ربط ERP مع المتجر الإلكتروني في مصر: مخزون واحد وطلبات بلا إدخال يدوي

اللحظة التشغيلية التي تبدأ بها المشكلات

هناك بعض المشكلات اللحظية التي قد نتعرض إليها أثناء ربط ERP مع المتجر الإلكتروني مصر، وهذا من خلال:

• النمو الرقمي السريع: في حالة تجاوز المتجر لحاجز الـ 15 طلب أو 30 طلب بشكل يومي، فقد يصبح من المستحيل على موظفي خدمة العملاء أو المحاسبين القيام بالنقل اليدوي للبيانات من خلال لوحة تحكم المتجر مثل؛ WooCommerce أو Shopify لنظام ERP.
• حدوث فجوة زمنية: قد تبدأ هذه المشكلة عندما يتم تسجيل الطلبات بالمتجر، ولكن قد يظل ERP بشكل أعمى عن تلك الحركة لأن يقوم الموظف بمهمة نسخ اسم العميل، والمنتجات، وكمياتها والعنوان الخاص بالشحن، وكل ذلك يتم يدوياً.

متطلبات الفاتورة الإلكترونية

مع الاعتماد على ERP في مصر فقد يكون هناك إلزام للشركات بمنظومة الفاتورة الإلكترونية ومؤخراً أصبح أيضاً هناك إلزام للإيصال الإلكتروني، وهذا يتم بأكثر من حالة كالتالي:

• عندما لا يوجد ربط تلقائي فقد يضطر المحاسب للقيام بإدخال الطلب أولاً بالمتجر، ومن ثم القيام بإدخاله في ERP كأمر مبيعات، ومن ثم يتم إدخاله على البوابة الخاصة بمصلحة الضرائب المصرية من أجل إصدار الفاتورة.
• لابد من الإدخال الثلاثي للبيانات، ولأن هذا ما قد يتسبب في رفع احتمالية الأخطاء البشرية والتأخير في إصدار الفواتير.

السيناريوهات التقنية للتكرار الفني للطلبات

في الكثير من الأحيان ما قد تبدأ هذه المشكلات فور الانتهاء من عملية الربط نتيجة الأخطاء البرمجية بآلية التكامل ومن بينها:

• غياب خاصية Idempotency: وهي ما تعني قيام العميل بالنقر على زر تأكيد الطلب بالمتجر لأكثر من مرة بسبب بطء الإنترنت، أو تحديثات الصفحة، فقد يبدأ المتجر بإرسال الطلب أكثر من مرة إلى ERP، وفي حالة عدم وجود نظام ربط ذكي بما يكفي لمهام التحقق من رقم الطلبات الفريد فيبدأ بتكرار الإدخال كطلبات منفصلة.
• انقطاع الاتصال وسقوط Webhooks: في حالة حدوث الانقطاع المؤقت بالسيرفر أثناء نقل البيانات فقد يبدأ النظام بإرسال البيانات دون التحقق الفعلي من الوصول السابق لها، مما يؤدي لإنشاء الطلب المتكرر بالنظام.

مشكلات ناتجة عن السوق المصري

هناك العديد من مظاهر الأخطاء الممكن الوقوع بها أثناء إدخال الطلبات في مهام ربط ERP مع المتجر الإلكتروني مصر، وهذه المشكلات تكون ناتجة عن الأسواق المصرية مثل؛

• حدوث تضارب للمخازن في؛ شراء العملاء لإحدى المنتجات النافذة من المخزن الحقيقي بسبب عدم إجراء تحديث تلقائي على البيانات.
• أخطاء الشحن: تظهر أمامنا في خلال إرسال الشحنة لأكثر من مرة إلى العميل من خلال شركات الشحن المحلية مثل؛ البوسطة، وهذا الأمر ينتج عن تكرار أمر البيع.
• أزمة المراجعات المحاسبية: يتم قضاء الساعات الطويلة من جهة المحاسبين من أجل تسوية الحسابات وحذف الفواتير المكررة قبل بدء إرسالها لمصلحة الضرائب المصرية.

التحديث الفوري للمخزون

يساهم في القدرة على الخصم التلقائي للكمية المباعة من المستودعات والمخازن بكل الفروع في حالة البيع، وهذا ما قد يحد من البيع الزائد للمنتج ذاته إلى عميلين مختلفين بوقت واحد.

تكوين الرؤية الشاملة للتقارير والمبيعات

يمكننا الحصول على تقارير واحدة وشاملة حول أداء المبيعات بكل القنوات والفروع بدلاً من العمل على مراجعة تقريرين منفصلين، وهذا ما قد يساعد صاحب النشاط في القدرة على اتخاذ القرارات التجارية والإدارية الأفضل والأسرع عبر معرفة المنتجات الشائعة والأكثر مبيعاً والمدة المطلوبة لإعادة الطلب.

التحسين من تجربة العملاء

الربط مع نظام نقاط البيع يعزز من تحسين تجربة العميل لتكون أكثر مرونة عبر إمكانية الشراء عن بعد والاستلام من أقرب فرع إليهم، أو القدرة على إرجاع المنتجات بأي قناة دون تعقيد، ومع إطار التأثير والفوائد لربط الشركة بنقاط البيع فقد يمكننا الاستفادة الكبرى منه وفقاً لقاعدة عملاء موحدة لفهم سلوكيات الشراء وتصميم العروض والبرامج الأكثر فعالية.

التقليل من الأخطاء البشرية

يساهم ربط الشركة بنظام ERP الداعم لخدمة العملاء عبر CRM في التحديث اليدوي للمخزون بنظامين منفصلين، مما ينتج عنه العديد من الأخطاء الحسابية والتسجيلية، بجانب إمكانية الاستفادة من توافر المزيد من الوقت والجهد الإداري الضائع أثناء تكرار البيانات بأكثر من نظام.

عمليات الدفع

يعرف الرئيسي وراء عمليات الدفع هو التسجيل التلقائي للمدفوعات وتفادي الأخطاء المحاسبية اليدوية التي قد نقع بها كثيراً أثناء العمل بالنظام، وذلك من خلال:

• الدفع الإلكتروني: في حالة إتمام الدفع بالموقع من خلال بوابة الدفع المختلفة ومنها؛ (Pay Tabs أو Fawry أو Paymob، والتي يتم إرسال البوابة الإلكترونية إشعارات هامة للمتجر، وقد يقوم بتمرير أمر البيع لـ ERP كأمر مدفوع بالكامل، مع إنشاء الفاتورة المخفضة وتسجيل المبالغ بحساب مستحقات بوابة الدفع حتى يتم تسويتها وتحويلها لحساب البنك التجاري الخاص بكل عميل.
• الدفع عند الاستلام: قد ينتقل أمر البيع لنظام ERP بحالة قيد الانتظار أو حالة غير مدفوع، مع ارتباط الحساب المالي بذمم شركات الشحن، وفي حصول الشركة على الأموال وتحويلها لحساب العميل على الفور من خصم عمولتها فيتم تحديث حالة الفاتورة إلى مدفوعة.

الشحن

يعد الهدف الواضح والمطلوب من عمليات الشحن لمختلف المنتجات هو الحصول على تسريع خروج الطلبات، مع تحديث حالة شحن العميل، وذلك عبر:

• التوليد الآلي للبوالص: في حالة تحويل الطلبات بنظام ERP لحالة جاهز للشحن، فقد يقوم النظام من خلال API بإرسال بيانات العملاء لشركة الشحن، والعمل على التوليد التلقائي لرقم التتبع.
• تحديث المخزون: يعتمد النظام على الفحص الفوري للمنتجات على الفور من طلبها، مع الخصم النهائي لها من المخزون المتوافر لدينا للبيع بمجرد خروجها من المخازن.
• تتبع الحالات: قد تبدأ التحديثات القائمة من خلال شركات الشحن في التدفق من؛ (تم الاستلام، جاري التوصيل، تم التوصيل)، وهذا ما قد يتم من النظام الخاص بها لـ ERP، ومن خلاله للمتجر الإلكتروني حتى يراها العميل.

إدارة المرتجعات

تعتبر مهمة إدارة المرتجعات من العمليات الأكثر تعقيداً، وذلك لتأثيرها القوي على الضرائب مثل؛ ضريبة القيمة المضافة وعلى المخزون والمالية بآنٍ واحد، وهذا ما ينقسم لعدة أمور مثل:

• المرتجعات قبل الشحن: هي ما تتمثل بعملية إلغاء الطلبات قبل خروجها، ولذلك فيقوم المتجر الإلكتروني بإخطاء نظام ERP، مع فك الحجز عن المنتجات حتى تعود لجاهزية البيع الفوري، وإتمام صدور أمر لرد الأموال من خلال بوابة الدفع.
• مرتجعات بعد الشحن: تتمثل هذه الأنواع في؛

إشعارات الدائن: يقوم ERP بإنشاء إشعار دائن ومحدد بقيمة المنتجات المرتجعة من أجل إلغاء أثر الفاتورة الأولى ضريبياً ومحاسبياً.

فحص الجودة: لا يتم السماح بالإدخال الفوري للمنتجات بل يتم وضعها بمستودع افتراضي يعرف بـ مخزن المرتجعات لحين إتمام فحصه، وإذا كان جيدا وسليم فيتم إعادته للمخزن الرئيسي، وإذا وجد به تلف فيتم تحويله لمخزن التوالف.

رد الأموال: بحالة الدفع الإلكتروني فقد يتم إرجاع الأموال على البوابة، وعند الدفع وقت الاستلام فيتم التنسيق مع العميل لرد المبلغ من خلال طرق الدفع الإلكتروني المختلفة، مع إجراء تسجيل القيد المحاسبي بـ ERP وفقاً لذلك.

تقرير مقارنة الإيرادات والتكاليف

توضح لنا هذه الأنواع من التقارير إجمالي المبيعات، مع إجمالي تكاليف البضائع المباعة، بالإضافة لمجمل الأرباح بكل قناة بيع على حدة.

تقرير المصروفات التشغيلية المنسوبة

هذه التقارير تقوم بوظيفة كبرى وجيدة في قياس التكاليف المختصة بكل قناة مثل؛ إيجارات الفروع، وأجور البائعين ومصاريف إعلانات المتجر الإلكتروني الرقمية.

تقرير صافي الربحية

يساهم تقرير صافي الربحية في تحديد القناة الأكثر ربحية على الفور من خصم جميع التكاليف المباشرة وغير مباشرة.

مؤشرات الأداء والمرتجعات

هذه الأنواع من التقارير تمثل أهمية كبرى في النظام، وذلك لأنها تعتمد على قياس نسبة المرتجعات وتكاليف الشحن بكل قناة بيع، مع تحديد التأثير المباشر لها على هامش الأرباح.