ERP للمطاعم والكافيهات في مصر: وصفات، مخزون، نقاط بيع، وتكلفة طبق

يعتبر نظام ERP للمطاعم والكافيهات مصر من الأنظمة التي تساعدنا في ربط المطبخ وشاشات الكاشير بالمحاسبة والمخازن، ومن خلال هذا النوع من التكامل يتوافر لدينا إمكانية الخصم التلقائي للمكونات في حالة بيع إحدى الأطباق، مع إمكانية الحساب الدقيق للتكاليف الفعلية وهوامش الربح، وأيضاً القدرة على الفواتير المتناسبة مع مصلحة الضرائب، كما أن إدارة المطاعم من العوامل التي تجمع بين السرعة في خدمة الزبائن وقت الطلب وطلب المخزون، والتكاليف والموردون، ويساعدنا ERP في توحيد نقطة البيع السريعة، ومشتريات الموردين، والأصناف، والمخزون والأصناف، مع الترحيل التلقائي للمحاسبة وامتثال الفواتير الإلكترونية من خلال وحدة المبيعات، والمخزون والفواتير، مع التركيز على السوق المصري والشركات الصغيرة والمتوسطة به، وهذا ما سنتعرف عليه باستفاضة في موضوعنا هذا.

الفرق بين مطعم يراجع مبيعاته فقط ومطعم يراجع تكلفة الطبق هو وجود ربط فعلي بين الوصفة والمخزون ونقطة البيع. يمكن البدء من صفحة برنامج إدارة الكافيهات، ثم مراجعة نظام نقاط البيع POS لفهم دور شاشة الكاشير داخل الدورة الكاملة.

لماذا تخسر المطاعم من المخزون غير المرئي؟

الكثير من المطاعم ما قد تتعرض لخسارة المخزون غير المرئي، وذلك يرجع لعدة أسباب منها؛ التعرض لأخطاء بتحضير الوصفات، والهدر الخفي، والسرقات الصغيرة الغير ظاهرة بالجرد التلقيدي والتلف الغير مسجل، وقد يقوم نظام ERP للمطاعم والكافيهات مصر بتوافر حلول مثالية لتلك العوامل حتى يمكننا القضاء عليها والاستمتاع بكافة مزايا زيادة الإنتاجية في المطاعم، وذلك من خلال قيام النظام بالربط المباشر للمبيعات والمكونات حتى يمكننا التتبع الدقيق للاستهلاك والحد من العجز مجهول المصدر، وقد يوفر لنا ERP بعض المزايا للقضاء على هذه الخسائر ومنها:

الرؤية الواضحة للأرقام بمكان واحد

يمتاز نظام ERP للمطاعم والكافيهات مصر بالجمع بين كافة البيانات في لوحة تحكم واحدة، مما يساعد أصحاب المطاعم في معرفة كافة المعلومات اللازمة لهم لأي لحظة مثلما في؛ معرفة حجم المبيعات الأسبوعي واليومي، وأيضاً الأطباق التي يكثر عليها الطلب والأخرى الغير مطلوبة، وتحديد تكاليف كل الأصناف وهوامش الأرباح وتحديد أيضاً المصاريف المتغيرة والثابتة وتأثيرها على أرباح المطعم.

تقليل الهدر وضبط التكاليف

تعتمد الأرباح الحقيقية للمطاعم على قدرة البرامج في التحكم بكميات الشراء والهدر للمواد بالمطبخ، وذلك بجانب حجم المخزون الراكد، ومن خلال ربط المبيعات بالوصفات والمخزون فقد يساعدنا النظام في التعرف الاستهلاك الفعلي والدقيق لكل مادة متوافرة بالمخازن، مع اكتشاف كافة الفروق المتواجدة في الفعلي والنظري، وأيضاً التقليل من كميات الشراء الزائدة، وهذا ما يساعدنا في الحد من انتهاء صلاحية المواد دون استخدام.

التحسين من السرعة والدقة بالخدمات

في حالة الربط بين الكاشير بالمخزون والمطبخ على نظام ERP فقد يتم الانتقال المباشر من المنيو الإلكتروني أو شاشة الكاشير إلى المطبخ، ومنها ينم التقليل من الأخطاء المحتملة في إدخال الطلبات، مع التقليل من أوقات الانتظار لتصبح تجربة العملاء أكثر سهولة، مما ينعكس مباشرةً على التقييمات الخاصة بالمطعم التي يوضحها العملاء، مع عودة الضيةف إلى المطعم مرة أخرى.

الإدارة المنظمة للموظفين

لا يكتفي نظام ERP للمطاعم والكافيهات مصر بالمخزون والمبيعات فقط بل يقوم بإدارة الحضةر، والانصراف وورديات العمل، وذلك بجانب إدارة الإنتاجية لكل موظف أو كل فرع، مما يساعدنا ذلك في القيام بتوزيع الموظفين وفقاً للأوقات المزدحمة والأخرى الهادئة، مع التقليل من التكاليف المطلوبة في العمالة الزائدة وربط الأداء العام لكل موظف بمستويات الخدمة والمبيعات.

التسهيل من التوسع وفتح الفروع

في حالة بدء صاحب المطعم في التفكير بفتح فروع أخرى فقد يصبح اختيار نظام ERP من العوامل الحاسمة من أجل توفير الطريقة ذاتها في العمل بكافة الفروع، مع ربط البيانات من كافة الفروع بلوحة تحكم مركزية، ومن خلال ذلك فقد يتمكن صاحب القرار من مقارنة الأداء بالفروع بكل سهولة.

القرارات السريعة المبنية على البيانات

بدلاً من الاعتماد على الشعور العام بحالات العمل أو التخمين فقد يتوافر لنا من خلال ERP لمتابعة التقارير الفورية التي توضح لنا أوقات الذروة بالمطاعم وأيضاً توضح لنا؛ تأثير الخصومات والعروض على أرباح المطعم، وتحديد الأصناف الغير مجدية والخاسرة، وأيضاً اتجاهات المبيعات وفقاً للأيام، والقنوات والأوقات.

حتى تكون تكلفة الطبق مفيدة، يجب أن تتحرك المكونات ووحدات القياس والمشتريات مع المبيعات داخل نظام واحد. لهذا يرتبط المقال مباشرة بصفحة إدارة المخازن والمستودعات وبـ النظام المالي لمتابعة أثر الاستهلاك والمشتريات والإيرادات على الربحية.

ربط POS بالمطبخ والمخزون والحسابات

تعتمد نقطة البيع فقط على مهمة إدخال المبالغ والطلبات بالربط مع الحسابات، والمطبخ والمخزون من خلال نظام ERP للمطاعم والكافيهات مصر الذي يمتاز بإمكانية دمج حركة المكونات، ومبيعات الكاشير والقيود المالية بمنصة سحابية واحدة، وهذا النوع من التكامل يعزز من الخصم التلقائي للمواد الخام بكل طلب، مع إرسال الشاشات للمطبخ والترحيل اللحظي للإيرادات، والحسابات والضرائب، وهذا ما سنتعرف عليه عبر:

POS نقطة البيع

لا تعتبر نقطة البيع بمثابة برنامج منفصل، ولكنها عبارة عن تخطيط سريع لذات المستند بفاتورة المبيعات، مع ربط الصناديق والشفتات، وقد يقوم الكاشير بإنشاء مستند لمعالجة منطق ترحيل فواتير المبيعات من خلال الترقيم الضريبي في حالة التطبيق والحسابات الافتراضية، وهذا لضمان ظهور الطلبات أو الوجبات المباعة بالمحاسبة، والمخزون وتقارير المبيعات دون ازدواجية.

المخزون

يشتمل مخزون المطعم على المواد الخام والمشروبات والأصناف الجاهزة للبيع أو الاستهلاك الداخلي لإدارة الأصناف التي تدعم التحويل، ووحدات القياس، والتصنيفات والباركود، وهذه ما يتم تسجيلها بخدمة موحدة للتحديث الآمن للرصيد، وفي حالة ترحيل فاتورة المشتريات فيتم استلام المخزون، ليسمح بعكس تلك الحركات في حالة الإلغاء أو المرتجعات.

الموردين والمشتريات

تعتمد المطاعم على موردين للمواد الخام للطلب دون ترحيل ويقوم النظام بالربط الاختياري فيما بين فاتورة المشتريات وأمر الشراء لتوافر تتبع الطلب إلى الالدفع والاستلام.

المحاسبة وتلقائية الترحيل

دون القيام بمهمة ربط المبيعات والمشتريات ونقاط البيع بالمحاسبة فقد يعتمد المطعم على الإدخال اليدوي أو البرامج المنفصلة، ولكن مع نظام ERP للمطاعم والكافيهات مصر فقد يتم الربط لنوع الحركة بحساب الدفتر المحدد قبل البدء في ترحيل إحدى الفواتير، وقد يتحقق النظام من الاكتمال بالحسابات، وقد ينشئ الترحيل قيود تلقائية على الحسابات المعدة المبنية على الحركات الحقيقية، مما يتناسب هذا مع متطلبات الضريبة والامتثال بمصر.

الامتثال والفاتورة الإلكترونية

تفرض مصلحة الضرائب المصرية ترقيم ضريبي فريد لنقاط البيع، وفواتير المبيعات، والمرتجعات والإشعارات بشكل منفصل لكل فرع ونوعية المستندات والسنة المالية لها في المطاعم والكافيهات المسجلة، أو الأخرى الخاضعة للضريبة، وقد يمتاز النظام بوجود أساس جاهز للامتثال.

تعدد الفروع والصلاحيات

كما نعرف أن إدارة أكثر من فرع للمطاعم قد يحتاج للمبيعات، والمخزون والمحاسبة وفقاً لكل فرع، كما قد يعتمد ERP على الحركات، والمستندات والترقيم الضريبي المنفصل بكل فرع، وتسمح لنا الصلاحيات بالتحكم في المستخدمين وفقاً للحاجة، وهذا ما قد يتناسب مع سلاسل المطاعم والكافيهات سواء الصغيرة أو المتوسطة في مصر.

حساب تكلفة الوصفة والهالك اليومي

يقوم نظام ERP للمطاعم والكافيهات مصر بعملية حساب تكلفة الوصفة والهالك اليومي بالاعتماد على الطرق والخطوات الحديثة المنتشرة في القيام بتلك المهام، حيث يساعدنا ERP في ربط المبيعات بالمخزون بالكفاءة والدقة العالية، مع قيامه بحساب تكاليف الوصفات بشكل تلقائي وفقاً لأسعار شراء المكونات، مع تسجيل الهالك اليومي من خلال مقارنة الاستهلاك النظرية بالمبيعات، بجانب الجرد الفعلي للمخزون، وهذا ما يساهم في تقليل الهدر، مع إدارة الأرباح بدقة، وذلك ما يتم من خلال مجموعة خطوات منها:

إدخال المواد الخام

يساعد ERP في تسجيل كافة المكونات وأسعارها في وحدات القياس الدقيقة سواء من؛ كيلو، أو جرام أو ملليلتر.

بناء شجرة الوصفات

يتم ربط كافة الأصناف بالمنيو مثلما في؛ كوب القهوة أو طبق الباستا، وذلك مع تحديد مقادير المكونات بالدقة العالية.

التحديث التلقائي

يقوم النظام بحساب تكلفة الأصناف وفقاً لمتوسط تكاليف شراء المكونات، مع تحديث الأرقام في حالة تغيير الأسعار للموردين.

الخصومات الفورية

في حالة إجراء أي عمليات بيع بالمطاعم والكافيهات للوجبات من خلال الكاشير، فقد يقوم النظام بالخصم المباشر للكميات المقابلة لها من المخزون.

الهالك المسجل والمباشر

يتوجه المسؤول بالقيام بعملية إدخال كميات من المواد المحروقة أو التالفة أو الأخرى منتهية الصلاحية بشكل يدوي بالنظام، مع تحديد الأسباب وتكاليفها المالية اللازمة.

الهالك الغير مباشر

يسمى الهالك الغير مباشر بالفروقات، ومن خلاله يقوم نظام ERP بمقارنة الاستهلاك النظري الذي يتم حسابه من خلال عدد الوجبات المباعة وبين الجرد الفعلي للمخزون بنهاية الوردية أو بنهاية اليوم.

تقارير الفاقد

يقوم ERP بإصدار التقارير اليومية لتوضيح العجز بالمخزون وقيمة الهدر المالي حتى يساعدنا في مراقبى الأداء العام للمطبخ والتقليل من الخسائر.

الرقابة على الورديات

تساعدنا الرقابة على الورديات في المتابعة الدورية لعهد الكاشير، مع المطابقة النقدية الفعلية مع المبيعات المسجلة بالمطاعم والكافيهات.

التوافق الضريبي

هذا التوافق يضمن لأصحاب المطاعم والكافيهات إصدار الإيصالات والفواتير الإلكترونية المتوافقة مع الاحتياجات المختلفة لمصلحة الضرائب المصرية.

دعم اتخاذ القرار

من خلال اعتمادنا على ERP للمطاعم والكافيهات مصر فقد يمكننا الحصول على التقارير الفورية من هامش الأرباح لكل وصفة حتى يمكننا معرفة أكثر الأطباق ربحية، مع القدرة على التعديل من أسعار الخسائر والفاقد منها.

في السلاسل متعددة الفروع يجب مقارنة الإيراد والهدر والمخزون والعمالة لكل فرع قبل النظر إلى الإجمالي. يمكن ربط هذه المتابعة مع إدارة الفروع المتعددة في مصر حتى تكون الصلاحيات والتقارير محددة حسب الموقع.

تقارير الفروع والعروض والخصومات

يقدم لنا ERP للمطاعم والكافيهات مصر العديد من التقارير اللحظية التي تساعدنا في متابعة الأداء لنكون على دراية تامة بكل ما يدور بالمطعم دون حاجة لتواجدنا به لوقت طويل، وهذا ما قد يوفر لنا التحكم المركزي الذي يربط بين الفروع، والمخازن، والمبيعات والعروض بقاعدة بيانات موحدة، وقد يوفر لنا إمكانية استخراج التقارير الدقيقة حول الأداء بكل فرع على حدة، مع القيام بمتابعة تأثير الخصومات والعروض على صافي أرباح المطعم وحجم الطلبات بطريقة فورية، وتتمثل تلك التقارير في:

مقارنة المبيعات

عبر هذه التقارير نتعرف على حجم المبيعات لكل فرع لحظة بلحظة أو بشكل يومي، مع مقارنتها بالأهداف المحددة.

مراقبة الهدر والمخزون

من خلالها يتم تتبع حركة المواد الخام، مع صرفها لكل فرع للحد من السرقات أو العجز.

أداء العاملين

تساعدنا تقارير أداء العاملين في تقييم السرعة بخدمة العملاء وحركة الورديات لكل فرق العمل بداخل الفروع.

الربحة الإجمالية

من خلال هذه التقارير يتم حساب صافي الأرباح لكل فرع فور الانتهاء من خصم التكاليف التشغيلية الخاصة به.

أنواع الخصومات

يقوم النظام بتحديد خصومات على إحدى الوجبات بعينها، أو إنشاء نسبة من التخفيض عليها لفترة محدودة، وأيضاً من الممكن تقديم عروض مختلفة مثل؛ اشتري وجبة واحصل على الأخرى مجاناً.

ربط الخصومات بالعملاء

يتم بها تحديد نسبة من الخصومات المختصة بالعملاء الدائمين على المطاعم والكافيهات أو لبرامج الولاء ونظام إدارة علاقات العملاء CRM من ERP.

تأثير الخصومات

يقوم ERP بتسجيل كل الخصومات في بند محاسبي مستقل حتى نضمن عدم تأثيره بالسلب على حساب تكاليف المواد الخام والأطباق.

قياس العائد

توفر لنا إمكانية التعرف على إذا كان هناك زيادة بحجم المبيعات الإجمالية وعدد الزبائن المتوافدون على المطاعم والكافيهات ناتجة عن العروض أم لا توجد زيادة.

تكلفة العرض

من خلالها يتم حساب القيمة النهائية للخصومات المتوافرة خلال الشهر، مع القيام بمقارنتها بعوامل زيادة الأرباح المترتبة عليها.

الأصناف الأكثر طلباً

في هذه التقارير يتم تحديد أكثر الأصناف طلباً في المطاعم من جهة العملاء، وهي الأصناف التي تتلقى الإقبال الكبير بسبب الخصومات عليها، والأخرى التي لا تحقق نتيجة الطلب المطلوبة بها.

هل يحسب ERP تكلفة الطبق؟

بالتأكيد قد يساعدنا ERP للمطاعم والكافيهات مصر في حساب تكلفة الطبق الواحد بإحدى الطلبات والوجبات للعملاء، حيث أنه يعتمد على إمكانية ربط مكونات الوجبة بأسعار الشراء للمواد الخام بالمخازن، ويقوم بالخصم التلقائي للكميات في حالة بيع أي وجبة من خلال نقاط البيع، وذلك ما يساعدنا في ظهور التكاليف الفعلية وهامش الأرباح بالمطعم، ويتم ذلك من خلال عدة عوامل منها:

شجرة الوصفات

من خلالها يمكننا إدخال البيانات الدقيقة حول كميات المكونات على كل طبق.

أسعار الموردين

يتم ربط مكونات الطبق بأخر سعر شراء تم تسجيله في فواتير المشتريات بالمطعم.

التحديث التلقائي

كما نعرف أنه من المحتمل حدوث تغييرات في تكاليف الطلب في حالة ارتفاع الأسعار للمواد الخام بالسوق المصري.

الخصم المخزني

يتم الخصم الفعلي لكميات المخزون على الفور من صدور الطلب من خلال الصالة أو المطبخ.

التسعير الصحيح

يساعدنا في معرفة التكاليف الحقيقية حتى يمكننا تحديد أسعار البيع التي تحقق لنا الأرباح.

كشف الهدر

يتم كشف الهدر عبر المقارنة بين المخزون الفعلي والمخزون الدفتري ليساعدنا في معرفة النقص والفروقات.

مراقبة الربحية

تساعدنا مراقبة الربحية في معرفة أهم وأكثر الأطباق ربحية، وأيضاً معرفة الأطباق المكلفة بالمشروع.

كيف يتابع النظام الهالك؟

هناك مجموعة من الخطوات والطرق التي ينصح برنامج ERP للمطاعم والكافيهات مصر باعتمادها من أجل تتبع الهالك، وهذه من خلال ربط حركة المطبخ والمبيعات لنظام الوصفات المعيارية والمخزون من أجل تسجيل المواد التالفة أو المفقودة بطريقة آلية أو يدوية، مع الترحيل الفوري لتكلفتها إلى المحاسبة، ومنها:

• الخصم التلقائي: يتم من خلال الخصم التلقائي للمكونات للمواد الخام من؛ اللحوم والخضروات من المخزون وفقاً للكميات المباعة بنقطة البيع.
• السندات اليدوية للهالك: يتم القيام بتسجيل المواد الغذائية التالفة أثناء التحضير أو وجبات العاملين المخصومة بأسباب واضحة.
• مقارنة الفاقد والمستهدف: يتم رصد الفرق بين الاستهلاك النظري والفعلي من أجل كشف السرقات والعجز بالمطاعم.
• التنبيه المبكر للصلاحيات: من خلاله يتم إرسال التنبيهات والإشعارات قبل فساد المواد الغذائية بالمخازن واقتراب انتهاء مدة صلاحيتها.

اختيار طريقة الاستضافة والاتصال يصبح مهمًا عندما تعتمد الفروع على مزامنة مستمرة بين POS والمخزون والإدارة المركزية. لذلك راجع ERP سحابي أم محلي في مصر قبل تثبيت بنية التشغيل لسلسلة المطاعم.

هل يمكن ربط أكثر من فرع؟

نعم! قد يساعدنا نظام ERP للمطاعم والكافيهات مصر في ربط أكثر من فرع بسهولة، حيث أنه يوفر لنا إمكانية إدارة المخزون، والتقارير والمبيعات بكل الفروع من مكان واحد بطريقة لحظية ودقيقة، وذلك من خلال المزايا الآتية:

• الإدارة المركزية للمخزون: تساعدنا في متابعة حركة المواد الخام، مع إمكانية نقلها فيما بين مختلف الفروع.
• إدارة المبيعات: تساعد على مراقبة المبيعات والأرباح لكل فرع على حدة أو بشكل إجمالي.
• التقارير الموحدة: إمكانية إصدار التقارير المالية الشاملة لكل الفروع بأي وقت.
• التحكم بالصلاحيات: يتم تحديد صلاحيات الموظفين والمديرين وفقاً لكل فرع.

وفي ختام موضوعنا ERP للمطاعم والكافيهات في مصر: وصفات، مخزون، نقاط بيع، وتكلفة طبق نتعرف على أهمية الاعتماد على النظام الحديث ERP في إدارة ما لدينا من مطاعم وكافيهات بمصر، وذلك من خلال ما يوفره لنا من مزايا، ولمعرفة المزيد حول موضوعنا فعليكم متابعتنا على الرابط بالأسفل.

لا تفصل تكلفة الطبق عن تكلفة التشغيل

تكلفة المكونات وحدها لا تكفي لتقييم الربحية. يجب مراجعة الهدر، وساعات التشغيل، والعمالة، والعروض، ورسوم التوصيل عند وجودها، ومقارنة كل ذلك بمبيعات الطبق. إذا كان الهدف متابعة الورديات والحضور وتكلفة العاملين بجانب المبيعات، يمكن ربط النظام مع ERP للموارد البشرية والرواتب في مصر.

ابدأ بتوحيد الوصفات ووحدات القياس قبل إدخالها للنظام، ثم اختبر سيناريوهات البيع والمرتجعات والإضافات على الطلب والهالك والتحويل بين الفروع. كلما كانت البيانات الأساسية دقيقة، أصبحت تقارير تكلفة الطبق أقرب إلى الواقع.

ولأصحاب السلاسل الذين يقارنون حلول ERP للمطاعم في المنطقة، يمكن الاطلاع على ERP Bright قطر كموقع منفصل، بينما يظل هذا المقال مخصصًا للسوق المصري.