مع التطورات التكنولوجيا الحديثة أصبح بإمكاننا الاعتماد على برنامج إدراة الإيجارات والوحدات بشكل تام في كافة ما يخص أعمال التأجير أو التعامل مع الحسابات في المؤسسات والعمائر التي يتم عرضها للإيجار، وكل ذلك يتم بشكل آلي دون تدخل بشري، حتى لا يكون هناك مجالات للوقوع في الخطأ، حيث أن عملية إدارة الإيجارات والوحدات من أكثر العمليات الصعبة والمعقدة، والتي لابد من الاعتماد المتكامل على تطبيق إلكتروني شامل يمكنه التعامل مع كافة النقاط الموجودة به، وتلك التطبيقات الحديثة تم الاعتماد عليها بشكل حديث مع زيادة عدد الوحدات العقارية، والتي يقابلها زيادة في أعداد الإيجارات، وكل ذلك يسهل للغاية عند الاعتماد على نظام ERP من برايت سيستم، لأنه يعتبر أفضل الحلول المتكاملة التي تساعدنا بشكل صحيح في إدارة الإيجارات والوحدات بكفاءة وفاعلية كبيرة، وذلك ما سنتعرف عليه بشكل تفصيلي فقط عليكم بمتابعة موضوعنا التالي.
يعتبر برنامج إدارة الإيجارات والوحدات من الأنظمة المتكاملة التي يتم تصميمها بشكل خاص لإدارة كافة جوانب الإيجارات والمهام العقارية، بما يشتمل ذلك على العملاء، وحدات الإيجار، الصيانة والمدفوعات، كما أنه يمتاز البرنامج بتوفير عدة مزايا وتسهيلات سوف نتعرف إليها بشكل تفصيلي عبر الآتي:
تتضمن نقاط البيع مجموعة من الأدوات التي تساعدنا في التعرف على أفضل المزايا التي تقدمها لنا في برنامج الايجارات والوحدات، وتلك ما تتمثل في ما يلي:
لماذا تحتاج المنشآت لبرنامج إدارة الإيجارات
يعتبر برنامج إدارة الإيجارات والوحدات من الأنظمة المتكاملة التي يتم تصميمها بشكل خاص لإدارة كافة جوانب الإيجارات والمهام العقارية، بما يشتمل ذلك على العملاء، وحدات الإيجار، الصيانة والمدفوعات، كما أنه يمتاز البرنامج بتوفير عدة مزايا وتسهيلات سوف نتعرف إليها بشكل تفصيلي عبر الآتي:
تتضمن نقاط البيع مجموعة من الأدوات التي تساعدنا في التعرف على أفضل المزايا التي تقدمها لنا في برنامج الايجارات والوحدات، وتلك ما تتمثل في ما يلي:
- إمكانية العمل دون انترنت
- واجهة استخدام سهلة
- طرق الدفع المتعددة
- إعدادات خصم
- تسوية النقدية
- المعاينة والطباعة
- فتح الجلسات وضبط الأجهزة بنقاط البيع
- دعم الاختصارات بلوحة المفاتيح
- تكامل الباركود
- التحقق من صحة جلسات العمل
- إدارة المرتجعات
- ملخص نهائي وتقارير نقاط البيع
- إمكانية إصدار الفواتير الإلكترونية وإرسالها لجميع العملاء عبر البريد الإلكتروني، مع تحصيل المدفوعات بكل سلاسة عبر خيارات الدفع المقدمة عبر الإنترنت.
- إنشاء العروض والأسعار مع إرسالها للعملاء بشكل يتضمن الأصناف والأسعار والتفاصيل الضريبية المطبقة على الوحدات، كما يتمكن العميل من تحويل الفواتير بضغطة زر واحدة عند الموافقة عليها من العملاء.
- يتوافر العديد من بوابات الإلكترونية مثل؛ PayPal وStripe و Authorize.net، وذلك بجانب الطرقالتقليدية للدفع مثل الشيكات، الدفع النقدي والتحويلات البنكية.
- العمولات والمبيعات المستهدفة
-
- المرونة في قواعد العمولات، وذلك عبر إنشاء وتخصيص قواعد العمولات الخاصة بك بمختلف النسب لكل صنف، مع العمل على تعيين نسب البيع المستهدفة ومسؤول المبيعات.
- القيام بتحديد مسؤولي المبيعات بقاعدة العمولة، وتعيين المبيعات المستهدفة لكل الأصناف على حدة، بجانب متابعة المعاملات والنشاطات التي يتم تأديتها.
- الحسابات التلقائية للعمولة مع إصدار كل فاتورة من خلال مسؤولي المبيعات لكل الأصناف التي تتضمنها قائمة العمولة.
- عرض تسجيل التحديثات للقيد ومتابعة التغييرات الممكن حدوثها عند إجراء تعديلات جديدة منذ إنشاء تلك القيود كأول مرة بالحساب.
- في حالة مراجعة العمولات والانتهاء من الموافقة عليها لفترة مبيعات بعينها، فيقوم النظام بتضمين العمولة المعتمدة برواتب الموظف تلقائيًا.
- إدارة الأقساط
- إعداد أقساط سهلة
- أتمتة اتفاقيات التقسيط
- الدفع الإلكتروني
- تتبع المدفوعات
- التحديثات التلقائية للفاتورة
- فورية الإشعارات
- إدارة التأمينات
- إدارة الوكلاء بالتأمين
- فئات التأمين
- تعيين الخدمات والمنتجات
- السداد والخصم التشاركي
- الحد الأقصي للسداد التشاركي
- التكامل بين التأمين والفواتير
- التكامل مع العملاء
- العروض
- الإعدادات القابلة للتخصيص
- العروض والخصومات المرنة
- التطبيق التلقائي للعروض
إدارة العقود الرقمية وجدول الاستحقاقات
في إدارة عقود الإيجار الرقمية، مع جدولة استحقاقات الإيجار فلابد من الاعتماد على برنامج إدارة الإيجارات والوحدات، والذي يساعدنا من معرفة كافة ما يختص بأعمال الإيجار مع اختلاف الوحدات والمناطق السكنية، حيث أن تلك الأنظمة قد تشتمل على الإدارة الشاملة لدورة حياة عقود الإيجار بدايةً من الإنشاء والتوقيعات الإلكترونية وحتى المتابعة الأرشيفية، بجانب توافر التقارير المالية والتحليلات الشاملة، والتي تتمثل في الآتي:- إدارة وإنشاء العقود الرقمية
- تتبع المدفوعات وجدولة الاستحقاقات
- تتبع العقود
- إدارة الصيانة
- توافر التحليلات والتقارير
- التواصل الفعال مع العملاء
محاسبة الإيجارات: احتساب الإيصالات والفواتير التلقائية
تشتمل محاسبة الإيجار بالإيصالات والفواتير التلقائية على تسجيل الالتزامات والدفعات، بالأخص تلك الخاصة بموجب المعايير الجديدة مثل؛ asc 842، وتلك الطريقة تعتمد على الحسابات الدورية في تحديد مبالغ الإيجار، مع تتبع أصل حق الاستخدام وجميع التزامات الإيجار، والتي يمكن أتمتتها بالاعتماد على البرامج المحاسبية في تتبع التواريخ وإدارة الفعالة للقيود المحاسبية بشكل تلقائي مثل برنامج إدارة الإيجارات والوحدات كالتالي:- التحديد الدقيق لبيانات عقد الإيجار الأساسي
- قيمة الإيجار الشهري أو السنوي.
- تاريخ يحمل البداية والنهاية للعقد الذي تم التوقيع عليه وإدخاله إلي برنامج إدارة الإيجارات والوحدات.
- الطرق المعتمدة للدفع الشهري سواء كان العميل يريد الدفع (شهري ـ ربع سنوي ـ سنوي)
- تحديد الرسوم الإضافية التي تتضمن (الصيانة، أو الخدمات أو الضرائب).
- جدولة مواعيد الدفع
- الإصدار التلقائي للفواتير
- معرفة رقم العقد والوحدة.
- الفترة الزمنية التي تم تغطيتها، والمحددة بالفاتورة.
- تحديد قيمة الإيجار بدقة.
- تحديد إذا كان هناك رسوم إضافية أو خصومات على عقود الإيجار.
- تتم عملية إرسال الفاتورة إلي المستأجر بشكل تلقائي من خلال التطبيق المخصص لذلك، وهو برنامج إدارة الإيجارات والوحدات المحاسبي.
- استلام المدفوعات مع توليد الإيصالات
- التكامل مع النظام المحاسبي العام
لوحة تحكم شاملة لحالة الإيجارات والمستأجرين
تتخصص المنصة السحابية المبتكرة في إدارة الأملاك العقارية بالنظام السحابي الذي يهدف لتوفير حلول تقنية حديثة وشاملة تساعد على تلبية كافة الاحتياجات لجميع ملاك ومديري العقارات، ويعتبر من أفضل التجارب المميزة بإدارة العقارات، وذلك حتى تكون أهم وأفضل شريكة لكم في الاستدامة وتحقيق النجاح بالقطاع العقاري، وذلك عبر توافر المزايا الآتية:- لوحة تحكم سهلة وسريعة
- لوحة التقارير الشاملة
- إدارة المستندات والصيانة
- الإشعارات والتحليلات
- الإيرادات وإدارة المصروفات
- إدارة العقود والدفعات
تنبيهات انتهاء العقود والتجديد التلقائي
مع برنامج إدارة الإيجارات والوحدات يوفر لنا إمكانية إرسال التنبيهات الهامة واللازمة على انتهاء العقود والتجديد التلقائي دون الحاجة إلي الذهاب لأي مكان آخر، فقط تتم كافة الأعمال بضغطة زر واحدة، والتي تشتمل على إشعارات الطرفين قبل إنتهاء مدة التعاقد بفترة، ليتم التجديد التلقائي له، وتلك ما تتم بالبرنامج عبر الآتي:- عقود التجديد التلقائية
- مدة وصول الإشعار
- أنظمة الإشعارات
- النتائج
إدارة الشواغر والتسويق للوحدات المتاحة
يساعد برنامج إدارة الإيجارات والوحدات على المتابعة الشاملة والمتكاملة لكافة الأساليب الحديثة التي قد تتم ضمن عملية استئجار وحدةٍ ما أو غيرها من الأعمال العقارية الأخرى، وقد يعزز ابرنامج من قيامه بالآتي:- يساعدنا في التعرف على أنواع وفقًا للنشاط القائمة عليه، سواء كان يتم تأجيرها كاملة أو كل غرفة منفصلة.
- القيام بتعيين وحدات الإيجار وتتبعها، من خلال إضافة أعداد لا محدودة من الوحدات التي سوف يقوم صاحب العمل بتأجيرها للعملاء عبر برنامج إدارة الإيجارات.
- إنشاء أوامر الحجوزات مع ضبط حالاتها بشكل سلس، والذي يمكننا من إنشاء أمور الحجز للعميل من خلال تحديد الوحدات المؤجرة ومدة العقود بهدف التنظيم من مختلف عمليات الإيجار.
- استقبال طلبات التأجير أونلاين بفضل وجود تكامل بين النظام مع برنامج المتجر الإلكتروني، فيمكن لصاحب العمل استقبال طلبات التأجير أونلاين من خلال العملاء.
- مراجعة التقارير التفصيلية حول كافة أعمال الإيجار من خلال الحصول على رؤى أكثر شمولية حول كافة عمليات الإيجار، وذلك عبر إصدار التقارير لتفصيلية حول الوحدات المتوافرة وأسعارها.
- توافر المرونة المتكاملة في تسعير الوحدات للإيجار، مع إضافة قوائم التسعير وتحديد نوعية كل قاعدة سواء في تطبيق السعر الموحد على كل أيام الإسبوع أو تخصيص سعر لكل يوم.
تطبيق جوال للمستأجرين: دفع الفواتير وطلب الخدمات
يوفر برنامج إدارة الإيجارات والوحدات ميزة هامة للغاية في توافره كتطبيق إلكتروني سهل التعامل معه، ويمكن للجميع الحصول عليه من خلال المتجر الإلكتروني على الهواتف سواء الآندرويد أو الآيفون، ويمتاز التطبيق بالمزايا الآتية:- يساعدنا التطبيق في دفع فواتير المستأجرين وجميع الرسوم الأحرى عبر التطبيق الموجود بالهاتف، وفي الغالب ما يتم ربط الحسابات البنكية لهم بالتطبيق أو الاعتماد على بوابات الدفع الآمنة.
- توافر كافة الطرق اللازمة لإرسال الخدمات أو طلبات الصيانة بشكل مباشر من إدارة الممتلكات أو صاحب العمل، وذلك ما يوفر علينا كثيرًا من تتبع حالة الطلب.
- يتمكن المستأجرين من عرض كافة التفاصيل التي تختص بعقود الإيجار لهم، مع إمكانية الاطلاع علي شروطها من خلال هذا التطبيق.
- كافة التطبيقات تتضمن مزايا متعددة في سهولة التواصل المباشر فيما بين المالك والمستأجر دون حاجة للمقابلات الشخصية.
- اختيار بوابة الدفع
- الحصول على بوابات الاعتماد
- دمج بوابة الدفع الإلكتروني
- تخصيص الإعدادات للدفع
- اختبار التكامل
- مراقبة وتحسين الأداء
