ERP لشركات الأغذية والمشروبات في مصر: صلاحية، تشغيلات، وتكلفة دفعات الإنتاج

تكويد الشحنات

مع بداية دخول المواد الخام مثل؛ المركزات، الحليب أو الدقيق، وقد يقوم النظام بإنشاء رقم تشغيلة فريد لربط الشحنة بالمورد، وتاريخ الإنتاج وتاريخ الفحص.

استراتيجية الصرف

يقوم النظام بإجبار المخازن على صرف المنتجات وفقاً لقواعد؛ ما ينتهي أولاً يُصرف أولاً وليس مع تاريخ الدخول للمخازن فقط، وذلك ما يُعزز من منع تكدس المنتجات قريبة الانتهاء بالمخازن.

التتبع العكسي والمستقبلي

يتم التعرف عليهما من خلال؛

العكسي: في حالة ظهور مشكلة بمنتجات نهائية بالسوق فيقوم النظام بالرجوع إلى الخلف حتى يمكنه معرفة أي تشغيلة للمواد الخام قد تسببت بهذه المشكلة.

المستقبلي: عندما يتبين لنا أن أي شحنة مواد خام بعينها كانت فاسدة، فقد يتم تحديد النظام فورياً لكافة المنتجات النهائية التي قد دخلت بهذه الشحنة في تصنيعها وتحديد موقع الشحن.

سياسات الصرف الذكية

تدعم الأنظمة سياسات صرف تعتمد على العمر التخزيني، وأهمها FEFO بحيث تُصرف التشغيلة الأقرب انتهاءً أولًا. ويمكن استخدام FIFO في الحالات التي تلائم طبيعة الصنف، مع تجنب تطبيق سياسة واحدة على جميع المواد دون اعتبار للصلاحية والجودة.

التنبيهات المبكرة

يتم الإرسال التلقائي للإشعارات الخاصة بالمخازن والمبيعات قبل بدء اقتراب انتهاء صلاحيتها بمدة كافية كـ 30 أو 60 يوم للقيام بعمل العروض الترويجية أو الإسراع بصرفها.

الحجر الصحي للمخزون

يحتوى على إمكانية حظر إحدى التشغيلات تلقائياً فور انتهاء مدة صلاحيتها أو بحالة ظهور إحدى المشكلات المتعلقة بالجودة عليها للحد من بيعها أو الاعتماد عليها بالتصنيع.

معدلات الجودة

يتم ربط استلام التشغيلات مع فحص الجودة، مع عدم تدخل التشغيلات للمخزن المتاح للبيع أو للتصنيع سوى بعدما يتم موافقة المختبر والعمل على إدخال النتائج النهائية للتحليل على النظام.

إدارة الهدر

يتم تسجيل نسب الهدر الطبيعية وغير طبيعية في أثناء طبخ الوصفات، أو التبريد أو التعبئة، مع تحميلها على تكاليف الدفعات أو حساب الخسائر.

المنتجات الثانوية

في خلال بعض العمليات التي تتم مع شركتنا فقد ينتج عنها بعض المنتجات الأخرى مثل؛ الشرش في حالة صناعة الجبن، والتي لا بد أن يقوم النظام بتوزيع تكلفتها ما بين المنتجات الأساسية والثانوية بالنسب المحددة.

تحليل الانحرافات

يتم العمل على مقارنة الكميات والتكاليف للمواد الخام المعيارية بما يتم الاستهلاك الفعلي له بالتشغيلة حتى نتعرف موقع حدوث الفاقد من؛ (العمالة، المواد أو الطاقة).

إلزامية إدخال البيانات

تعمل على منع موظفين المخازن من قيامهم بتقييد أي شحنة مشروبات أو مأكولات دون إدخال؛ (تاريخ الإنتاج، رقم التشغيلة، تاريخ انتهاء الصلاحية) بمثابة حقول إجبارية بالنظام.

لوحة تحكم الصلاحية

يوفر لنا النظام شاشة حية تقوم بفرز المخزون وفقاً للأيام المتبقية على انتهاء صلاحية المنتج مثل؛ الأصناف المتبقي عليها أقل من 30 أو 60 يوم.

أمر السحب الفوري

يساعد النظام في إتباع أمر السحب الفوري عبر نقرة واحدة، وذلك من خلال قيام النظام بإصدار التقارير التفصيلية بالعملاء والفواتير ممن قاموا بالشراء من التشغيلات المعيبة للسحب الفوري لها من السوق، وذلك من أجل الحماية التامة لسمعة الشركة والامتثال للقوانين.

إدارة الخامات

كثيراً ما قد تتعامل شركات الأغذية والمشروبات مصر مع المواد التي تتأثر بالعوامل الجوية والزمن، ولذلك فقد يوفر لنا نظام ERP عدة عوامل أثناء القيام بذلك، وهذه العوامل تتمثل في:

• تتبع التشغيلات: تساعد على تتبع الخامات منذ لحظة دخولها إلى المخزن برقم التشغيلة حتى يمكننا معرفة أي المواد المستخدمة في المنتجات النهائية، وهذه من العوامل الهامة للغاية في حالة سحب إحدى المنتجات من السوق.
• سياسات الصرف: قد يعتمد النظام بدقة على مختلف القواعد منها؛ ما تنتهي صلاحيته أولاً يُصرف أولاً، بهدف التقليل من الهلاك المترتب على انتهاء الصلاحية.
• إدارة الجودة والموازين: تعمل على ضرورة الربط مع موازين المصنع حتى نضمن التسجيل الدقيق للكميات الفعلية والعمل على فحص الجودة قبل قبول الشحنات.

المرونة في إدارة الوصفات

قد تتنوع وتختلف مهمة صناعة وصفات الأغذية عن الصناعات الهندسية، فهي بمثابة صناعة ديناميكية وتتأثر سريعاً بالمتغيرات حولها، وتشتمل مهمة إدارة الوصفات بمرونة على:

• الوصفات البديلة: عندما يقوم المصنع بمواجهة نقصاً بخامة معينة مثلما في؛ السكر الأبيض، ولذلك فقد يوفر النظام إمكانية الاعتماد على البدائل الأخرى مثل؛ عسل الجلوكوز، مع القيام بالتعديل التلقائي للتكاليف.
• تعديل النسب وفقاً للتركيز: عندما تكون المادة الفعالة أو النكهات في الشحنات بعينها تمتاز بالتركيز الأعلى، فقد يعمل النظام على تعديل الكميات المطلوبة بأمر الإنتاج حتى نضمن ثبات الطعم والجودة.
• الوحدات المتعددة: يقوم العمال بشراء الخامات بالطن أو بالكيلو، مع العمل على صرفها بالمليلتر أو الجرام، مع إمكانية التحويل التلقائي الدقيق لها.

إدارة الفاقد والهالك

يعتبر الهالك من العوامل الرئيسية التي قد تحدث مع جميع الشركات المهتمة بصناعة الأغذية أو المشروبات، وذلك لاحتمالية وقوع الوصفات على الأرض وتلفها أو تلف المشروبات حين انقطاع الكهرباء عن الثلاجة، حيث أنه قد يلتهم هوامش الربح في حالة عدم مراقبته، ويعتمد نظام ERP على تقسيمه إلى عدة عوامل منها:

• الهالك المخطط: يتحدد في النسبة الطبيعية للفاقد أثناء التصنيع وهي مثلما في؛ ( الهدر أثناء تقطيع العجين أو التبخر أثناء الطهي)، وهذه النسب ما قد يتم الإدارج المسبق لها بتكلفة الوصفات.
• الهالك غير مخطط: هو بمثابة نسبة الهالك المترتبة على الأخطاء البشرية، أو تلف الشحنات أو عطل الماكينات، ويعتمد نظام ERP على فصله بحسابات الخسائر لمعرفة السبب في حدوثه.
• إعادة التدوير: هناك بعض من نسب الهالك يمكننا إعادة تشغيلها مرة آخرى مثل؛ أطراف العجين، ويساهم النظام في دعم الإدخال الثاني لها بدورة الإنتاج كخامة ثانوية من أجل تقليل التكاليف.

الربط بأنظمة مراقبة درجات الحرارو والرطوبة

يمكن ربط ERP أو منصة المراقبة بمستشعرات الحرارة والرطوبة في غرف التخزين والنقل المبرد، مع إرسال تنبيهات عند تجاوز الحدود المعتمدة لكل صنف. وتُحدد درجات الحفظ من مواصفات المنتج وخطة سلامة الغذاء المعتمدة بالشركة، بدل استخدام قيمة ثابتة لجميع المنتجات.

تتبع الدفعات وتواريخ الصلاحية

في حالة استلام المواد الخام والمنتجات، فيتم إضفاء رقم تشغيلة على كل شحنة ليعمل ععلى ربطها بتواريخ الإنتاج والانتهاء، مع دعمه لآليات الصرف الذكية حتى نضمن عدم بقاء البضائع القديمة بالمخازن، مع مراقبة تواريخ الصلاحية وإرسال التنبيهات الاستباقية لها قبل التلف.

إدارة مساحات التخزين ومواقع الرفوف

يقوم النظام بتحديد المواقع المحددة بداخل المخزون البارد من؛ الصف، والمنطقة والرف من خلال نظام الباركود للتسهيل من مهمة الوصول للمنتجات، مع التقليل من الوقت اللازم لفتح أبواب المخازن الباردة لحفظ الطاقة، بالإضافة لعزل الأصناف الممكن أن تؤثر روائحها على الأصناف الأخرى مثل؛ عدم خلط اللبن مع الأسماك من خلال خوارزميات التخزين في النظام.

الجرد الدوري والتحويلات اللحظية

يساهم ERP في توفير إمكانية إجراء الجرد الدوري دون إيقاف العمل ببيئة التبريد الصعبة، مع إمكانية تتبع حركة المخزون فيما بين غرف التبريد والتجميد ومخازن التوزيع بالدقة اللحظية.

طرق حساب هامش ربح المنتجات

يعتمد نظام ERP على تطبيق المعادلة المالية الرئيسية لهامش الأرباح الإجمالية بكل وحدة وهي:

• نسبة هامش الربح = (سعر البيع - تكلفة البضاعة المباعة) ÷ سعر البيع × 100.
• وحتى نضمن الدقة بالتحليل، فقد يتم معالجة المعادلة من خلال محورين هما؛
• استبعاد الضرائب من التحليل التشغيلي عند الحاجة: تُفصل ضريبة القيمة المضافة عن إيراد المنتج وتكلفته وفق المعالجة المحاسبية والضريبية الصحيحة، مع ضبط النسبة المطبقة على الصنف أو المعاملة وفق القواعد السارية.
• حساب التكلفة الفعلية: قد لا يعتمد ERP على سعر شراء المواد الخام فقط، بل على جمع التكاليف المباشرة وغير مباشرة من أجل الوصول للتكلفة الحقيقية للمنتجات النهائية.

قائمة المقادير

لا بد من تحديد تكاليف المقادير والوصفات بكفاءة عالية مثلما في؛ كمية السكر، الدقيق، النكهات ومواد التعبئة والتغليف بكل عبوة.

تتبع الفاقد والهدر

مع مهام صناعة الأغذية فقد تقوم بعض المواد بفقدان وزنها أو تعرضها للتلف أثناء التصنيع، وقد يقوم نظام ERP لشركات الأغذية والمشروبات مصر بتحميل نسب الهدر على تكاليف المنتجات النهائية بدلاً من تجاهلها.

المصروفات الصناعية غير مباشرة

يتم توزيع التكاليف الخاصة باستهلاك طاقة المصنع، وأجور عمال خطوط الإنتاج وصيانة الثلاجات على الوحدات المنتجة وفقاً لحجم الإنتاج وساعات التشغيل.

إدارة المخزون والصلاحيات

يتم العمل على التتبع الآلي للمخزون بقاعدة؛ ما تنتهي صلاحيته أولاً يٌصرف أولاً، وهذا ما قد يتسبب في الحد من خسائر انتهاء الصلاحيات التي قد تلتهم هوامش الربح بالمخزون.