأكد من الدقة العالية في احتساب ضريبة القيمة المضافة وضريبة الخصم والإضافة من؛ (الأرباح التجارية والصناعية)، مع إجراء إعداد نماذج الضرائب بالدقة العالية.
• التوقيع الإلكتروني: من خلاله يتم تفعيل الختم الإلكتروني، مع اختبار توقيع الفواتير والإرسال اللحظي لها.

معالجة الفجوات وتخصيص النظام بأيام 70:61 يوم

في هذه الخطوة فقد يسهل علينا القيام بالتعامل مع كافة المشكلات التي قد تظهر لدينا بالشركة في أثناء الاختبارات، ولذلك فعلينا إجراء الآتي:

• حصر الفجوات: لا بد من تسجيل كافة المشكلات أو الحيود التي قد تظهر من المستخدمين عن الدورة المستندية المطلوبة بالشركة.
• التعديلات البرمجية: تقوم الشركة المنفذة للبرنامج بعملية تعديل الشاشات أو التقارير التي لا تتناسب أو تلبي احتياجات العمل الفعلية.
• صلاحيات المستخدمين: يتم العمل على بناء وتدقيق لمصفوفة الصلاحيات لكل الموظفين وفقاً للهيكل الإداري للحد من التداخلات والأخطاء البشرية.

اختبار قبول المستخدم بأيام 75:71

لا بد أن نحصل على الاعتماد النهائي للنظام من جهة رؤساء الإدارات، وذلك من أجل العمل على الآتي:

• اختبار أصحاب المصلحة: يتوجه مدراء الإدارات من؛ (إدارة المشتريات، المالية، الموارد البشرية والمخازن) إلى اختبار النظام بشكل شخصي حتى لا يكون هناك أخطاء غير مرئية.
• التوقيع بالإغلاق: يقوم رؤساء الأقسام بتوثيق نتائج اختبار القبول وتحديد الملاحظات الحرجة التي يجب إغلاقها قبل التشغيل، ولا يُشترط افتراض تطابق بنسبة 100%؛ المهم اعتماد السيناريوهات الحرجة والمتطلبات المتفق عليها وخطة معالجة ما تبقى.

الإطلاق الفعلي لخطة Go-Live

يتم الإطلاق حسب خطة واضحة وشاملة كالتالي:

• تحديد ساعة الصفر: اختيار فترة منخفضة الحركة تناسب طبيعة الشركة لإيقاف الإدخال على النظام القديم، وأخذ النسخة النهائية، وتنفيذ النقل واعتماد خطة الرجوع إذا ظهرت مشكلة حرجة. لا يلزم أن تكون الفترة يومًا بعينه.
• إغلاق الحسابات القديمة: يتم تجميد العمل على الأنظمة السابقة والدفاتر، مع تدقيق الأرصدة الافتتاحية من؛ (الحسابات، المخازن، العملاء، الموردين).
• تفعيل النظام الجديد: يتم الافتتاح الرسمي للنظام على المستخدمين من أجل البدء بإدخال المعاملات الحية.

الدعم الفني المكثف

تتمثل أشكال وصور الدعم الفني المكثف في:

• غرفة عمليات الدعم: يتم تشكيل فريق عمل متفرغ ومشترك من خلال؛ الشركة الاستشارية وفريق تكنولوجيا المعلومات الداخلي، وذلك من أجل التدخل الفوري حالة حدوث أي خلل.
• التواجد الميداني: يتوافر الدعم الفني بداخل الأقسام الحيوية من؛ (المبيعات، المخازن، الحسابات)، وذلك من أجل مساعدة الموظفين ممن يواجهون ارتباك باستخدام النظام في الأيام الأولى.
• إدارة التذاكر: يتم تصنيف المشكلات بذكاء إلى(عاجلة للغاية، متوسطة، مؤجلة)، حتى نضمن عدم توقف العمليات البيعية أو الإنتاجية.

تدقيق الدورة المستندية والمالية

تتم مرحلة تدقيق الدورة المستندية والمالية من خلال:

• مطابقة المعاملات اليومية: لا بد من مراجعة فواتير البيع والشراء، وقيود اليومية وحركات المخزن حتى نتأكد بأن النظام يوجهها محاسبياً بطريقة صحيحة وفقاً للمعايير المحاسبية المصرية.
• الفاتورة والإيصال الإلكتروني: علينا التأكد من الربط اللحظي وغير منقطع مع مصلحة الضرائب المصرية لتفادي حدوث أي أخطاء بإرسال الفواتير.

تسليم المشروع والإغلاق

لا بد من إجراء مجموعة من العوامل البدء في تسليم المشروع والإغلاق، وهذه العوامل من بينها:

• تقييم الأداء: علينا التأكد بأن كافة الأقسام قادرة على أداء وظيفتها اليومية بشكل متكامل من خلال النظام الجديد دون حاجة للاعتماد على الأوراق الخارجية.
• توقيع محاضر الاستلام: يتم توقيع وثيقة الإغلاق الرسمية للمشروع مع الشركة المنفذة له فور الانتهاء من الاستقرار التشغيلي.
• التحول للدعم العادي: يتم نقل مسؤولية النظام من فرق إدارة المشروع لفريق الدعم الفني المستدام.