الدورة المستندية في المبيعات والمشتريات
في عالم الاعمال المتطور والحديث تعددت وكسرت المعاملات وتداخلت الادارات في بعضها البعض فاصبح من الضروري استخدام نظام محكم يقوم بتنظيم الاجراءات ويقوم بأحكام العلاقات بين الاطراف لذلك تبرز اهميه الدورة المستندية فهي لا تعتبر مجرد مجموعه من اوراق او نماذج يتم تداولها بل هي عباره عن اطار عملي يقوم بضمان تنفيذ المعاملات بأسلوب دقيق جدا ومنظم ويكون قابل للمراجعة
اولا مفهوم الدورة المستندية
الدورة المستندية هي عده مجموعات عباره عن اجراءات وخطوات رسميه تكون موثوقة تمر بها اي معامله تجاريه او ماليه في داخل المؤسسة مثل عمليات البيع او الشراء او الصرف المالي بداية هذه الدورة من طلب العملية ونهايتها عندما يتم تنفيذها وتوثيقها وارشفتهااهميه الدورة المستندية
- تقوم بتنظيم العمل الاداري وذلك من خلال ترتيب الخطوات وتقوم بربطها بشكل منطقي ومتسلسل مما يجعلها تمنع الفوضى او التداخل بين المهام
- تقوم بتوفير رقابه داخليه فعاله مما يجعل فرص التلاعب او الخطأ قليله
- تقوم بتسهيل المتابعة والمراجعة والعودة الى المستندات في اي وقت
- تقوم بضبط العمليات التجارية وتمنع التلاعب او الاخطاء البشرية
- تقوم بتوثيق كل مرحله في البيع او الشراء وذلك من خلال مستند رسمي
- تقوم بتوزيع المهام والمسؤوليات بين الادارات بشكل منظم جدا انتسال المعيار القانونية والمحاسبية
اين تظهر الدورة المستندية في المؤسسات
تظهر الدورة المستندية في المؤسسات في عده اقسام منها قسم المشتريات حتى يتم تنظيم عمليات طلب الشراء او عرض الاسعار او محاضره الاستلام والفواتير وايضا تظهر في قسم المبيعات لتنسيق الطلبات او عروض الاسعار او الفواتير وايضا تظهر في قسم المالي في الصرف او الرواتب او المصروفات وتظهر في قسم المخازن في ادخال واخراج المواداهداف التوثيق وضمان الشفافية والمراجعة
- تقوم بفرض رقابه على كل معامله ماليه او اداريه
- احرص على ان تكون العمليات مكشوفه واضحه لكل الاطراف المعنية
- وتعزز الشفافية في الاجراءات ذلك من خلال توثيق كل خطوه في دوره المبيعات او المشتريات
- تقوم بتسهيل عمليات المراجعة والمحاسبة سواء كانت مراجعه داخليه او خارجيه فذلك يسهل مهمه المدقق او نحاسب القانوني جدا
- المستندات التي تقدمها الدوره تصبح المرجع الاساسي عندما يتم حدوث اي نزاع تجاري حتى يتم فض الخلافات
- تقوم ببناء قاعه البيانات تشغيليه وماليه وذلك من خلال حفظ كل المستندات المنظمة
- تقوم بتوفير البيانات وتسهيل اعداد التقارير الدورية
- وتقوم بتعزيز اتخاذ القرار الاداري المبنى على ارقام حقيقيه
مراحل الدورة المستندية للمبيعات
مراحل الدورة هي عباره عن خطوات واجراءات بدايتها تكون من لحظه اهتمام العميل ونهايتها من تحصيل المبلغ المستحق اليكم مراحل الدولة المستندية
- اولا بدأيه الدورة يقوم بتلقي طلب شراء من العميل الذي قد يطلب من خلال البريد الالكتروني او الهاتف او من خلال نموذج على موقع الشركة وهذا الطلب يعتبر الوثيقة الاولى التي يتأسس عمليه البيع بعدها
- ثانيا يتم اعداد عرض السعر بناء على طلب العميل يتم تأكيد الطلب وموافقه على العرض ويتم تحويله الى امر البيع
- ثالثا عندما يتم امر البيع يتم تجهيز البضاعة للشحن حيث ان اسم المخازن او الانتاج يقوم بتحضير البضاعة ويقوم بإصدار اشعار بإخراجها من المخزن ثم ترسل الشحنة الى العميل
- رابعا مرحله اصدار الفاتورة عندما يستلم العميل البضاعة اصدار فاتورة البيع
- المرحلة الأخيرة هي توثيق كل المراحل السابقة في داخل النظام ويتم أرشفتها ورقيا او الكترونيا فهذا التوثيق يعد ضروري جدا لأي مراجعه محاسبيه او قانونيه مستقبليه
استقبال طلب الشراء من العميل واصدار عرض السعر
في بداية الامر عندما يقوم العميل بإرسال طلب رسميا حتى يقوم بشراء منتج او خدمه وذلكمن خلال ان يرسل الطلب العميل من خلال البريد الالكتروني او نموذج الطلب على موقع الشركة او عبر الهاتف او زياره مباشره للمندوب المبيعات عندما يتم استقبال الطلب فلابد من وجود معلومات اساسيه به مثل اسم العميل ومعلومات الاتصال وصف المنتج والكميه المطلوبة و توقيت التسليم المتوقع الموقع او العنوان الذي سيتم التوريد اليه اهميه استقبال الطلب من العميل هي النقطة التي يتم بناء بقيه المستندات عليها مثل الفاتورة وامر البيع تقوم بالتأثير مباشره على قرار العميل بالشراء تساهم في تقليل النزاعات او سوء الفهمشحن وتسليمي البضاعه وتوثيق الكشف
مرحله الشحن والتسليم وتوثيق كشف يعتبر من اهم الاجزاء الأساسية في الدورة المستندية في مبيعات المرحله لا تكتفي بعمليه النقل بل تشتمل على تنسيق لوجستي وتضمن سلامه البضائع وتقوم بتوثيق الاستلام بشكل رسمي حتى تضمن حقوق بين البائع والمشتري اهميه مرحله الشحن والتسليم مرحله الشحن والتسليم لا تعتبر اخراج البضائع من مخزن ونقلها بل تتطلب الكثير من التنسيق ويكون محكم بين عده اقسام مثل التنسيق بين المبيعات والمخازن وشركات النقل والمالية حيث ان يتم تنسيق المبيعات حتى يتم التأكد من الطلب الصحيح ويتم التنسيق مع المخازن حتى يقوم بتجهيز الكميات المطلوبة ويتم التنسيق مع الشركات النقل حتى يقوم بإتمام عمليه التسليم والتنسيق مع المالية حتى يضمن عمليه تسليم بالفوترهخطوات الشحن والتسليم
- اولا يتم تحضير البضاعة وتجهيز المنتجات وفقا لأمر البيع المعتمد ويتم فحص الكميات مع مراعاه مطابقتها مع المواصفات
- ثانيا يتم اعداد مستندات الشحن
- ثالثا يتم التنسيق مع شركات النقل وتحديد وسيله النقل المناسبه مثل السياره او شركه شحن او شاحنه بناء على طبيعه البضاعه والاتجاه الذي ستسلكه
- رابعا تسليم المنتج الى العميل ويتم التوقيع على الكشف
توصيات حتى تضمن شحن وتسليم احترافي
- قم باستخدام نماذج تسليم تكون موحده ومعتمده
- قم بتدريب موظفي التوصيل على التعامل مع العملاء بكل احترافيه
- قم بالتاكد من سلامه التغليف والتعبئه حتى تتفادى تلف البضاعه او المنتج
- قم بتوثيق كل خطوه في النظام
- وقم بربطها بالفواتير واوامر البيع
- تاكد من التواصل مع العميل مسبقا حتى تتاكد من الاستلام في الموعد
اصدار الفاتوره والمتابعه الماليه
تمثل مرحله اصدار الفاتوره والمتابعه الماليه المرحله الاخيره في الدورة المستندية للمبيعات وهي تعتبر من اهم المراحل التي تقوم بربط الجهد التجاري المبذول والتحصيل المالي الفعلي يتم اصدار الفاتوره بعد اتمام عمليه البيع وتسليم المنتج للعميل وتلك الفاتوره تشتمل على رقم فاتوره وتاريخ الاصدار بيانات العميل وصف الخدمه والمنتج الكميه والسعر المطلوب اجمال المبلغ المستحق شروط الدفع والاستحاق ثانيا المتابعه الماليه والتحصيل يتم مراجعه يوميه لمعرفه الفواتير المستحقه وتواريخ استحقاقها يتم التواصل مع العملاء حتى يتم تذكيرهم بالمستحقات قبل الاستحقاق وبعده وايضا ارسال اشعارات تلقائيه عبر البريد او رساله يتم اعداد تقارير تحصيل يتم فيها توضيح الفواتير المسدده والمتاخره اداره حالات التاخير او النزاع وذلك من خلال التنسيق بين اداره المبيعات والماليه حتى يتم حل اي اعتراض او تاجيل ثالثا اليات تحسين الفوتره ومتابعه يتم اصدار الفواتير بشكل سريع بمجرد التسليم وعدم تأخيرها لاخر الشهر يتم استخدام نظام متابعه الي يقوم بارسال تنبيهات تلقائيه حتى يتم تجنب النسيان او الاهمال يتم تحفيز العملاء على الدفع المبكر من خلال خصومات او تسهيلات قم بربط الفواتير بالتقارير المالية العامة حتى يتم تقييم الاداء المالي بدقهطلب عروض الاسعار وتقييم الموردين
هذه المرحله تقوم بتحديد جوده التوريد وتكلفته وكفاءته على المدى الطويل فهي لا تعتمد على الحصول على افضل سعر بل تشتمل على التحقق من موثقين الموردين وقدرتهم على التوريد في الوقت المناسب وبيان التزامهم بالشروط الفنيه والماليه المطلوبه لذلك ادارتها بطريقه مهنيه يساهم كثيرا في تحسين الاداء المالي والتشغيلي للمؤسسةاولا اهميه طلب عروض الاسعار
- يتم المقارنه بين اكثر من عرض من حيث السعر والجوده وقت التسليم
- يقوم بتعزيز مبدا الشفافيه والمنافس في عمليه الشراء
- يضمن الحصول على افضل شروط تجاريه وفنيه ممكنه
- يقوم ببناء قاعده بيانات لموردين محترفين يمكن الرجوع اليها لاحقا
- ولابد من احتواء طلب العروض على مواصفات تكون دقيقه واضحه للمنتج او للخدمه
خطوات اعداد طلب العروض
- اولا يتم تحديد الكميات او المواصفات او متطلبات المنتج بدقه
- ثانيا يتم اختيار الموردين المناسبين الموثقين حتى تضمن منافسه فعاله
- ثالثا يتم ارسال الطلب رسميا ذلك من خلال البريد الالكتروني او نظام الشراء الالكتروني
- رابعا يتم تحديد موعد نهائي للاستلام حتى يتجنب التاخير في اجراءات الشراء
عمليه تقييم العروض الوارده بعد ان يتم استلام العروض من الموردين
تبدا مرحله اخرى وهي مرحله التقييم والتي تتم وفق معايير متعددة- يتم تقييم العروض من خلال الاسعار المعروضة مع الميزانية او اسعار السوق
- ويتم تقييم العروض من خلال الجودة والمواصفات حتى تضمن تطابق المنتج مع المطلوب تماما
- ويتم تقييم العروض من خلال مده التوريد ومدى سرعه توفير الخدمة او المنتج
- يتم تقييم العروض الوارده من خلال شروط الدفع والتسهيلات ومن خلال سمعه المورد وخبرته السابقه
فحص الجوده وتوثيق الاستلام اولا اهميه فحص الجودة
- يعتبر فحص الجودة وتوثيق الاستلام من اهم الخطوات الأساسية حتى يتم التأكد من ان المواد او المنتجات الوارده تكون مطابقه للمواصفات الفنيه المطلوبه وذلك من حيث كميه المنتج او حجمه او الابعاد او الخصائص الفنيه وايضا تاريخ الانتاج او الصلاحيه والتغليف والتعبئة
- يتم فحص المنتج من غير الموظف مسؤول او لجنه فنيه متخصصه واحيانا يتم استخدام اجهزه قياس او ادوات اختبار حتى تضمن الدقة
خطوات اجراء الفحص النموذجية
عندما يتم استلام الشحنة من المورد تبدا عده خطوات- اولا يتم التحقق من بيانات امر الشراء حيث يتأكد الموظف من ان عمليه الشراء صحيحه
- ثانيا يتم التحقق من الكميات ومقارنه الكميات الفعلية بما هو مذكور في الفاتوره
- ثالث سنتين فحص الجوده ومطابقه المنتج مع المواصفات المطلوبه
- رابعا يتم تحديد حاله البضاعه سواء كانت مطابقه او غير مطابقه حيث اذا كانت مطابقه يتم توجيهها للمخازن او غير مطابقه تعادل المورد مع محضر رسمي
توثيق الاستلام
يتم توثيق العملية من خلال محضر استلام رسمي ويحتوي على اسم المورد رقم عمليه الشراء وصف المنتجات او المواد نتيجه الفحص وتوقيع اللجنه وتوقيع المخزن ويتم ارفاق هذا المحضر مع الفاتوره قبل دفع اي شيءتوصيات لضمان الدقه في فحص المنتجات
- يتم تعيين مسؤول مؤهلين حتى يقوم بفحص فني حسب نوعيه المواد
- يتم الالتزام باستخدام نماذج استلام موحده معتمده
- لا يتم استلام اي شحنه غير مطابقه الا بعد ان يتم الرجوع الى الإدارة
- قم بتوثيق اي ملاحظات او انحرافات حتى تتفادى تكرارها
اصدار الفاتوره للمورد وتنفيذ عمليه الدفع
اولا مفهوم فاتورة الموارد هي عباره عن اوثيقه رسميه يتم اصدارها المورد للمنشاه بعد ان يتم تسليم البضاعة او تقديم الخدمة وتقوم باحتوائها على معلومات تفصيليه مثل رقم امر الشراء المرتبط بالعمليه الكميات والاسعار التي تم الاتفاق عليها الضرائب والخصومات تاريخ الفاتوره تاريخ الاستحقاق ثانيا خطوات الاساسيه قبل الدفع قبل ان يتم تنفيذ عمليه الدفع تمر الفاتوره بعده خطوات رقابيه داخل الدورة المستنديه منها- واحد يتم مراجعه الفاتوره من قبل قسم الحسابات ويتاكد مما طبقتها الامر الشراء واستلام البضاعة
- يتم التحقق من الاسعار والكميات ثم طبقه البيانات الوارده في الفاتوره مع الاتفاق الاصلي حتى يتم التفادي الفروقات او التلاعب
- يتم الحصول على الموافقه نهائيه عن طريق احاله الفاتوره الى اداره الماليه او المدير المالي حتى يتم اعتمادها حسب الصلاحيات المحددة
- يتم تحديد موعد الدفع مع مر مراعاه شروط الدفع المتفق عليها مع المورد تنفيذ الدفع وتوثيقه بعد ان يتم اعتماد الفاتورة
- يتم تنفيذ عمليه الدفع وذلك من خلال وسائل منها الدفع الالكتروني سواء كان بوابات الدفع او المحافظ الرقمية او الشيكات المصرفيه او التحويل البنكي المباشر
- سرعه استجابه العملاء تتحسن بكفاءه عاليه عندما يتم الربط التلقائي بين المبيعات والمشتريات حيث ان بالامكان تنفيذ طلبات العملاء بسرعه دون انتظار الاجراءات اليدوية
- يتم تقليل الهضره والتكرار ويمنع الربط اصدار طلبات شراء غير ضروريه او ادخال بيانات متكرره
- النظام يقوم بتوضيح بدقه حجم التزامات الماليه التي تنتج عن المبيعات والمشتريات مجتمعه
- الربط بين الدورتين يعمل على تحسين قرارات الاداريه ويوفر تقارير موحده تقوم بمساعده الاداره على فهم المواقع بدقه مثل الربحيه لكل المنتج
اداره التدفقات النقديه والتسويات البنكيه
اداره التدفقات النقدية والتسويات البنكيه من اهم العناصر داخل اي دوره مستنديه ناجحه انها تقوم بانعكاس الواقع المالي للمؤسسه وتعمل على ضمان الانضباط النقدي وتقوم بالمساعده في اتخاذ قرارات ماليه مستنيره عدم الاهتمام بهذه المرحله قد يؤدي الى مشكلات في السيوله او تاخر في سداد الموردين اولا ما المقصود باداره التدفقات النقديه هي عباره عن عمليه تقوم بتتبع الاموال الداخله والخارجه من الشركه مثل المصروفات او الايرادات التي تنتج من عمليات البيع والتحصيل التسويات البنكيه هي عباره عن عمليه تتم بمقارنه بين سجلات الشركه وسجلات البنك حتى يتم التاكد من تطابق الارصده والمعاملات وتلك العمليه غالبا تجرى كل شهر تشمل على كشف اي اخطاء في الاذاعه او الصرف وتكتشف اي محاولات تلعب او احتيال وتقوم بتتبع المصروفات البنكيه والفوائد والعملات وتقوم بالتعرف على العمليات المعلقه او غير مسجله توصيات عمليه حتى يتم تحقيق اداره فعاله للتدفقات النقديه والتسويات البنكيه- لابد من تحديد مسؤوليات دقيقه لكل طرب في اداره النقد والتسوية
- مراعاه عدم صرف اي مبلغ دون مستندات واضحه وتكون معتمده
- لابد من استخدام نظام الكتروني يقوم بالارتباط بالبنك مباشره حتى يتم تسريع التسويات
- يتم اعداد تقارير دوريه تعرض على اداريه حتى يتم تقييم الوضع النقدي بشكل لحظي
ادوات وتقنيات لتعديل لتعزيز الدوره المستنديه
الدوري المستندية في المبيعات والمشتريات قد اصبحت اكثر كفاءه واكثر مرونه وذلك بفضل الادوات والتقنيات الحديثه تلك الادوات لا تقوم بالاقتصار على حفظ المستندات فحسب بل تشمل عده امور منها تتبع العمليات والموافقات الالكترونيه والارشفه الرقميه وتكامل البيانات بين الادارات لذلك سنعرض لكم ابرز الادوات والتقنيات التي تقوم بتعزيز فعاليه الدوره المستنديه وتعمل على تقليل الاخطاء والتاخير والتلاعب- انظمه اداره المستندات: هي من اهم الحلول وهي احد الامور الاساسيه لتعزيز الدوره المستنديه حيث هذه الانظمه تقوم بتوفير ارشفه المستندات الالكترونيه بدلا من المستندات الورقيه تتيح تصنيفات المستندات على حسب النوع او التاريخ او القسم تتيح الوصول السريع الى اي مستند وذلك من خلال البحث الذكي تقوم بتطباع سجل التعديلات والمستخدمين
- اثنين برامج ERR المتكامله يعتبر من اهم الادوات التي حدثت نقله نوعيه في الدوره المستنديه لانها تقوم بدمج كل مراحل العمليات التجاريه في منصه واحده وتقوم بتوفير عده امور منها دوره مستنيه مؤتمده بين المبيعات والمشتريات والماليه والمخازن توفر امكانيه الربط مع الفواتير الالكترونيه وحساب العملاء والموردين تقوم بتوفير صلاحيات محدده لكل مستخدم وذلك حسب طبيعه عمله تقوم بتوفير تقارير اللحظيه حتى يتم متابعه حاله كل مستند ومعامله
- ثلاثه تطبيقات التوقيع الالكتروني والموافقه الرقميه تلك الادوات يتم استخدامها حتى تسهل خطوات الموافقه الرسميه دون الحاجه الى طباعه او توقيع يدوي ومن اهم مميزات هذه الادوات انها تقوم بتسريع دوره الموافقات وتعمل على ضمان موثوقيه وسلامه التوقيع وتقوم بتوثيق كل خطوه بموجب لوائح قانونيه رقميه
- تقنيات OcR التعرف الضوئي على الحروف تلك التقنيه يتم استخدامها حتى تقوم بتحويل المستندات الورقيه او الصور الى نصوص قابله للتحرير والفهرسه مما يجعل دمجها سهل جدا في الدوره مستنديه الرقميه ومن اهم ميزات تلك التقنيه انها تقوم بتحويل الفواتير الورقيه الى ملفات الرقميه وتعمل على تسهيل الارشفه الاليه وتقوم بتقليل ادخال اليدوي للبيانات وبالتالي يتم تقليل الاخطاء
- الذكاء الاصطناعي هو من اهم الادوات التقنيه التي تعتمد على الذكاء الاصطناعي حتى تقوم بتحسين اتخاذ القرار في الدوره المستنديه
توصيات ليتم تحقيق اقصى استفاده من هذه الادوات
- يجب دراسه احتياجات المؤسسه واختيار الحل المناسب لها
- يجب تدريب الموظفين على استخدام الانظمه الجديده
- يجب تحديث البنيه التحتيه لتكنولوجيا المعلومات
- يجب عمليه ربط الانظمه المختلفه حتى يتم تحقيق تكامل بين الادارات
خطوات البدء في تحديث الدوره المستنديه بمساعده مستشار او برامج متخصصه
من الخطوات الاساسيه والضرورية هي تحديث الدوله المستنديه في اي منشاه تجاريه او صناعيه فهي تعتبر خطوه استراتيجيه حتى تقوم بتحسين الكفاءه وتقلل الهدر وتضمن الشفافيه فمع كثره تعقيد العمليات وتعدد الاطراف المشاركه اصبح من الضروري الاعتماد على مستشاري متخصصين او برامج رقميه متطوره حتى يضمن تحديث فعاله شامل وليكم الخطوات العمليه حتى تتم تحديث الدوله المستنديه بشكل صحيح- اولا اول خطوه ضرورية في اجراء تحديث وتقييم شامل للدورة المستندية الحالية هي تحليل الوضع الحالي بدقه ومراجعه جميع المستندات والنماذج والسجلات المستخدمة في عمليات البيع والشراء مع تحديد نقاط الضعف بها مثل تكرار البيانات ضعف التتبع او الانشطه تاخير في الموافقات
- الخطوه الثانيه تحديد الاهداف ووضع اهداف واضحه من التحديث مثل تقليل الاخطاء اليدويه او تعزيز الرقابه الداخليه او توافق مع المتطلبات القانونيه او الضريبيه الجديده فذلك يساعد كثيرا في اختيار الادوات والبرامج المناس مناسبه
- الخطوه الثالثه اختيار مستشار او برنامج متخصص من الافضل ان يتم الاستعانه بمستشار متخصص في تحسين العمليات اداره المبيعات والمشتريات او يتم اختي ص حسب حجمها طبيعه الشركه يقوم بدعم متعدد الادارات من المبيعات او الماليه او المشتريات يقوم بمواجهه استخدام سهل الموظفين دعم فني مستمر وتحديثات
- الخطوه الرابعه اعاده تصميم الدوره المستنديه الجديده وذلك بالتعاون مع المستشار او استخدام ادوات البرامج حتى تكون اكثر مرونه وتنظيما وفيها يتم وضع مسارات واضح للموافقات ويتم تحديد الصلاحيات والمسؤوليات بدقه وايضا يتم تطوير نماذج الكترونيه موحده بدلا من النماذج الورقيه او المتفرقة
- الخطوه الخامسه التدريب والتجربه قبل ان يتم التطبيق التحديث بالكامل يتم تدريب العاملين على النظام الجديد مع توفير دليل استخدام لكل مرحله ثم يتم اجراء تشغيل تجريبي على عدد محدود من العمليات حتى يتم اختبار فعاليه النظام يكشف اي عيوب قبل التعميم
- الخطوة السادسه التنفيذ الكامل والمراقبه بعد ان تنجح المرحله التجريبيه يتم تعميم الدوره المسانديه جديده مع الاستمرار في مراقبه الاداء وتحليل نتائج عبر مؤشرات كي بي ال اس مثل نسبه الاخطاء او زمن الانجاز وعدد العمليات المعالجه رقميا
- الخطوه السابعه التحسين المستمر التحديث ليس معناه انه يتم توقف مراجعه الدوره الدوريه بل لابد من تحسين مستمر الدوله المستنديه مع تقديم تكنولوجيا او تغيير ظروف السوق ويتم تحديث البرامج او تعديل المسارات بالتنسيق مع المستشار او مزود البرنامج
صلاحيات الموافقه فصل مهام لمنع التزوير
من اهم اهداف الدوره المستنديه هو ضمان الشفافية وعمليه تقليل احتماليه وقوع التلاعب او التزوير في العمليات الماليه والاداريه ومن اهم الوسائل التي تقوم بتحقيق ذلك هي تحديد صلاحيات الموافقه فصل المهام بين الموظفين بشكل واضح ومدروس حتى تعزز من الامانه الداخلي وترفع من كفاءه العمليات وتقوم بمنح الاداره سيطر افضل على الموارد والمخاطر اهميه تحديد الصلاحيات تمر المعامله في اي عمليه بيع او شراء بعده مراحل مثل تحقق والطلب والاعتماد والتنفيذ ثم الصرف او الدفع اذا كانت نفس الجهه او الشخص المسؤول عن اكثر من مرحله او عده مراحل فان ذلك يقوم بفتح الباب على امام التلاعب لذا من امور الضروريه ان تكون هناك صلاحيات واضحه لكل مرحله بحيث لا يمكن لاي موظف ان يقوم بتنفيذ او اعتماد اجراء خارج نطاق مساليته او دون موافقه رسميه من صاحب الصلاحيه فمثلا مسؤول المشتريات يقوم بتقديم الطلب مسؤول الاداره يقوم بتحقيق الميزانيه المدير العام او المدير التنفيذي هو الذي يعطي الموافقه النهائيه المحاسب يقوم بتنفيذ عمليه الدفع فقط بعد الاعتماد كيف تساهم البرامج الحديثه في اداره الصلاحيات تساهم كثيرا البرامج الحديثه في اداره الصلاحيات وذلك من خلال- استخدام برامج اداره متكاملة: فيمكن تحديد الصلاحيات بدقه في داخل النظام ويمكن التحكم بمن يستطيع ادخال الطلبات ومن له الحق في الاطلاع فقط ومن الذي يستطيع الاعتماد او الالغاء وما الحد المالي للاقصى الذي يمكن لكل موظف ان يقوم بالموافقه عليه كل تلك الانظمه تقوم بتسجيل كل عمليه بما تشتمل عليه من الوقت والمستخدم والعمليه المنفذه فذلك يتيح لاداره تتبع اي محاوله للتجاوز او التزوير
- اولا يتم اعداد هيكل تنظيمي واضح يقوم بتحديد صلاحيات كل موظف
- يتم استخدام انظمه الكترونيه لتطبيق الصلاحيات تلقائيا
- اعداد او اجراء مراجعات دوريه حتى يتم التاكد من الالتزام بفصل المهام
- يتم تدريب الموظفين على اهميه احترام التسلسل الوظيفي توثيق كل خطوه
نصائح لتحسين الاداء وتقليل التاخيرات في الدوره المستنديه لمبيعات والمشتريات
من اهم النصائح هي- اتمه المهام التي تتكرر مثل انشاء اوامر الشراء او الفواتير او المذكرات الداخليه فهذا يقلل من اخطاء البشريه ويعمل باسراع تنفيذ الدورة الدوره المستنديه،
- عندما يتم استخدام نظام الكتروني يربط بين اقسام المبيعات واقسام المشتريات والمخازن والمحاسبه يساهم كثيرا في اختصار الوقت الذي يتم نقل المعلومات ويحسن كفاءه الشهرية فيه
- وضع اجراءات تكون واضحه ومعتمده لكل خطوه في الدوره المستنديه مع مراعاه تحديد المسؤوليات والوقت المتوقع لكل مرحله
- يتم تحسين التواصل بين الاقسام بين فرق العمل المختلفه وتوفير الوسائل الاتصال مباشره حتى يحد من التأخير
- ايضا يتم التوفير تحديثات قواعد البيانات بشكل دوري
- احرص على تنظيم دورات تدريبيه مستمره تشتمل على جانب عملي ونظري للدوره المستندية
- اعتماد سياسه المراجعه المزدوجه فقط عند الضروره من التوقيع الورقي الى التوقيع الالكتروني يساعد كثيرا في تسريع الموافقات دون المساس بامن البيانات
