ERP لقطع غيار السيارات في مصر: إدارة الأكواد والبدائل والمخزون الراكد

يعتبر برنامج ERP لقطع غيار السيارات مصر من أهم البرامج التي قد تساعدنا في تتبع فواتير العملاء، والمخزون التي تعتبر من أكثر المشكلات الشائعة التي قد تتسبب في قلق الكثير من أصحاب المعارض، ولذلك فقد يبحث الكثير منهما عن أفضل البرامج المحاسبية لإدارة محلات قطع غيار السيارات الذي يسهل علينا من إدارة المخزون والمبيعات بكل فعالية وسهولة، ولذلك فقد يساعدنا النظام في ربط الأكواد الأصلية والبديلة، مع تحليل الراكد للتقليل من التكاليف وزيادة الأرباح، مع ضمان الالتزام بكافة المعايير والمتطلبات الضريبية المصرية بمثابة فاتورة إلكترونية، ومن مزايا ERP لقطع غيار السيارات مصر هي؛ إدارة الأكواد والتوافق للسيارات عبر؛ ربط القطعة بالرقم الأصلي للمصنع حتى نتفادي الأخطاء المحتملة، وإدارة البدائل في الإدراج الفعلي للقائمة بكل المتاحة لكل القطع الأصلية، مع القدرة على توافر التقارير الدورية لتوضيح الأصناف التي لا يتم بيعها عبر مرور زمنية طويلة، وهذا ما سنتعرف عليه في خلال موضوعنا هذا.

إدارة قطع الغيار تبدأ من ضبط البيانات الرئيسية قبل أي تقارير متقدمة؛ فالكود المكرر أو البديل غير المرتبط قد يؤدي إلى شراء غير ضروري أو فقدان عملية بيع. لذلك يرتبط هذا الحل مباشرة بصفحة إدارة سلسلة التوريد وبـ إدارة المخازن والمستودعات.

مشكلة تعدد الأكواد والبدائل في قطع الغيار

مع التعامل مع البرامج السحابية فقد نتعرض كثيراً لبعض المشكلات الناتجة عن تعدد الأكواد والبدائل في قطع الغيار مع الاعتماد على نظام ERP لقطع غيار السيارات مصر، وهو ما يبرز لنا الاختلافات الواضحة في أرقام القطع ما بين الشركات الأصلية والبدائل التجارية وأيضاً مع تغير تلك الأكواد بموديلات السيارات، وقد تنتج تلك المشكلة بسبب تعدد المصادر وغيرها من العوامل، وهذا ما سنتعرف عليه الآن:

تعدد المصادر

تتحدد هذه العوامل من خلال العمل على الاستيراد للقطعة ذاتها من اليابان، كوريا أو الصين، ولكن بالأكواد والأسماء المختلفة تماماً.

الخلط البيعي

التعرض للخلط البيعي قد يتسبب في العديد من المشكلات في تعدد الأكواد والبدائل، وذلك يحدث نتيجة البيع بالخطأ لإحدى الأصناف، أو الاتقاد بعدم وجوده بالرغم من توافر البدائل المطابقة له بالمخازن.

التضخم بالمخزون

عندما نتعرض لعوامل تضخم المخزون فذلك يتم نتيجة شراء الكميات الإضافية المتكررة للقطعة ذاتها تحت الأكواد المتباينة.

ربط البدائل

يتم إعداد الحقل المتخصص بشجرة الأصناف عبر ربط الكود الرئيسي بكافة البدائل المتاحة لدينا حتى تساعدنا في الظهور التلقائي لبديل المبيعات في حالة نفاذ الأصلية.

توهيم الكود الموحد

من خلال هذا التوهيم يتم القيام بمهمة إنشاء الكود الرئيسي للشركة، مع ربط الأكواد الخارجية المختصة بالموردين تحته.

استخدام الباركود القياسي

يتم الاعتماد على الباركود المختص بشركتنا أو الشركة المصنعة، أو القيام بتوحيد الباركود الداخلي لكل مجموعات البدائل المتطابقة معاً.

تنظيف البيانات

يتم القيام بمهمة جرد شامل ليتم تصفية الأصناف المكررة، مع القيام بدمج الأرصدة بكود واحد مرن.

تفعيل تنبيهات البدائل

يتم إظهار نافذة منبثقة ومختصة لموظفي المبيعات بمختلف البدائل المتاحة لدينا بحالة عدم توافر الأصناف المطلوبة.

المطابقة الفنية

من خلال الفرق المتخصصة بالمطابقة الفنية فقد يتم تعيين مسؤول للمخازن، وفني سيارات من أجل القيام بمراجعة الأكواد الجديدة، مع مطابقتها قبل البدء في إدخالها بالنظام.

عندما تكون معظم الأصناف مستوردة، لا يكفي تسجيل سعر شراء المورد فقط؛ يجب متابعة العملة والمصاريف وتكلفة الوصول الفعلية. يمكن الرجوع إلى مقال برنامج مبيعات ومخزون للمستوردين في مصر لفهم هذا الجزء من دورة التكلفة.

تسعير سريع حسب المورد والرصيد

يتم التسعير السريع حسب المورد والرصيد مع إتباع نظام ERP لقطع غيار السيارات مصر من خلال إجراء التسعيرات الفورية والسريعة التي قد تعتمد كلياً على الأرصدة الفعلية للمخزون وبيانات الموردين، وهذا ما قد يضمن لنا إمكانية التحديد الدقيق لهوامش الربح وعرض الكميات المتوافرة للعملاء في غضون ثوانٍ معدودة، ولكن كل ذلك قد يحتاج منا لضرورة الاعتماد على خطة واضحة للتسعير السريع واحتساب التكلفة النهائية لها، وقد تتم عبر:

ربط أسعار الشراء الأخير أو المتوسط

يقوم النظام بعملية السحب التلقائي لأسعار التكلفة سواء كانت متوسطة أو وفقاً لآخر سعر تم الشراء به من الموردين الحاليين، وكل ذلك وفقاً للخطط السابق اعتمادها للحد من التعرض للخطأ.

تحديد هوامش الربح

من خلال العمل على تحديد هوامش الربح للشركة ككل فلابد من تطبيق النسب الربحية التي يتم التحديد السابق لها وفقاً لتصنيفات كل قطعة بالمخزن سواء كانت؛( أصلية، جديدة، تجارية).

التحديث الآلي للأرصدة

من أهم مزايا البرنامج الحديث هي إمكانية قيامه يعوامل التحديثات الآلية للأرصدة والمخازن، مع معرفة كافة التفاصيل بشكل لحظي دون حاجة لأعمال الجرد اليدوي الذي يتسبب في ضياع الوقت والجهد الكبير، حيث قد تظهر الكميات المتوافرة بالمخزن الرئيسي أو بالفروع بشكل لحظي مع اصطحابها بالكود ورقم القطعة.

معرفة أفضل الموردين

لابد من البحث عن أفضل الموردين لقطع الغيار الأصلية من السيارات، وذلك من خلال قيامنا بمقارنة الأسعار الموضوعة على القطعة ذاتها من جهة العديد من الموردين المسجلين بهدف اختيار أقل الأسعار والجهة الأسرع في التوريد.

التحكم بالحد الأدنى للطلب

يساعدنا ERP لقطع غيار السيارات مصر على القيام بإرساله التنبيهات الفورية في حالة وصول رصيد القطعة لأقل حد له ويكون بحالة حرجة قبل البدء في تقديم عروض الأسعار.

دعم العملات المتعددة

لابد من القيام بمهام احتساب التكاليف المطلوبة على قطع الغيار المستوردة من الخارج، وهذا ما قد يتم وفقاً لأسعار الصرف الحالية بالأسواق المصرية، حيث قد يتم حسابها بالعملة المصرية ثم الدفع بعملة البلد.

إذا كانت القطع موزعة على أكثر من مستودع أو فرع، فقد تكون القطعة راكدة في موقع ومطلوبة في موقع آخر؛ لذلك من الأفضل مراجعة ERP للمخازن متعددة الفروع في مصر قبل اتخاذ قرار تخفيض السعر أو التصفية.

تقارير المنتجات الراكدة والسريعة الحركة

يوفر لنا نظام ERP لقطع غيار السيارات مصر العديد من التقارير المتخصصة في تحديد ومتابعة المنتجات الراكدة والسريعة في الحركة، وذلك من أجل تكثيف الاهتمام بها حتى لا نقع في الخسائر الكبرى أثناء متابعة مهام المبيعات بالمخزون التابع لنا بالشركة، وهذه التقارير ما قد توفر لنا التحليل الدقيق لمعدلات دوران المخزون، وأيضاً تساعدنا في تحديد أكثر الأصناف الاستهلاكية في المساحة وتجميد رؤوس الأموال في مقابل العديد من القطع الأخرى الأكثر طلباً حتى نضمن التوفير الدائم لها وتجنب إحدى التعطيلات بحركة البيع، وتتمثل هذه التقارير التي يوفرها لنا النظام في:

فترة الركود

يعزز النظام من الاهتمام بإصدار التقارير المخصصة بفترة الركود، وهي ما تتلخص في رصد الأصناف الغير مباعة أو تلك الأصناف التي يتم صرفها في غضون فترة ما بين 180:90 يوم أو أكثر من ذلك.

حساب تكاليف التخزين

التقارير الدورية حول حساب تكاليف التخزين من أهم الأنواع التي تساعدنا في معرفة الخسائر الناتجة عن بقاء القطع القديمة أو القطع المختصة بموديلات السيارات الباهظة والنادرة المتاحة بالأسواق المصرية.

دعم القرارات الترويجية

هذه الأنواع من التقارير تعتبر الأكثر طلباً، وذلك لأنها ما تساعدنا في اتخاذ القرارات الخاصة بعمل العروض الترويجية أو التخفيضات الدورية والسنوية للتخلص من المنتجات الراكدة.

تقارير الحسابات

يوفر لنا ERP لقطع غيار السيارات مصر مجموعة من التقارير الخاصة بكشةفات الحسابات لإمكانية الاطلاع الدائم على حركة الحسابات وأرصدتها، وتلك التقارير ما تتلخص في دفتر الأستاذ العام وميزان المراجعة سواء بالمجاميع أو بالأرصدة، وذلك بجانب قوائم الدخل لمتابعة الأرباح والخسائر، ويكون الهدف ورائها هي المتابعة الدورية لحركة المصروفات والإيرادات، والبنوك والصندوق بطريقة تفصيلية أو إجمالية، وذلك بجانب التقارير الخاصة بمراكز التكلفة المخصصة لتحليل الحسابات.

العملاء

تساعدنا في المراجعة الدقيقة للكشوفات الخاصة بحسابات العملاء الإجمالية والتفصيلية فور الانتهاء من حركة أو المتابعة لأعمار الدين للعملاء والمدة المحتملة لتخطيه الحد الائتماني المحدد له.

الموردين

التقارير الخاصة بالموردين تساعدنا في العمل على مراجعة الكشوفات الخاصة بحسابات الموردون التفصيلية والإجمالية فور الانتهاء من كل حركة، وذلك مع المتابعة الدورية لعمر الدين بكل مورد.

المستودع والأصناف

تساعدنا تقارير المستودع والأصناف في إمكانية متابعة حركة الأصناف الإجمالية والتفصيلية بمختلف التعاملات، وقد يمكننا القيام بتقييم المستودعع وفقاً للسياسات التي تم اختيارها، بجانب جرد المستودعات بالوحدات حتى يتم تحديد الأرصدة بأي وقت، مع إمكانية إظهار الأصناف التي توشك على الانتهاء أو الكميات الأخرى المفترض إعادة طلبها حتة نتخطى الكميات الآمنة، وهذه التقارير تساعدنا في الاستعلام عن أرصدة الصنف بمستودع ما أو فرعٍ ما بطريقة بسيطة، مع متابعة الكميات التي تم إتلافها عبر فترة زمنية بعينها.

المبيعات

يساعدنا في الحصول على التقارير الدورية حول المبيعات الممكن حصولنا عليها بشكل دوري مع تقارير الربحية لكل الأصناف من مختلف التعاملات للعملاء عبر فترة زمنية محددة أو الربحية لكل الفواتير السابق إصدارها، وذلك بجانب حصولنا على تقارير المبيعات، والعمولات للمناديب والتحصيلات، مع المتابعة الدورية للمنفذ بأوامر البيع وعروض الأسعار.

المشتريات

يعتمد النظام على استخراج التقارير التفصيلية والإجمالية للمشتريات بمعلومية الكود للمورد أو لمندوب الشراء، أو طرق الدفع المختلفة أو المستودعات، وهذه التقارير ما قد تضمن لنا توافر كافة التفاصيل حول كل ما تم شرائه ليتم تسجيله بالجهاز الخاص على نظام ERP حتى يسهل علينا متاعة المخزون وما هو متوفر به من قطع غيار السيارات.

بيع القطعة من الكاشير يجب أن ينعكس على المخزون والحسابات دون إدخال مزدوج، ولهذا يرتبط هذا السيناريو مع نظام نقاط البيع POS. وإذا كان النشاط يجمع بين بيع القطع وتنفيذ الإصلاح، فراجع أيضًا ERP لمراكز الصيانة في مصر لربط القطعة بأمر العمل.

ربط نقاط البيع بالمخزن والحسابات

يتم ربط نظام POS بالمخزون والحسابات من خلال الاعتماد الكلي بالشركة على نظام ERP لقطع غيار السيارات مصر، وهو ما قد يضمن لنا الخفض التام لنسب الأخطاء الكبرى، مع بيع القطع بالكاشير، وبذلك فقد يتم الخصم اللحظي من المخزون، مع ترحيل القيود المالية للحسابات، وذلك ما قد يتم عبر الخطوات الآتية:

نقاط البيع

يتم من خلاله إدخال الباركود أو الكود لقطع الغيار، مع الإظهار الفوري للكمية والسعر المتاح، بجانب إمكانية تحصيل الدفع الإلكتروني أو النقدية وإصدار الفاتورة.

إدارة المخازن

يساعد النظام على الخصم التلقائي للكميات المباعة من المخزن أو الفرع الرئيسي، مع إرسال التنبيهات بحالة وصول المخزون للحد الأدنى، مع تتبع الأكواد الأصلية والبديلة بكل قطعة.

القسم المحاسبي

بهذه الأقسام يتم توليد القيود المالية من؛ (تكاليف البضاعة المباعة، المبيعات، الضريبة)، وذلك بشكل آلي دون تدخل بشري، مع التحديث اللحظي لحسابات العملاء والموردين والخزينة بالفرع.

قبل استيراد قاعدة كبيرة من الأكواد والبدائل إلى النظام الجديد يجب تنظيف التكرارات وتحديد كود رئيسي واضح لكل قطعة. يشرح مقال ترحيل البيانات إلى ERP في مصر كيفية اختبار البيانات قبل النقل الكامل بدل نقل الفوضى كما هي.

كيف يتعامل ERP مع بدائل قطع الغيار؟

يقوم نظام ERP لقطع غيار السيارات مصر بالتعامل مع بدائل قطع الغيار من خلال القيام بربط الأصناف مع بعضها البعض بقاعدة بيانات واحدة بخصائص المكافئ أو البدائل، حيث قد يقوم تلقائياً باقتراح القطع البديلة بحالة نفاد القطع الأصلية أثناء أوامر الشغل بالورش أو البيع، وذلك كما يلي:

• ربط الأكواد: يوفر لنا النظام إمكانية التسجيل لعدة أرقام بالأجزاء لذات الوظيفة، وذلك حتى تتطابق القطع الأصلية للشركات المصنعة مع البدائل التجارية المعتمدة.
• التحقق الفوري من المخزون: في حالة طلب الأصناف الغير متوافرة، فقد يرسل النظام تنبيهات بوجود البدائل المتاحة بالمخزن الفعلي لتفادي خسارة العميل.
• أوامر الشغل والصيانة: مع مراكز الإصلاح يتم ربط النظام لكافة تفاصيل الصيانة بالقطع المتوافرة، مع اقتراح أنسب البدائل بصورة آلية للإسراع من وقت التسليم.
• هوامش الربح والتسعير: يوفر لنا النظام إمكانية تحديد الأسعار المستقلة لكل البدائل البناءة وفقاً لتكاليف الشراء ونسب الأرباح المختصة به.

هل يمكن البحث بالباركود أو الكود؟

الإجابة نعم بكل تأكيد فمن خال تطبيق نظام ERP لقطع غيار السيارات مصر فقد يسهل علينا إجراء البحث الكامل والإداري بالاعتماد على الباركود والأكواد الداخلية أو رقم القطعة، وكل ذلك بهدف التسهيل من عمليات البيع والجرد المطلوبة، كما قد يمتاز بقدرته السريعة في الحصول على النتائج التي نريدها، وذلك من خلال:

البحث برقم القطعة

يتم البحث بهذه الطريقة من خلال المطابقة للأكواد الأصلية بالشركات المصمنعة لقطع غيار السيارات.

قارئ الباركود

يوفر لنا السرعة الفائقة في إدخال الأصناف بفواتير المبيعات من خلال أجهزة نقاط البيع والكاشير.

الجرد السريع

يساعد على الجرد الدقيق للمخازن الكبيرة، للحد من العجز والفاقد.

الربط الضريبي

يضمن لنا توافر التكامل مع المتطلبات الكبرى لمصلحة الضرائب المصرية للإيصال الإلكتروني والفاتورة.

كيف أعرف القطع الراكدة؟

مع الاعتماد على نظام ERP لقعطع غيار السيارات مصر فقد يسهل علينا معرفة القطع الراكدة، وهذه المهمة ما قد تتم عبر تقارير المخزون الراكدة أو البطيئة في الحركة، وكل ذلك ما قد يتم تحديده في خلال فترة زمنية تمتد ما بين 12:6 شهراً، وفي خلالها لم يتم التحرك للبيع أو الصرف بتلك الأصناف، حيث قد يعتمد النظام على القيام بحساب تلك الكميات المتبقية وحساب تكلفة رأس المال المجمدة، وكل ذلك ما يتم عبر مجموعة خطوات تتمثل في:

تحديد المدة الزمنية

نقوم بإدخال وحدة المخازن مع طلب التقرير للأصناف الراكدة، مع القيام بتحديد الفترة سواء كانت قطع غير مباعة منذ فترة أكثر من نسبة 365:180 يوم.

رقم القطعة وفلترة الكود

تعتمد فلترة الأكواد ورقم القطعة على الرقم الرئيسي المسجلة به، وهذا حتى نضمن عدم التداخل للبدائل، مع تحري الدقة في تحديد القطعة.

تحليل معدلات دوران المخزون

تساعدنا في مراقبة الأصناف ذات المعدلات الصفرية أو المنخفضة للغاية، مع مقارنتها بحجم المشتريات السابقة.

تاريخ حركة البيع والصرف

بهذه المهام يقوم نظام ERP بمقارنة تاريخ اليوم بتاريخ آخر الفواتير بالبيع التي خرجت بها هذه القطعة.

حجم المخزون مقابل متوسط الاستهلاك

يساهم في توضيح أن هناك بعض القطع متوافرة برصيد كبير بالأسواق، بينما أن معدل الطلب عليها بالسوق المصري يبدو ضعيفاً أو منعدماً، وذلك مثلما في؛ قطع الغيار بموديلات السيارات القديمة قد يتقلص ويندثر تواجدها بالشوارع.

قيمة رؤوس الأموال المجمدة

تعني هذه العملية أن النظام يضرب الكميات الراكدة في تكاليف الوحدة حتى يظهر أمامنا إجمالي الخسائر المالية الناتجة عن عوامل تجميد السيولة.

مراجعة الفروع والمستودعات

عندما نجد أن هناك قطعة راكدة بإحدى الفروع مثلما في؛ مخازن الصعيد فقد تكون هذه القطعة مططلوبة بإحدى الفروع الأخرى، ولذلك فعلينا الاعتماد على خاصية التحويلات فيما بين الفروع المختلفة قبل اتخاذ القرارات وبدء التصفية.

العروض والخصومات المبكرة

من خلالها يمكننا استخراج أهم التقارير التابعة لبطء حركة الأصناف كل فترة 3 أشهر أو أكثر، وذلك من أجل عمل العروض التسعيرية أو القيام ببيعها إلى الورش بالأسعار المنخفضة قبل أن يتم تحويلها لبضائع تالفة أو عديمة القيمة بشكل تام.

وفي ختام موضوعنا ERP لقطع غيار السيارات في مصر: إدارة الأكواد والبدائل والمخزون الراكد فقد نتعلم أن من الخطوات الهامة للغاية والضرورية هي الاعتماد على الأنظمة السحابية في متابعة وإدارة الشركة المختصة بقطع غيار السيارات في مصر، وذلك للتحسين من الأعمال والإنتاجية بالشركة والحد من حدوث الأخطاء التي تتسبب علينا في الخسائر المالية الضخمة، ولمعرفة المزيد حول موضوعنا فعليكم متابعتنا على الرابط بالأسفل.

كيف تبني قاعدة أصناف تصلح للبيع والشراء معًا؟

اجعل لكل قطعة هوية داخلية ثابتة، ثم اربط بها أرقام الموردين والباركود والأرقام الأصلية والبدائل والموديلات المتوافقة. الهدف هو أن يصل موظف المبيعات إلى القطعة الصحيحة من أكثر من طريق بحث من دون إنشاء صنف جديد في كل مرة يختلف فيها اسم المورد.

بعد تنظيف الأكواد، راقب ثلاثة مؤشرات بصورة دورية: آخر حركة بيع، معدل دوران القطعة، وقيمة الرصيد الراكد. هذه المؤشرات تساعد على تحويل المخزون من قائمة كميات إلى قرار شراء وتسعير وتحويل بين الفروع.

وللشركات التي تعمل في تجارة قطع الغيار إقليميًا وتريد مقارنة حلول أخرى، يمكن زيارة ERP Bright قطر كموقع مستقل، بينما يركز هذا المقال على السوق المصري.