ERP للصيدليات في مصر: ربط الفروع والمخزون وتواريخ الصلاحية
مع نظام ERP للصيدليات وسلاسل الفروع مصر، وهو من الأنظمة السحابية الجيدة في إدارة الدواء، حيث يتمكن البرنامج من إدارة المخزون على مستوى التشغيلة الواحدة وتاريخ الانتهاء، والطلب من الموردين، والتقارير التنظيمية ونقاط البيع، وكل ذلك يتم تسجيله بسجل مخزون حي واحد.
ولذلك فهو من الحلول البسيطة التي تساهم في ربط الفروع وتحري الدقة العالية في الإدارة التامة لجميع الصيدليات بكافة فروعها، مع تتبع تواريخ الصلاحية عبر قاعدة بيانات مركزية واحدة، ويمتاز النظام بإمكانية التتبع على مستوى التشغيلة من خلال تسجيل كل شحنة دواء برقم التشغيلة الخاص بها وقت الاستلام من جهة الموردين، مع تفعيل وحدات البيع المتعددة وإعادة الطلب التلقائي عندما ينفذ المخزون بإحدى فروع الصيدليات، وذلك بجانب القدرة على تتبع تواريخ الصلاحية التي تساهم في معرفة نوع الدواء الذي اقترب انتهاء صلاحيته لضرورة بيعه قبل التلف، مع تطبيق قاعدة ما ينفد أولاً يٌصرف أولاً، هذا وأكثر مما سنتعرف عليه في موضوعنا هذا.
الصفحة التجارية الأساسية لهذا الكلستر هي برنامج إدارة الصيدلية، ويكتمل التشغيل عند ربطها بـ نقاط البيع POS وبالمخزون المركزي بدل إدارة كل فرع بمعزل عن الآخر.
في الصيدليات يجب أن يرتبط رصيد الصنف بالتشغيلة وتاريخ الانتهاء والفرع وحالة الصرف أو الفحص. أما اختيار البدائل الدوائية فيظل قرارًا مهنيًا للصيدلي وفق الضوابط، وليس قرارًا علاجيًا يتخذه ERP تلقائيًا.
تحدي الأصناف الكثيرة وتاريخ الصلاحية
تساعد إدارة المخازن والمستودعات على ضبط التشغيلات والحجر والجرد، بينما تدعم سلسلة الإمداد دورة التوريد وإعادة الطلب من الموردين.
دوماً ما قد يواجه أصحاب الصيدليات والمستشفيات بعض المشكلات في تحدي الأصناف الكثيرة وتاريخ الصلاحية التي لا بد أن يتم التعامل معها من خلال الاعتماد على أفضل نظام ERP للصيدليات وسلاسل الفروع مصر المتخصص في التعامل مع جميع أنواع الأدوية، مع اعتماده على نظام الباركود البديل لتفادي حدوث الخسائر المالية الناتجة عن انتهاء الصلاحية، كما قد يقدم لنا الحلول المثالية لتلك الأزمات عبر أتمتة العمليات وربط الفروع مع بعضها البعض، وذلك من خلال الاعتماد على مجموعة من العوامل التي تساهم في معالجة تلك التحديات بكفاءة كبرى، والتي من بينها:
السيطرة على البدائل والأصناف الكثيرة
يساعدنا نظام ERP للصيدليات وسلاسل الفروع مصر في السيطرة على الأصناف الكثيرة والبدائل من خلال اعتماده على مجموعة عوامل ذكية منها:
- قاعدة بيانات عملاقة وموحدة: تساعد في تسجيل آلاف الأصناف من؛ (مستحضرات التجميل، أدوية ومكملات غذائية)، وذلك مع توافر الدعم لنظام الباركود لكل صنف، مثل؛ (باركود الشركة، الباركود الدولي، باركود الصيدلية الداخلي).
- إدارة البدائل: يمكن للنظام عرض البدائل أو المثائل المسجلة والمعتمدة في قاعدة البيانات عند عدم توافر الصنف، لكن اختيار البديل الدوائي يظل خاضعًا لمراجعة الصيدلي والضوابط التنظيمية ولا ينبغي أن يتخذه النظام كقرار علاجي تلقائي.
- شجرة التصنيفات المرنة: يقوم بتقسيم المنتجات لمجموعات رئيسية وأخرى فرعية مثل؛ (جدول، أدوية ثلاجة، أطفال، تجميل) حتى يسهل علينا مراقبتها وجردها.
إدارة تواريخ الصلاحية
يساهم ERP في إدارة تواريخ الصلاحية للأدوية والتعامل معها حسب كل صلاحية، ومن خلال تلك الإدارة الذكية للأدوية فيقوم النظام بالاعتماد على مجموعة من الأدوات الذكية التي يوفرها لنا بالشركة، والتي من بينها:
- تتبع الشحنات والتشغيلات: يقوم النظام بإلزام الموظف بإدخال تواريخ الصلاحية وأرقام التشغيلة وقت إتمام كل عملية توريد، وهذا ما يساهم في منع دخول أي أصناف دون تسجيل تاريخ انتهائها.
- سياسات الصرف الذكي: يدعم النظام سياسة FEFO لتوجيه الصرف إلى العبوات الأقرب انتهاءً أولًا على مستوى التشغيلة، مع مراعاة ضوابط الصرف والجودة وسياسات الصيدلية.
- التنبيهات المبكرة: يتم العمل على إرسال الإشعارات التلقائية قبل مدة 3 أو 6 أشهر من انتهاء صلاحية الدواء حتى يتمكن الصيدلي من اتخاذه للإجراءات السريعة سواء في؛ عمل عروض جذابة أو إرجاعها للشركة والموزعين حسب سياسة المرتجعات بالسوق المصري.
الحلول الذكية لسلاسل الصيدليات
يوفر نظام ERP للصيدليات وسلاسل الفروع مصر مجموعة من الحلول الذكية والمثالية في تطبيقه على الصيدليات، وهذه الحلول تتمثل في:
- المخزن الرئيسي والتحويلات فيما بين الفروع: عندما يكون أصناف راكدة أو أخرى تقترب صلاحيتها على الانتهاء بالفرع الأول، وأصناف أخرى عليها طلبات عالية بالفرع الثاني فقد يوفر لنا ERP إمكانية طلب التحويل المخزني الفوري فيما بين الفروع بهدف إنقاذ تلك الأصناف قبل أن تنتهي صلاحيتها.
- المزامنة والربط اللحظي: تساهم في تتبع مخزون ومبيعات جميع الفروع عبر شاشة إدارة واحدة لمدير السلسلة أو المالك، مع القيام بمعرفة النواقص وتوزيعها بدقة.
- الشراء المركزي المعزز بـ Min أو Max: يتم تحديد حد أدنى وأقصى للأصناف بكل فرع، حيث يقوم نظام ERP بمهمة توليد أوامر الشراء التلقائية وفقاً لمعدلات السحب الفعلية بكل فرع، مما يساهم في الحد من تكدس الأصناف دون داعي.
التوافق مع متطلبات السوق المصري
يمتاز ERP بالتكامل مع مصلحة الضرائب المصرية بهدف ضمان إصدار الفواتير والإيصالات القانونية اللحظية للعملاء، مع إمكانية التعامل مع العروض الكثيرة لشركات التوزيع والمصانع بمصر، بجانب حساب تكلفة الأصناف الحقيقية بكفاءة وفقاً لتلك المتغيرات.
متابعة الفروع والتحويلات والمرتجعات
عند وجود سلسلة كبيرة، يمكن تنظيم التحويلات والأرصدة عبر ERP للمخازن متعددة الفروع وربط الإدارة التشغيلية عبر إدارة الفروع المتعددة.
تعتبر مهمة متابعة الفروع والتحويلات والمرتجعات من العوامل الرئيسية في كل صيدلية، والتي تعتبر بمثابة الركائز الأساسية التي قد تضمن لنا نجاح إدارة سلاسل الصيدليات، وذلك من خلال الاعتماد على نظام ERP للصيدليات وسلاسل الفروع مصر الذي يعمل على تحويل العمل من جزر منعزلة لشبكة مترابطة ومحدثة بشكل لحظي على قاعدة بينات مركزية موحدة، وهناك مجموعة من آليات وطرق إدارة هذه العمليات، والتي سنتعرف عليها من خلال:
إدارة ومتابعة الفروع المتعددة
يوفر لنا نظام ERP للصيدليات وسلاسل الفروع مصر مجموعة من الأدوات التي تساهم في ربط جميع فروع الصيدليات مع بعضها البعض، بجانب مراقبة الأداء العام لها من خلال شاشة إدارة مركزية واحدة، وتتمثل تلك الأدوات والعوامل في:
- المزامنة الحية للبيانات: يهتم النظام بالتحديث الفوري للمبيعات والمخزون بكل فرع، وذلك بمجرد القيام بقراءة الباركود الخاص بالدواء بنقطة البيع.
- لوحات مؤشرات الأداء: توفر للإدارة إمكانية مراقبة أكثر الفروع مبيعاً، مع تحديد الفروع التي تواجه معاناة من الركود ببعض الأصناف.
- صلاحيات الموظفين: تساهم في توافر التحكم المتكامل بصلاحيات الموظفين والصيادلة بجميع الفروع من أجل توافر الحماية المتكاملة للبيانات المالية والحد من التلاعب.
إدارة التحويلات
بدلاً من القيام بشراء الأدوية الجديدة للفرع الثاني وهناك فائض لهذا النوع بالفرع الأول، فقد يعتمد نظام ERP على تنظيم دورة التحويلات للتقليل من الهدر المالي، وهذا من خلال:
- الطلب الآلي للتحويل المخزني: في حالة وصول فرع بعينه لحد الطلب من الدواء الرئيسي، فقد يقوم النظام بالاقتراح التلقائي لتحويل الكمية المطلوبة من فرع آخر يمتلك فائض ورصيد راكد أو زائد من الصنف ذاته.
- تتبع التشغيلات: قد لا تقتصر مهمة التحويلات على اسم الدواء فقط، بل قد يتم العمل على تتبع رقم التشغيلة وتواريخ الصلاحية، حتى نضمن مهمة نقل الأدوية من الأقدم للحد من الوقوع بمشكلة انتهاء صلاحية الدواء.
إدارة المرتجعات
قد تنقسم المرتجعات بالصيدليات إلى نوعان رئيسييان، ويقوم النظام بالتعامل الدقيق مع كلاهما، وذلك كما يلي:
- مرتجعات العملاء: يربط النظام المرتجع بالفاتورة الأصلية ورقم التشغيلة والباركود لتوثيق العملية ومنع التلاعب. ويُنقل الصنف المرتجع إلى حالة أو مخزن مخصص للفحص بدل إعادته تلقائيًا إلى المخزون القابل للبيع، ولا يعود للتداول إلا إذا سمحت اللوائح وسياسة الجودة بذلك.
- مرتجعات الشركات والموردين: من خلال النظام يتم إصدار التنبيهات الدورية بالأصناف التي اقتربت صلاحيتها من الانتهاء مثل؛ الأدوية النادرة أو المزمنة، حتى يمكننا تجميعها، ويقوم أيضاً بميزة أتمتة إصدار إذن المرتجع للمورد بالأدوية منتهية الصلاحية أو الكسر، مع القيام بربطها بحسابات الموردين ليتم الخصم التلقائي لقيمتها من الفواتير القادمة أو المديونيات.
تقارير المنتجات الراكدة والمنتهية
تقارير المنتجات الراكدة والمنتهية من أهم العوامل التي لا بد من متابعتها بشكل دوري حتى يمكننا معرفة الحلول لها، ومع نظام ERP للصيدليات وسلاسل الفروع مصر فقد يقوم بمهمة إدارة المخزون لجميع الفروع من مكان واحد، وذلك راجع للدور الرئيسي له في الحد من هدر السيولة النقدية والتقليل من الخسائر الناتجة عن تلف الأدوية والامتثال للتعليمات العالية لهيئة الدواء المصرية بخصوص منظومة التتبع الدوائي، وهذه التقارير قد تتمثل في:
تقارير الأدوية والمنتجات الراكدة
تعمل هذه الأنواع من التقارير على استهداف ورصد الأدوية ومستحضرات التجميل التي قد يتجاوز معدل بقائها بالمخزن للسقف الطبيعي، بالمقارنة مع حركة البيع مثل؛ الأصناف التي لم يتم بيعها لمد تتجاوز 60 أو 90 يوم، ومن تلك التقارير:
- تحديد رؤوس الأموال المجمدة: يتم حساب القيمة المالية الدقيقة لجميع البضائع الراكدة والمكدسة بالمخازن، مما يوفر على إدارة الشركة من إمكانية استرداد السيولة.
- الموازنة الآلية بين الفروع: من مزايا نظام ERP العمل على رصد الفرع الذي يعاني من الركود بإحدى الأصناف، بينما هناك فرع آخر يطلب كمية أخرى من نفس الصنف، وهذا قد يدعم اتخاذ القرار الفوري بعملية إعادة التوازن بنقل المخزون من فرع لآخر بدلاً من شراء الكميات الجديدة.
- التعديل من سياسات الشراء: يتم العمل على الربط الآلي بطلبيات التوريد حتى يتم الوقف الفوري لشراء الأصناف الراكدة والتقليص من معدلات حد الطلب.
تقارير المنتجات منتهية الصلاحية أو التي قرب انتهائها
تعتمد إدارة الصلاحية على مستوى التشغيلة على سياسة FEFO، بحيث تكون الأولوية للتشغيلات الأقرب انتهاءً، مع تقارير مستقلة للأصناف الراكدة والمنتهية أو القريبة من الانتهاء.
- التنبيهات المبكرة للصلاحيات: يتم إصدار التقارير الدورية والجدولة الآلية للأصناف التي اقترب انتهاء صلاحيتها مثلما في؛ تبقي 3 أو 6 أشهر على الانتهاء.
- التسهيل من المرتجعات للشركة: من خلالها يتم العمل على الإعداد التلقائي لكشوفات المرتجعات للأصناف التي توشك على الانتهاء حتى نضمن إرجاعها لشركات الأدوية والموزعين قبل بدء فوات الأوان، مع الالتزام بنظام الخصومات والبرنص.
- التتبع ثنائي الأبعاد للباركود: يسهل من القراءة السريعة والدقيقة للتشغيلات من أجل الحد من أي عملية بيع أو صرف للعبوات منتهية الصلاحية بصفة خاطئة.
ربط POS بالمخزن والحسابات
يجب كذلك ربط المستندات المالية التي تنطبق عليها متطلبات الفاتورة والإيصال الإلكتروني في مصر وفق طبيعة المعاملة وحالة التسجيل الضريبي.
كما نعرف أن هناك تكامل بين نظام POS ونظام ERP وأيضاً قد يتكامل نظام نقاط البيع مع المخازن والحسابات العامة، ولذلك فإن نظام POS وerp للصيدليات وسلاسل الفروع مصر بمثابة العمود الفقري لإدارة الفروع المختلفة للصيدليات والمستشفيات، وهذا التكامل يضمن لنا التدفق اللحظي للبيانات للحد من الهدر المالي واللوجستي وتحقيق الرقابة، وتتم عملية ربط نقاط البيع بالمخزون والحسابات العامة عبر:
- الربط اللحظي والأرصدة الحية: مع بدء إتمام مهمة مسح الباركود للدواء على الكاشير فيتم الخصم الفوري للصنف من مخزن الفرع.
- تتبع الصلاحية والتشغيلات: يدعم النظام البيع وفق FEFO عند توافر أكثر من تشغيلة للصنف نفسه، بما يساعد على خفض مخاطر تكدس العبوات القريبة من الانتهاء.
- التجزئة الذكية والوحدات المرتبطة: تتيح لنا إمكانية البيع بالعلبة، أو القرص أو بالشريط، مع الترجمة الآلية لذلك في المخزون دون التسبب بخلل في الأرصدة.
- التحويلات بين الفروع ونواقص الأدوية: في حالة وصول صنف معين لحد الطلب، فيتم الإصدار الآلي للتنبيهات الفورية أو أمر التحويل من مخزن لآخر حتى يمكننا تغطية العجز.
- القيود المحاسبية الآلية: مع كل فاتورة للبيع النقدي، أو بالمحفظة الإلكترونية أو بالفيزا، فقد يتم إنشاء قيود محاسبية تلقائية بشجرة الحسابات.
- إدارة حسابات التعاقدات والتأمين الطبي: يتم ترحيل مبيعات التأمين الصحي والشركات لحسابات العملاء الآجلين من أجل متابعة التحصيل والمطالبات.
- التقارير اللحظية للربحية: يتم احتساب تكاليف البضائع المباعة وفقاً لمتوسط أسعار شرائها من الموردين، وهذا يساعد في إعطاء الإدارة الرؤية الحية لصافي الأرباح.
الأسئلة الشائعة
هل يمكن متابعة تاريخ صلاحية الدواء؟
بالطبع نعم! فقد يتمكن نظام ERP للصيدليات وسلاسل الفروع مصر من المتابعة الآلية لتاريخ الصلاحية للدواء مع اختلاف الأنواع، ويتم ذلك بدقة عالية من خلال النظام الحديث، ومن مزايا مهام متابعة الصلاحية ما يلي:
- التسجيل الفوري وقت الاستلام: قد يتم القيام بتسجيل رقم التشغيلة وتاريخ الانتهاء التلقائي وقت إدخال الفواتير من جهة المصانع، أو شركات الموزعين سواء من خلال الإدخال اليدوي أو من خلال قارئات الباركود ثنائي الأبعاد.
- التنبيهات والتأشيرات المبكرة: يقوم النظام بإرسال الإنذارات والتقارير التلقائية للأصناف التي اقتربت على الانتهاء قبلها بأسابيع لتفادي الخسائر المالية.
- إدارة سلاسل الفروع والمخازن المركزية: توفر الأنظمة المركزية إمكانية نقل الأدوية التي اقتربت على الانتهاء بين الفروع التي يكون بها حركة أسرع، أو إرجاعها للموردين.
- الحد من صرف الأدوية منتهية الصلاحية: قد يبدأ الكاشير ونظام نقاط البيع بعملية الرفض أو التحذير للصيدلي على الفور مع محاولة صرف الأصناف منتهية الصلاحية.
- التوافق مع السوق المصري: يمكن تصميم التكامل بما يراعي متطلبات هيئة الدواء المصرية ومنظومة التتبع الدوائي المطبقة تدريجيًا، بما في ذلك بيانات التشغيلة وتاريخ الانتهاء والترميز ثنائي الأبعاد عندما تكون هذه المتطلبات منطبقة على المنتج والمرحلة التنظيمية.
كيف أعرف مخزون كل فرع؟
قد يمكننا معرفة مخزون كل فرع بشكل جيد وسريع للغاية من خلال تطبيق نظام ERP للصيدليات وسلاسل الفروع مصر الذي يضمن لنا المعرفة الدقيقة لكل ما هو موجود بالفروع، وذلك عبر:
- ربط الفروع بقاعدة بيانات موحدة ومركزية: يعمل النظام على ربط كافة الفروع والمخازن التابعة للصيدلية بقاعدة بيانات سحابية واحدة، وفي حالة البحث عن أي دواء أو منتج فقد يظهر للمستخدم الكميات المتاحة بالفرع.
- طرق نقل ومتابعة المخزون بين الفروع: في حالة حدوث عجز بإحدى الأصناف، فقد يوفر لنا النظام عمل إذن تحويل مخزني من فرع لآخر ممن لديه فائض، كما أن تقارير النظام قد تساعدنا في مقارنة فائض الفرع مع نقص الفرع الآخر للإسراع بتوجيه عمليات النقل.
- التقارير والرقابة عن بعد: يمكننا استخراج التقارير الخاصة بحركة المخزون الخاص بكل فرع على حدة، مع توافر بعض الأنظمة ولوحات التحكم التي تتيح للمالك إمكانية متابعة الأرصدة والمبيعات النقدية من أي مكان.
هل يدعم النظام المرتجعات؟
قد يدعم نظام ERP للصيدليات وسلاسل الفروع مصر المرتجعات من مختلف الفروع، وذلك باختلاف المرتجعات كالتالي:
- مرتجعات العملاء: يمكن تسجيل المرتجع بالباركود أو رقم الفاتورة وربطه بالتشغيلة الأصلية، ثم تحويله إلى مسار فحص أو حجر مخصص بدل إتاحته للبيع تلقائيًا، مع تطبيق سياسة الصيدلية والضوابط التنظيمية.
- مرتجعات الموردين: تتم من خلال العمل على إرجاع الأدوية منتهية الصلاحية أو الأخرى التي قربت على الانتهاء، والعمل على التسوية المالية عبر؛ قيام النظام تلقائياً بالخصم لقيمة المرتجعات من حساب الموردين، مما يضمن لنا الدقة بالحسابات الختامية للصيدلية.
وفي ختام موضوعنا ERP للصيدليات في مصر: ربط الفروع والمخزون وتواريخ الصلاحية فقد تعرفنا على ضرورة اعتماد أصحاب الصيدليات على الأنظمة السحابية الحديثة التي تسهل عليهم من إتمام جميع المهام التي يريدونها وكافة الخطوات التي تحد من الخسائر المالية وتساعد على تحسين المبيعات، ولمعرفة المزيد حول موضوعنا فعليكم متابعتنا على الرابط بالأسفل.
هل تريد ربط فروع الصيدليات في نظام واحد؟
ابدأ بتوحيد أكواد الأصناف والتشغيلات والصلاحية وسياسة التحويل والجرد قبل التوسع.
اطلب عرض سعر