برنامج ادارة الصيدلية
تم اعتبار برنامج اداره الصيدليات من اهم الادوات التقنية الأساسية التي تساهم كثيرا في تطوير الاداء اليومي في داخل الصيدليات ويعمل على تحسين تجربه العميل مما يزيد من ارباح المشروع مع كثره تعدد المنتجات وزياده العمل والتوسع في التعاملات مع التامين والموردين والمرضى اصبح من الصعب ان يتم الاعتماد على طرق تقليديه او حتى جداول يدويه لذلك اصبح جميع الصيدليات تتجه الى امتلاك برنامج اداره الصيدليات وفيما يلي سوف نقوم بتصليه الضوء على كل ما يخص برنامج اداره الصيدليات
المزايا الاساسية لبرنامج ادارة الصيدليات
فيما يلي سوف نطلعكم على عده مزايا اساسيه التي يقوم بتقديمها برنامج اداره الصيدليات- برنامج اداره الصيدليات يقوم بإدارة المخزون والتحكم به بكل كفاءه حيث يقوم بمعرفه حجم الكميات المتوفرة لحساب لحظه بلحظة
- وايضا يقوم بأرسال تنبيهات اليه عندما يتم اقتراب نفاذ اي منتج او انتهاء صلاحيته
- يقوم بعمل جرد الكتروني مما يجعله يوفر الوقت كثيرا
- ايضا يقوم بتحليل حركه المنتجات حتى يتم تحديد الاصناف الاكثر استهلاكا او رائجة والاصناف الراكدة
- البرنامج يقوم بإصدار جميع الفواتير ويسرع عمليات البيع مما يجعل الاخطاء البشرية تقل
- يقوم بعمليه ربط مباشر مع جهاز الكاشير
- يقوم بدعم العروض والخصومات بنقره واحده
- البرنامج يقوم بتوفير ادوات ذكيه تتعامل مع الوصفات الطبية
- برنامج اداره الصيدليات يقوم بتحميل وصفات العملاء الكترونيا حتى يتم استخدامها في المستقبل
- يسجل جميع بيانات شركات التامين والعملاء الذين تم التامين عليهم
- يوفر تقارير مفصله حتى يسهل مراجعه الحسابات مع شركات التامين
- يقدم تقارير المبيعات يوميه او شهريه
- يعمل على مقارنه الاداء بين الفروع او اداء الموظفين
- يقوم بتحليل الارباح وخسائر
- يعمل على تحسين تجربه العميل ومساوى الخدمة التي يتم تقديمها للمرضى
- يوفر حمايه البيانات الطبية على اعلى مستوى
- يقوم بتشفير البيانات وعمل نسخ احتياطي لها
- وغيرها من المزايا فهو ليس مجرد اداه للمبيعات بل هو نظام متكامل يقوم بمساعدتك على ضبط الاداء ويعمل على تقليل الاخطاء ويقوم بتحسين الخدمة وذلك من خلال اعتماده على نظام احترافي وذكي
كيف تختار برنامج ادارة الصيدليات الامثل لعملك
اختيار برنامج اداره الصيدليات الامثل اللي عملك هو خطوه ضرورية تؤثر كثيرا على النجاح عملك يتأثر على ارضاء كافه العملاء وكفاءه الفريض ايضا ارباح الصيدلية لذلك سوف نقوم بأعلامكم على دليل عملي حتى تقوم باختيار برنامج مناسب لعملك
- قم بتحديد احتياجاتك بدقه وقم بتقييم وضع الصيدلية والاحتياجات التي تريدها
- قم بالبحث عن نظام برنامج يكون سهل الاستخدام ويدعم اللغة العربية ويتطلب تدريب بسيط وليس مكلف ومعقد
- قم بالتأكد من ان البرنامج يتوافق مع اللوائح المحلية
- تأكد من انه يقوم بدعم فواتير الإلكترونية المعتمدة
- اختر برنامج يظهر تقارير تكون قابل للمراجعة الضريبية
- قم بالتأكد من ان البرنامج لديه امكانيه اداره المخازن وما بداخلها بنظام احترافي وذكي احرص على اختيار البرنامج الاكثر فأئده وليس الارخص
- قم بالتأكد من ان شركه البرنامج تقوم بتوفير دعم سريع وتقوم بالمتابعة معك وتقديم تحديثات دوريه
معايير اختيار برنامج ادارة الصيدليات
- اولا يكون البرنامج سهل الاستخدام وتكون واجهه النظام بسيطة وواضحة جدا
- ايضا يدعم اللغة العربية بالكامل
- تأكد من ان برنامج يدعم الفواتير الإلكترونية ويقوم بتوثيق الوصفات الطبية الالكترونيا
- يقوم بإدارة المخزون بأعلى جوده
- يوفر تقارير تفصيليه لمبيعاته للأرباح ولا اكثر مبيعا او شراء
- تأكد من ان فريق الدعم سريع ومتاح في اي وقت
- تأكد من ان الاسعار مناسبه لإمكانيات الصيدلية
- عندما تختار برنامج اختاره بناء على فهم دقيق
خطوات تطبيق برنامج اداره الصيدليات
- اولا يتم تحليل الاحتياجات والاهداف
- ثانيا يتم اختيار برنامج مناسب لتلك المتطلبات بعد ان يتم مقارنه بين برامج مختلفة لاختيار المناسب وذلك بناء على سهوله استخدام البرنامج ومستوى الدعم الفني به وتوفر به نسخه تجريبيه
- ثالثا قبل ان يتم تشغيل البرنامج لابد من التأكد من ان تجهيز البنيه التحتية
- رابعا يتم عمل جرد للمخزون ويتم تجهيز كافه البيانات
- خامسا يتم تنظيم ورش عمل تدريبيه حتى يتم تدريب الفريق على استخدام البرنامج بكفاءة عالية
- سادسا قم بتشغيل البرنامج على فتره تجريبيه حتى تطمئن اخيرا تابع التحديثات باستمراركم باستخراج تقارير دوريه وقم بمراجعه اداء
الامان وحمايه البيانات الطبية للمرضى في برامج اداره الصيدليات
اولا مفهوم البيانات الطبية في نظام الصيدليات هو عباره عن بيانات يتم تخزينها في البرنامج وتشتمل على اسم المريض ورقم هاتفه وبطاقه الهوية وتاريخ مرضه وغيرها من البيانات كيف يتم ضمان حمايه البيانات- اولا يتم تشفير البيانات بالكامل سواء داخل السيرفر المحلي او السحابة حتى يتم حمايه البيانات
- ثانيا يتم تحديد صلاحيه من يمكنه الاطلاع على البيانات
- ثالثا يتم عمل نسخ احتياطي تلقائي للبيانات حتى يقوم بحمايتها من اي عطل او هجوم الكتروني يعيق عمل الصيدلية
- رابعا يتم استخدام المصادقة المتعددة
وصف الوضع قبل وبعد تنفيذ برنامج اداره الصيدليات والنتائج على تنفيذ ذلك البرنامج
اولا وضع الصيدليات قبل تنفيذ برنامج اداره الصيدليات كان يتم الاعتماد على المعاملات اليدوية او جداول بسيطة في كل خدمات الصيدلية من متابعه مخزون او تسجيل مبيعات او حفظ بيانات العميل مما جعل الاخطاء تزداد كثيرا منها ضياع بيانات العملاء وعدم التوفر سجل تاريخي دقيق معده اخطاء متكررة في صرف الأدوية صعوبة في تتبع صلاحيه الأدوية ويتم اهدار وقت كبير في عمليات الجرد الذي كانت تتم يدويا والرقابة على اداء الموظفين المخازن كانت ضعيفة وكانت المشاكل تزداد بسبب عدم التزامهم باللوائح الصحية مما يؤدي الى دفع غرامات او اغلاق مؤقت للصيدلية ثانيا بعد تنفيذ برنامج اداره الصيدليات تغيرت طريقه العمل في الصيدلية بالكامل اصبحت اكثر نظاما واكثر كفاءه- وتحولت كل العمليات اليدوية الى رقميه مما جعل الاخطاء البشرية تقل
- وتم تسجيل حركه المخزون تلقائيا مع توفير تنبيهات فوريه عندما يتم اقتراب نفاذ صنف او انتهاء صلاحيته
- يتم استخراج كافه التقارير بضغط الزر
- يتم حفظ التسجيلات المرتبة بدقه
- يتم مراقبه اداء العاملين والمبيعات
دراسة حاله كيف تحسنت صيدليه خدماتها وازدادت مبيعاتها باستخدام برنامج اداره الصيدليات
سوف نقوم بعرض تفاصيل حاله صيدليه الرحمة وكيف ازدادت مبيعاتها باستخدام برنامج اداره الصيدليات تلك الصيدلية حجمها متوسط تقوم بتقديم خدماتها في منطقه سكنيه نشطه وكانت تواجه عده تحديات قامت بالتأثير على جوده خدماتها ومعدلات نموها اولا قبل تطبيق البرنامج كانت صيدليه الرحمة تقوم بالاعتماد على نظام شبه يدوي في اداره المبيعات المخزونة ومتابعه الطلبات وعلى الرغم من اجتهاد فريق العمل داخل الصيدلية كانت هناك عده مشاكل تواجه الصيدلية منها بطل عمليات التي سببها يتم تأخير صرف الأدوية عمليات الاخطار المتكررة في الجرد ونقص الأدوية دون تنبيه سابق عدم توفر تقارير تكون واضحه ليتم تحديد الأدوية الاكثر مبيعا او مواسم الذروة انخفاض رضا العملاء بسبب انتظارهم طويل او تكرار اخطاء ثانيا بعد تطبيق البرنامج قررت اداره الصيدلية تطبيق البرنامج الحديث حتى يقوم بإدارة الصيدلية وحتى يوفر عده خدمات منها- اصدار الفواتير الكترونيا
- تتبع المخزون اليا
- عمليه حفظ ملفات العملاء بدقه
- رسائل تنبيهات الصلاحية
- تقارير يوميه او اسبوعيه تكون تحليليه
- فقام البرنامج بعده التحسينات منها قامت بتنظيم المخزون
- وقلل من الهدر
- قام بتقليص وقت خدمه العميل من سبعه دقائق الى ثلاثة دقائق مما اسهم في تسريع العمليات وتقليل طوابير الانتظار
- قام برفع جوده الخدمة
- قام بتحسين اداره الصيدلية
افضل الحلول لأداره المخزون والمبيعات والمرضى في الصيدليات
اداره صيدليه ناجحة لا تعتمد على بيع الدواء فقط بل تحتاج الى نظام ذكي يقوم بالربط بين اداره المخزون وحركه المبيعات وبيانات المرضى بطريقه متكاملة ودقيقه لذلك في هذا المقال سنعرض لكم افضل الحلول العملية والتقنية التي تقوم بضمان السيطرة على كل جوانب الصيدلية:- اولا اداره المخزون قلب الصيدلية يعتبر المخزون واي خلل يحدث به قد يؤدي الى خسائر ماليه ومخاطر صحيه كبيره لذلك افضل الحلول له
- تحليل حركه المخزون يتم تحديد المنتجات الاكثر طلبا والاقل طلبا حتى تمنع من التكدس وتحسين دوره الشراء
- كل تلك المميزات تقوم بمساعده الصيدلي على اتخاذ قرارات تقوم مبنيه على بيانات حقيقيه وليس على تقديرات
- نظام المبيعات هي عباره عن مؤشر واضح لصحه العمل واداره ذكيه تقوم بزياده الربح وتحسن تجربه العميل افضل الحلول لها ربط الفواتير بالباركود ويتم حساب الضرائب او الخصومات بشكل تلقائي ويتم تسجيل العروض الترويجية بسهوله حتى تفعل العروض على مجموعات منتجات معينه خلال فترات محدده وربط المحاسبة ونقل البيانات مباشره الى دفتر الحسابات دون التدخل بشري
- اداره معلومات المرضى يتم انشاء ملف طبي خاص بكل مريض ويقوم بتضمينه بكل بيانات المريض ويتم تكرار صرف الأدوية المزمنة تلقائيا حتى يسهل الخدمة لمرضى المنتظمين مع ارسال رسائل نصيه تقوم بتذكير المرضى بأعاده شراء ادويتهم
- ويتم حمايه خصوصيه بيانات جميع المرضى وذلك عن طريق تشفير المعلومات وتحديد صلاحيات الوصول
مقارنه بين الحلول المتاحة محليا وعالميا في برامج اداره الصيدليات
اصبح السوق يوجد به العديد من برامج اداره الصيدليات واغلب البرامج تكون مطوره محليا داخل الدول العربية ومنها ما هو مطور عالمي ولديه انتشار واسع ولكل فئه من تلك الفئتين خصائص ومزايا وتحديات لذلك سنقوم بعرض لكم مقارنه بين الحلول المحلية والحلول العملية حتى نساعد الصيادلة اصحاب الاعمال في اتخاذ القرار الافضل- اولا الحلول المحلية داخل السوق العربي
- يوجد بها تقنيات متقدمة وتعتمد على كثيرا على الذكاء الاصطناعي او السحابة
- ويتم ربط متعدد بين الفروع ومخزن الموردين
- البرنامج يكون متكامل مع انظمه اخرى او برامج المحاسبة العالمية
- البرنامج يقوم بتحليلات عميقه وادوات ذكاء اعمال تقوم بمساعده الصيدليات على اتخاذ قرارات مبنيه على بيانات حيه
- تلك الأنظمة تقوم بخدم الاف الصيدليات حول العالم لذلك تخضع لاختبارات امان وتطوير مستمر مما يعزز الثقة دائما التحديات التي تواجه البرامج المطوره عالميا
- هي اللغة والحواجز الثقافية بعض الأنظمة لا تقوم بدعم اللغة العربية بشكل كامل مما يجد صعوبات كثيره مع المستخدمين
- صعوبة التكييف مع التشريعات المحلية مثل نظام التامين الوطني
- تكاليف ذلك برنامج يكون مرتفع وهي غير مناسبه احيانا للصيدليات الصغيرة
- الدعم الفني يكون ابطا بسبب فارق التوقيت او مركز الدعم بعيد عن المنطقة الجغرافية
الاسعار وخيارات الاشتراك والدعم الفني في برامج ادارة الصيدليات
عندما يتم التفكير في تطبيق برنامج اداره الصيدليات فان يوجد أسئلة تتبادل في ذهن اصحاب الصيدليات وتكون متعلقة بالأسعار او انواع الاشتراكات او مستوى الدعم الفني المقدم لذلك سنقوم بالرد على كل تلك الاسئله اولا كيف تقوم بتحديد اسعار البرامج اداره الصيدليات- اسعار برامج اداره الصيدليات تختلف لذلك على حسب عده عوامل منها عدد فروع صيدليه وحجمها، صيدليه واحده قد تحتاج الى 2000 الى 5000 ريال سنويا في النسخ العادية
- تحديد السعر ايضا على حسب نوع البرنامج سواء كان محلي او سحابي
- وايضا برامج اداره الصيدليات تقوم بتوفير عده صيغ للاشتراك، يوجد اشتراك شهري وذلك مناسب لصيدليات التي تكون صغيره و التي لا ترغب في التزامات طويله،يوجد اشتراك سنوي وذلك موفر جدا من الشهر بنسبه 30% غالبا يتضمن عروض اضافيه مثل تدريب مجاني او دعم فني سريع،يوجد شراء دائم يتم دفعه مره واحده للحصول على البرنامج مع دفع رسوم سنوية للصيانة والتحديثات
- قم بطلب نسخه تجريبيه قبل الدفع
- قم بمقارنه بين ثلاث عروض مختلفة على الاقل من مزودي خدمه برنامج صيدليات
- قم بقراءة شروط التحديثات والصيانة جيدا
- وتاكد جيدا من وجود نسخه احتياطيه امنه للبيانات ضمن الباقة
- قم باختيار البرنامج المناسب الذي لا يتوقف على السعر فقط لكن قم بموازنه بين التكلفة والمميزات والدعم الفني لان الاستثمار في نظام متكامل ودعم يكون موثوق ينتج عنه راحه بال وزياده الكفاءة الربحية على المدى الطويل
تقييم تجربه المستخدم مشاهدات العملاء في برنامج اداره الصيدليات
تشتمل تجربه المستخدم على مساعدي الصيدلة والصيادلة والمحاسبين ومدير الصيدلية نجاح النظام يرتبط مباشره بمدى ارتياح هؤلاء في استخدام برنامج بشكل سلس وفعال معايير التقييم تجربه المستخدمين للبرنامج- يكون البرنامج سهل الاستخدام واجهه النظام
- اجراءات على البرنامج تكون واضحه ويوجد به سرعه الاداء
- توافق النظام مع سير العملية يوميا
- وجود استقرار لنظام وخلوة من الاعطال
- سرعه الدعم الفني عند الحاجه له
- تجربه العميل هي و رأيه هو الاهم في تحديد نجاح التحول داخل الصيدلية
- يكون سرعه الخدمة ويقلل من زمن الانتظار
- يوجد وضوح في الفاتورة والتعامل المالي
- استقبال عروض وتنبيهات مخصصه
جرد المخزون الحالي وتجهيز البيانات لبرنامج اداره الصيدليات
عندما يتم تطبيق برنامج اداره الصيدليات لأول مره او عندما يتم تحديث النظام الحالي فمن اهم الخطوات الأساسية التي تضمن نجاح التطبيق ودقه الاداء هي عمليه جرد المخزون وتجهيز البيانات في النظام مهما كان متقدم لا يتم العمل به بكفاءة ما لم تكن البيانات التي تم ادخالها صحيحة ومنظمه منذ البداية اولا الهدف او اهميه جرد المخزون- قبل تشغيل البرنامج جرد المخزون ليس عباره عن حصر الدواء والمنتجات بل الهدف منه تأسيس قاعده بيانات تكون دقيقه من اليوم الاول
- وعمليه اكتشاف الادوية التي انتهت الصلاحية او التي قربت على الانتهاء
- ويتم معرفه الكميات الفعلية ومقارنتها بالفواتير السابقة
- ويتم تحديد الأدوية الراكدة والبطيئة في الحركة
- تلك الخطوات تساهم كثيرا في تحسين التخطيط للشراء وتقلل من الفاقد وتضمن انطلاق البرنامج من قاعده بيانات نظيفة وواقعيه
- اولا يتم ايقاف البيع اثناء عمليه الجرد حتى تضمن دقه البيانات
- يتم تجهيز قوائم بالجرد اليدوي مثل تقسيم الصيدلية الى اقسام اسم الأدوية وقسم مستحضرات طبيه وتجميل وقسم منتجات غير دوائية
- ويتم استخدام جداول بسيطة للتسجيل مثل اسم الصنف والكميه وتاريخ الصلاحية والسعر
- واثناء الجرد لابد من فحص صلاحيه كل صنف وكل عبوه
- بعد الانتهاء من مرحله الجرد اليدوي تبدا مرحله ادخال البيانات لنظام البرنامج
- يتم فيها اعداد ملف البيانات ويتم ترتيب الملف كالتالي اسم الدواء والكميه وسعر البيع سعر الشراء تاريخ الانتهاء الباركود والشركة المصنعة
- يتم تصنيف المنتجات الى مجموعات مثل ادويه بوصفه ادويه بدون وصفه مكملات غذائية مستحضرات تجميل ومستلزمات طبيه ذلك التقسيم يسهل كثيرا في تتبع حركه الاصناف وتحليل المبيعات لاحقا
- اذا كانت يوجد منتجات مزوده بباركود فيفضل ربط كل صنف بكود خاص به داخل البرنامج
- يتم مراجعه البيانات قبل الاستيراد بعد يتم ادخال البيانات ابدا بفتره تجريبيه حتى تتابع النظام ومطابقه الواقع قم بمراقبه تقارير الجلد ومبيعات لاكتشاف اي خلل
تدريب الطاقم وضبط اعدادات الوصفات والتامين في برنامج اداره الصيدليات
طاقم العمل هو العنصر الاساسي في تنفيذ النظام اليومي لذلك فان اي ضعف في فهم البرنامج من طاقم العمل يؤدي الى اخطاء كثيره وبطء في الاداء فقدان للثقه من العملاء فالتدريب الجيد يقوم بتقليل نسبه الاخطاء في صرف الأدوية ويعمل على سرعه في تنفيذ المهام يقوم باستجابة افضل الاستفسارات العملاء يتم استخدام فعال للوظائف المتقدمة في البرنامج مراحل تدريب الفريق- اولا يتم تدريب الفريق بالنظام النظري شرح وظائف النظام واهميه كل القسم به
- ثم يتم تدريبهم عملي وذلك بتطبيق سيناريوهات حقيقيه مثل انشاء فاتورة او ادخال وصفه او طباعه تقرير
- يتم تدريب كل فرد على حسب مسؤوليته مثل الكاشير او مدير المخزون او الصيدلي
- يتم اعطائهم كتيب استخدام بسيط باللغه المحليه مع التزويدهم بفيديوهات تعليميه ودعم فني من الشركه المزوده للبرنامج
نصائح لتعظيم الاستفاده من النظام
من اهم الخطوات الاساسيه في تطوير الاداء وتحقيق تنظيم فعال في العمليات هو اعتماد برنامج اداره الصيدليات لذلك سوف نقوم بأعلامكم بمجموعه من النصائح العمليه التي تساعد الصيدليات على تعظيم الفائده من هذا النظام الرقمي- اولا قم بتخصيص برنامج حسب طبيعه الصيدليه حيث لا تقوم باستخدام البرنامج كما هو بل قم بعمل تعديل عليه حتى يناسب احتياجاتك منها
- ثانيا قم بتحديد انواع الادويه الاكثر تداول رتبها في النظام
- ثالثا قم بتفعيل التنبيهات الخاصه بالكميات المنخفضه او الادويه المنتهى الصلاحيه
- رابعا قم بالتدريب فريق العمل تدريبا فعالا لانه من اهم عنصر لنجاح البرنامج
- خامسا قم بتنظيم دورات تدريبيه عمليه للصياد لو المساعدين
- سادسا قم بتحديد قاعده بيانات بانتظام واحرص على تحديث الاصناف الجديده بشكل فوري
- سابعا قم بادخال بيانات العملاء والوصفات بشكل دقيق ومنظم خاصه للمرضى المظلمين
- ثامنا قم باستخدام تقارير في اتخاذ القرارات
- تاسعا قم بربط البرنامج بخدمه العملاء والتسويق حتى يزداد العائد واربط برنامجك بمجهودك التسويقي عن طريق ارسال رسائل بالعروض الخاصه
- عاشرا قم بالتاكد من وجود النسخ الاحتياطي والنسخة السحابية حتى تحمي بياناتك وحتى تضمن استمرار العمل دون انقطاع او فقدان للبيانات
- قم بتطوير النظام مع نمو الصيدلية
- احرص على التخصيص والتدريب والتحديث والتحليل المستمر فسوف تجد ان النظام يساعدك كثيرا على تقليل التكاليف ويقوم برفع كفاءه العمل ويقوم بزياده رضا العملاء بشكل ملحوظ
الخلاصه ودعوة لاتخاذ اجراء
لقد ناقشنا في فقرات السابقه المزايا المتعدده التي يقوم بتقديمها برنامج اداره الصيدليات التي تبدا من تنظيم المخزون وتتبع صلاحيه الادويه وعمليه اصدار الفواتير والوصفات الطبيه الالكترونيه حتى وصولا الى دعم اتخاذ القرارات عبر التقارير التحليليه شامله ومن ابرز تلك المزايا- هي عمليه تقليل الفاقد والهادر الذي ينتج عن انتهاء صلاحيه الادويه او سوء التخزين
- توفير الوقت والجهد كثيرا في عمليات اليوميه كالجرد والفوتره
- وتحديث قاعده البيانات
- يتم تحسين خدمه العملاء وذلك من خلال سهوله الوصول الى ملفات المرضى وسرعه انجاز العمليات
- كل تلك الجوانب تقوم بمساهمه في تحويل الصيدلية من عمل تقليدي يدوي الى صيدليه احترافيه تعتمد على حلول ذكيه طريقه انتظارك في اتخاذ قرار امتلاك برنامج اداره الصيدليه يعني ضياع المزيد من الوقت وتحمل المزيد من الحالي يسهل كثيرا في الانتقال التدريجي والسلس من النمط التقليدي ويقوم بمنح فريق الوقت الكافي للتدريب على النظام الجديد بتحقيق اقصى استفاده منها
