ERP للعقارات والإيجارات في مصر: عقود، تحصيل، وصيانة من لوحة واحدة

إدارة الوحدات وحالة الإشغال

يتم تسجيل بيانات العقارات بدقة من خلال؛ إدخال تفاصيل المباني، والفلل أو الشقق والمجمعات، مع تصنيفها بدقة ما بين؛ (تجارية، سكنية، إدارية)، وتتبع حالة الوحدة عبر معرفة الوحدات المشغولة، والمتاحة للإيجار وما هي تحت الصيانة بشكل فوري عبر النظام، وذلك بجانب ربط المواصفات من تسجيل الاتجاهات، والمساحات والمعدات المختصة بكل وحدة من؛ الكهرباء أو المياه.

إدارة عقود الإيجار

يعمل النظام على ربط عقود الإيجار بالمستأجر والوحدة في إمكانية إنشاء عقود إيجار جديدة بشكل آلي، مع ربطهما بالوحدة المحددة واسم المستأجر، مع تحديد الجداول الزمنية عبر؛ إدخال تواريخ البدء والانتهاء، وجداول الدفعات والأقساط وقيمة الإيجار، بالإضافة للتنبيهات التلقائية في إرسال الإشعارات بالقرب من انتهاء عقد الإيجار أو موعد الاستحقاق للدفعات والتحصيلات.

إدارة المستأجرين

يوفر لنا ERP قاعدة بيانات مركزية تعزز من حفظ البيانات الشخصية الخاصة بالمستأجر، وسوابق المعاملات المالية ووثائق الهوية، مع تتبع الحسابات بمراقبة المبالغ المدفوعة، والأرصدة والمستحقات المتأخرة لكل مستأجر على حدة، وذلك بجانب بوابات الخدمة الذاتية التي قد توفر لنا التطبيقات أو البوابات التي توفر للمستأجرين إمكانية متابعة عقودهم، واستلام الإشعارات وطلب الصيانة.

إدارة التحصيل والشيكات

يعتبر هذا البند من أكثر التسربات المالية بالقطاع الممكن وقوعها، حيث يقوم النظام بتتبع كل الدفعات سواء؛ المحصلة، أو المستحقة، أو المرتجعة، أو المتأخرة، بجانب الشيكات المؤجلة التي يتم تسجيلها بتاريخ الاستحقاق مع التنبيه بهذا قبل كل عملية إيداع، بالإضافة للاهتمام بتوافر تقرير الأعمار من التأخير لبض أيام، وهو ما يعتبر بمثابة التقرير الذي يفرق بين مديري العقارات لمعرفة وضعه والمدير الذي يكتشف المشكلات بعد وقوعها بثلاث أشهر.

إدارة الصيانة

يتم تسجيل طلب إدارة الصيانة بتاريخه، ووحدته، وتكلفته الفعلية والفني المسؤول، وفي حالة تقييد التكاليف على إحدى الأنماط بعينها فقد تظهر أمامنا أنماط غير مرئية، بالوحدة التي تستهلك ما يقرب من ثلاثة أضعاف لمتوسط الصيانة، أو نوعية الأعطال المتكررة بالطابق بعينه، وهذه النوعية من الأنماط تكون غير مرئية بدفتر المصروفات العام، ويمكن رؤيتها في حالة أن تكون التكلفة مرتبطة بالأصل فقط.

كشوف الملاك

في حالة إدارة العقارات نيابةً عن ملاكها فتعتبر هذه من أهم الوظائف لأنها عبارة عن كشوف شهرية تلقائية من؛ الإيجارات المحصلة، عمولة الإدارة، المصروفات والصافي المستحق، وذلك ما قد يولد عبر ضغطة زر واحدة ويتم الإرسال التلقائي له إلى المالك الذي يمكنه استلام الكشوفات الواضحة باليوم ذاته من كل شهر.

المحاسبة والفوترة

لابد أن يصل الإيجار المحصل للقيود المحاسبية دون القيام إعادة الإدخال، وقد تختلف ضريبة القيمة المضافة والفوترة الإلكترونية باختلاف قواعدهما، ولذلك فلابد من التأكيد على أن نظام ERP يدعم دولتك بالتحديد بصورة عامة.

جدولة التحصيل

تتم هذه الخطوة من جدولة التحصيل عبر نظام ERP في حالة توقيع عقود الإيجار أو البيع، حيث قد يقوم النظام بعملية توليد شجرة الأقساط أو الدفعات الفورية والآلية وفقاً لبنود العقد، وذلك عبر؛

• تحديد دورية الدفع سواء؛ (شهري، ربع سنوي، نصف سنوي، سنوي) وذلك بحسب طبيعة الأسواق العقارية المصرية.
• تحديد طرق الدفع عبر ربط الجداول مع وسيلة التحصيل من؛ (التحويل البنكي، الشيكات البنكية، الكاش، أو الدفع الإلكتروني مثل؛ فودافون كاش أو فوري).
• المصروفات الإضافية: يتم إدراج مصروفات الصيانة بها، مع فواتير المرافق من؛ مياه، كهرباء، غاز، وذلك من ضمن جدول التحصيل.
• ربط الشيكات: في حالة الدفع بالشيكات المؤجلة فقد يتم تسجيل البيانات الخاصة بكل شيك بالبنك، ورقم الشيك وتاريخ الاستحقاق، مع ربطه بالأقساط الخاصة به حتى يتم التغيير التلقائي لحالته في حالة التحصيل أو الرفض.

نظام التنبيهات الذكي

يعمل نظام ERP للعقارات والإيجارات مصر على استهداف الموظفين من؛ الإدارة المالية أو المحصلين، والعملاء من؛ المشترين أو المستأجرين للحد من التأخير بالسداد، وذلك من خلال إصدار تنبيهات للملاء من المستأجرين والمشترين بإصدار تنبيه قبل الاستحقاق بمدة 7 أيام، وتتم عبر؛ إرسال رسالة نصية أو من خلال الواتساب، وهذه الرسالة تفيد باقتراب موعد الاستحقاق للقسط وقيمته، وإصدار تنبيه بيوم الاستحقاق وهو؛ إرسالة رسالة تذكيرية مع رابط للدفع الإلكتروني في حالة توافره، وأيضاً تنبيهات بعد الاستحقاق في خلال فترة السماح وهي بمثابة رسالة ودية تذكرهم بالدفع قبل البدء في تطبيق الغرامات على التأخير.

أما تنبيهات الإدارة والموظفين فتتم عبر؛

لوحة التحكم التي تظهر الدفعات المستحقة عبر الأسبوع الحالي أو الشهر الحالي بأكمله، وإشعارات بالشيكات بمثابة تنبيه لأقسام الخزينة بضرورة إنزال الشيكات إلى البنك قبل موعد استحقاقها بمدة 3 أيام.

إدارة المتأخرات والديون

في حالة تجاوز العميل لتاريخ الاستحقاق وفترة السماح المسموح بها بالقانون المصري أو بعقد الإيجار، فقد يتم الانتقال التلقائي للملف إلى إدارة المتأخرات من أجل حساب الآتي:

• الحساب التلقائي لغرامات التأخير: يقوم النظام بتطبيق النسبة المئوية المحددة أو المبالغ الثابتة عن كل يوم أو شهر بالتأخير وفقاً لشروط العقد.
• تصنيف أعمار الديون: قد يتم تقسيم المتأخرات لأكثر من فئة حتى يسهل علينا المتابعة وذلك مثل؛ المتأخرات من 30:1 يوم وتسمى؛ المتابعة الودية.

المتأخرات من 60:31 يوم ويتم إرسال إنذار رسمي أول.

المتأخرات لأكثر من 90 يوم فيتم بها اتخاذ إجراء قانوني.

• الإيقاف الذاتي للخدمات: بالمجمعات السكنية أو المراكز التجارية فقد يقوم النظام بإرسال أمر إيقاف كروت الدخول أو الخدمات، وهذا بعد الإنذار لحين سداد المديونية.
• التحويل للشؤون القانونية: يتم توليد التقارير الشاملة ببيانات العميل، والمدفوعات السابقة، والعقد وقيمة المتأخرات من أجل طباعته وإرساله بمثابة إنذار تحت إشراف محضر حسب القانون المدني المصري.

التعامل مع الشيكات المرتجعة

لابد أن يحتوى النظام على دورة عمل توضيحية لارتداد الشيكات، ولابد أن تشتمل على إعادة فتح الأقساط أو فرض الرسوم التابعة لارتداد الشيكات وتنبيه المحصلين.

ضريبة القيمة المضافة

مع الإيجارات الإدارية والتجارية بمصر فلابد أن يقوم النظام بالعمل على حساب ضريبة القيمة المضافة بنسبة 14%، مع إصدار الفاتورة الإلكترونية المعتمدة من مصلحة الضرائب المصرية.

تطبيق المحصلين

من أفضل الخطوات لتطبيق المحصلين هي؛ ربط ERP مع تطبيق الموبايل للمحصلين بالموقع، حيث قد يقوم المحصل باستلام الشيك أو الكاش، مع التحديث الفوري لحالة القسط من خلال الهاتف المحمول، والقيام بطباعة الإيصال الخاص بالاستلام المؤقت للعميل.